Смена наименования работодателя (переименование‚ реорганизация‚ изменение формы собственности) – частое событие в современной экономике․ При этом в трудовых книжках работников обязаны отразить соответствующие изменения․ Неправильное оформление записи может привести к проблемам при трудоустройстве‚ начислении пенсий и при проверках органов труда․

Правовая база

Основные нормативные акты‚ регламентирующие порядок внесения записей о переименовании организации в трудовую книжку:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст․ 78‚ ст․ 80 (требования к записям в трудовой книжке)․
2. Приказ Минтруда России № 135н от г․ «Об утверждении Инструкции по ведению трудовых книжек» (п․ 52 – порядок исправления записей)․
3. Приказ Минтруда России № 79н от г․ «Об изменении формы и порядка внесения записей о реорганизации (переименовании) работодателя»․
4. КонсультантПлюс‚ «Запись в трудовой книжке об изменении наименования работодателя»‚ 2026 год․

Эти документы определяют‚ какие сведения необходимо указывать‚ в какие графы трудовой книжки вносится запись и какие документы служат основанием․

Когда обязательна запись?

• При переименовании юридического лица (например‚ из ЗАО в АО‚ из ОАО в ООО)․
• При реорганизации (слияние‚ присоединение‚ разделение) – если сохраняется юридическое лицо‑работодатель․
• При смене наименования структурного подразделения (отдел‚ дирекция‚ филиал) – запись делается в графе «Сведения о работе»․
• Запись делается единожды – в момент официального изменения‚ подтверждённого приказом (распоряжением) работодателя․

Какие документы служат основанием?

Для внесения записи в трудовую книжку необходимо предоставить один из следующих документов (оригинал или заверенная копия):

1. Приказ (распоряжение) работодателя о переименовании организации․
2. Свидетельство о государственной регистрации нового наименования (выписка из ЕГРЮЛ)․
3. Свидетельство о реорганизации (протокол собрания учредителей‚ решение о слиянии и т․п․)․
4. При необходимости – приказ о переводе работника в новое подразделение (если меняется только название подразделения)․

Порядок заполнения трудовой книжки

Трудовая книжка имеет фиксированный набор граф (см․ образец 2025‑го издания)․ Для записи о переименовании заполняются графы 1‑4 раздела «Сведения о работе»․

Пример записи о переименовании организации

Допустим‚ организация «ЗАО «ТехноИнвест»» переименована в «АО «ТехноИнвест»» 15 марта 2026 года приказом № 12․

Графа 1: 5
Графа 2: 
Графа 3: ЗАО «ТехноИнвест» переименовано в АО «ТехноИнвест»․
Графа 4: Приказ работодателя № 12 от ․

Пример записи о переименовании подразделения

Если переименовано отдел «Дирекция» в «Аппарат управления» 20 февраля 2026 года:

Графа 1: 7
Графа 2: 
Графа 3: Наименование отдела «Дирекция» изменено на «Аппарат управления»․
Графа 4: Приказ № 45 от ․

Что НЕ делаем

• Не зачеркиваем старое наименование – запись делается новой строкой․
• Не пишем от руки без подписи – запись должна быть выполнена рукописным шрифтом и заверена подписью руководителя (или уполномоченного лица) и печатью организации․
• Не используем сокращения‚ если они не указаны в официальном документе․

Пошаговая инструкция для кадровика

1. Получить документ‑основание․ Убедитесь‚ что у вас есть оригинал приказа о переименовании и выписка из ЕГРЮЛ․
2. Подготовить запись․ Сформулируйте текст согласно образцу (см․ пункт 4)․
3. Определить номер записи․ Откройте трудовую книжку сотрудника‚ посчитайте уже существующие записи в разделе «Сведения о работе» и присвойте следующий номер․
4. Внести запись․ Заполните графы 1‑4‚ подпишите запись (руководитель/уполномоченный) и поставьте печать․
5. Сделать копию․ Сфотографируйте или отсканируйте страницу с новой записью для архива HR‑отдела․
6. Обновить внутренние реестры․ Внести новое наименование в шаблоны кадровых документов‚ печати‚ электронные справочники․
7. Уведомить сотрудника․ Предоставьте сотруднику копию приказа и отметьте в личном деле‚ что запись выполнена․

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2024 года в России активно внедряется электронный формат трудовой книжки․ При смене наименования организации запись в ЭТК делается автоматически через:

• Личный кабинет работодателя в системе «Госуслуги»;
• Интегрированную HR‑систему‚ подключённую к Федеральному сервису «Трудовая книжка»․

Для корректного отражения изменений в ЭТК необходимо:

1. Загрузить скан‑копию приказа о переименовании в систему․
2. Указать дату и номер приказа в соответствующих полях․
3. Подтвердить запись электронной подписью уполномоченного лица․

После подтверждения система автоматически формирует запись в разделе «Сведения о работе» и отправляет уведомление сотруднику․

Типичные ошибки и как их избежать

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись‚ если меняется только юридическая форма (например‚ из ИП в ООО)‚ а наименование остаётся тем же?

Да․ При изменении юридической формы работодателя запись обязательна‚ даже если название не меняется․ В графе 3 указывается «ИП Иванов И․И․ преобразовано в ООО «Иванов»»․

Как отразить в трудовой книжке смену названия только должности‚ а не организации?

Запись делается в той же графе 3‚ но указывается «Должность «Главный бухгалтер» переименована в «Финансовый директор»․ В графе 4 указывается приказ о внесении изменений в штатное расписание․

Можно ли сразу после переименования организации не вносить запись‚ а сделать это позже?

Запись должна быть внесена не позднее 5 рабочих дней после официального переименования․ При задержке работодателю грозит штраф за нарушение Трудового кодекса․

Что делать‚ если сотрудник уже уволился до момента переименования?

Запись в трудовую книжку вносится только у действующих работников․ Уволенному сотруднику в справку о трудовой деятельности (форма 2‑н) указывается новое наименование организации‚ но запись в книжку не делается․

Нужно ли менять печать организации после переименования?

Да․ По закону печать должна соответствовать текущим реквизитам организации․ После переименования печать заменяется‚ а в кадровой документации обновляются шаблоны договоров‚ приказов и т․д․

• Запись о смене наименования организации – обязательный элемент трудовой книжки․
• Основанием служит приказ (распоряжение) работодателя и документ о государственной регистрации․
• Запись вносится в графы 1‑4 раздела «Сведения о работе» без зачеркиваний‚ с подписью и печатью․
• Для электронных трудовых книжек процесс автоматизирован‚ но требуются те же документы‑основания․
• Соблюдение порядка предотвращает штрафы‚ упрощает расчёт стажа и защищает интересы как работника‚ так и работодателя․

При правильном оформлении записи о переименовании организации трудовая книжка сохраняет свою юридическую силу и полностью отражает трудовую историю сотрудника․