Запись о прекращении трудового договора в связи с сокращением штата – один из самых частых оснований, когда работник попадает в положение, требующее оформления в трудовой книжке. Правильное заполнение этой графы важно как для работодателя, так и для самого сотрудника, поскольку от неё зависит юридическая корректность увольнения и отсутствие рисков при последующей работе с кадровыми документами.

Нормативно‑правовая база

В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (ст. 81, часть 1) увольнение по сокращению допускается, если:

• организация сократила количество работников;
• изменились условия, требующие уменьшения штата;
• по другим причинам, предусмотренным законом.

Запись в трудовой книжке о таком увольнении оформляется в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек (далее – Инструкция).

Ключевые статьи ТК РФ

1. Статья 81 ТК РФ – основания увольнения, в т.ч. по сокращению.
2. Статья 71 ТК РФ – порядок уведомления работника об увольнении.
3. Постановление Правительства РФ № 530 от – порядок оформления приказов о сокращении.

Структура записи в трудовой книжке

Запись вносится в четыре графы, которые имеют строго определённые смысловые нагрузки. Ниже – подробное объяснение каждой графы.

Графа 1 – порядковый номер записи

Что указывается: номер записи в последовательности всех записей, сделанных в книжке. Пример: 1, 2, 3 ….

Графа 2 – дата увольнения

Что указывается: конечная дата действия трудового договора. Это последний рабочий день сотрудника, а не дата внесения записи в книжку.

Графа 3 – причина увольнения

Формулировка: «Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 ТК РФ».

Графа 4 – основание записи

Что указывается: наименование документа, на основании которого вносится запись, а также его дата и номер. Пример: «Приказ № 15 от ».

Пошаговая инструкция оформления

Для корректного заполнения следуйте нижеприведённому алгоритму.

1. Подготовка документа – издайте приказ (распоряжение) о сокращении штата. В нём указываются:
• причина сокращения;
• количество увольняемых единиц;
• список работников, подлежащих увольнению;
• дату и номер приказа.
2. Уведомление сотрудника – в соответствии со ст. 71 ТК РФ работнику направляют письменное уведомление об увольнении не позднее 30 календарных дней.
3. Внесение записи вручную в трудовую книжку:
• Графа 1 – ставим порядковый номер записи (например, 57).
• Графа 2 – указываем дату увольнения (например, ).
• Графа 3 – пишем причину: Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 ст. 81 ТК РФ.
• Графа 4 – указываем: Приказ № 15 от .
4. Проверка соответствия – убедитесь, что дата в графе 2 совпадает с датой, указанной в приказе, и что в графе 4 указаны точные номер и дата приказа.

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибка: в графе 2 указывают дату внесения записи, а не дату увольнения.
• Как избежать: всегда проверяйте, что в графе 2 стоит последний рабочий день сотрудника.
• Ошибка: в графе 3 используют нестандартные формулировки.
• Как избежать: применяйте строгую формулировку из ТК РФ: «Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 ст. 81 ТК РФ».
• Ошибка: в графе 4 указывают только номер приказа, без даты.
• Как избежать: указывайте полные реквизиты: № 15 от .

Пример готовой записи

Графа 1: 57
Графа 2: 
Графа 3: Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 ст. 81 ТК РФ
Графа 4: Приказ № 15 от 

Специальные случаи

Досрочное увольнение в рамках сокращения

Если работник увольняется досрочно в связи с сокращением, но при этом договор был заключён на определённый срок, необходимо:

• сообщить об увольнении в соответствии с условиями договора;
• составить приказ о прекращении трудового договора;
• внести запись в трудовую книжку по тем же правилам.

Ведение книжки в электронном виде

Согласно современным практикам, некоторые организации используют электронные формы трудовых книжек. При этом:

• запись о сокращении должна быть оформлена в том же виде, что и в бумажном документе;
• все реквизиты (номер, дата, причина, основание) сохраняются без изменений.

Чек‑лист для контроля

1. Имеется приказ о сокращении?
2. Уведомление работнику отправлено в срок?
3. Дата увольнения в графе 2 совпадает с датой в приказе?
4. В графе 3 указана точная формулировка причины?
5. В графе 4 указаны номер и дата приказа?
6. Запись прошла проверку на соответствие Инструкции?

Внесение записи об увольнении по сокращению в трудовую книжку – это процесс, требующий внимательности к деталям и строгое соблюдение нормативных требований. Правильно оформленная запись:

• гарантирует законность увольнения;
• предотвращает возможные споры в трудовом суде;
• обеспечивает прозрачность для контроляющих органов.

Следуя изложенному алгоритму и используя приведённые примеры, вы сможете без затруднений оформить запись в трудовой книжке, полностью соответствующую требованиям ТК РФ и Инструкции по заполнению трудовых книжек.