Внести корректную запись о переименовании или изменении должности сотрудника – обязательный этап кадрового документооборота. Правильно оформленная запись защищает компанию от споров с работником и упрощает работу при проверках.
правовая основа
По ТК РФ изменение должности оформляется:
- приказом (распоряжением) руководителя;
- дополнительным соглашением к трудовому договору;
- внесенными записями в трудовую книжку сотрудника.
Запись в трудовой книжке фиксирует:
- номер и дату записи;
- дату и номер приказа о переименовании;
- само наименование новой должности.
Что именно фиксировать?
В зависимости от типа изменения в трудовой книжке вносят разные сведения:
| Тип изменения | Что указывается в графе 3 |
|---|---|
| Перевод на другую должность | «Переведена на должность секретаря‑оператора» |
| Переименование текущей должности | «Наименование должности секретарь изменено на офис‑менеджер» |
| Изменение отдела | «Отдел бухгалтерии переименован в финансовый отдел» |
Пошаговый алгоритм внесения записи
- Подготовка приказа. Работодатель издает приказ (распоряжение) с указанием:
- старого и нового наименования должности;
- даты вступления в силу;
- номера и даты приказа.
- Уведомление сотрудника. Работнику за две недели направляется письменное уведомление о предстоящих изменениях.
- Внесение записи в трудовую книжку. В графе 1 – порядковый номер записи; в графе 2 – дата изменения; в графе 3 – формулировка о переименовании; в графе 4 – дата и номер приказа.
- Обновление локальных нормативных актов (штатное расписание, должностные инструкции).
Пример заполнения записи
Графа 1: 12 Графа 2: 2024‑02‑22 Графа 3: Наименование должности секретарь изменено на офис‑менеджер Графа 4: Приказ № 156 от
Для переименования отдела в электронной форме запись выглядит так:
Графа 1: 15 Графа 2: 2026‑02‑20 Графа 3: Отдел бухгалтерии переименован в финансовый отдел Графа 4: Приказ № 87 от
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие приказа – без официального документа запись считается недействительной.
- Неправильная формулировка – вместо «изменено на» часто пишут «переименована в», что может запутать инспектора.
- Пропуск даты вступления в силу – дата должна быть указана в графе 2 или 4.
- Несоответствие штатному расписанию – перед внесением записи необходимо обновить штатное расписание и локальные акты.
Как оформить запись в электронной трудовой книжке
С 2022 г. многие организации используют электронные формы. Алгоритм тот же, но вместо бумажного листа в системе вводятся те же поля:
- Выбор типа операции – «Изменение должности».
- Указание нового наименования и кода позиции.
- Прикрепление скан‑копии приказа.
- Подтверждение записи подписью руководителя.
Правильная запись в трудовой книжке – это не просто формальность, а гарантия того, что все изменения в трудовых отношениях задокументированы и могут быть легко проверены контролирующими органами. Соблюдая перечисленные шаги, работодатель минимизирует риск ошибок и ускорит процесс кадрового документооборота.
Если возникнут сомнения в правильности оформления, рекомендуется обратиться к специалисту по кадровому праву или использовать образцы приказов и записей, опубликованные на официальных ресурсах (ГАРАНТ, КонсультантПлюс и др.).