Смена фамилии — это важное юридическое событие в жизни каждого человека, которое требует внесения корректировок во все официальные документы, включая трудовую книжку․ Неверное или неполное оформление записи может привести к проблемам при трудоустройстве, оформлении пенсии или проверке кадровых документов․ В этой статье вы найдете подробный образец записи в трудовой книжке об изменении фамилии, алгоритм действий, список необходимых документов и важные требования законодательства на 2026 год․

Почему важно правильно оформить запись об изменении фамилии?

Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника․ Все записи в ней должны быть точными, полными и соответствовать официальным данным․ Если фамилия в трудовой книжке не соответствует паспорту, это может вызвать:

• отказ в приеме на новую работу;
• задержки при назначении пенсии;
• проблемы при проверке документов инспекцией труда или Пенсионным фондом;
• неправильное начисление заработной платы и налоговых вычетов․

Важно! Закон не требует переписывать или исправлять все предыдущие записи о работе, достаточно внести корректировку на ьном листе и указать основание для изменения․

Документы, необходимые для внесения изменений

Основанием для внесения записи об изменении фамилии в трудовую книжку служат следующие официальные документы:

1. Паспорт гражданина РФ с новой фамилией, главный документ, подтверждающий изменение персональных данных․
2. Свидетельство о заключении брака — если фамилия изменена в связи с вступлением в брак․
3. Свидетельство о расторжении брака — если фамилия возвращена к прежней после развода․
4. Свидетельство об изменении имени — если фамилия была изменена по решению органов ЗАГСа по иным основаниям (например, по личному желанию)․

Важно! Копии этих документов прилагаются к трудовой книжке и хранятся в личном деле сотрудника․ Оригиналы предъявляются для сверки․

Порядок внесения записи: пошаговая инструкция

Процедура внесения записи об изменении фамилии регламентируется Постановлением Правительства РФ от № 225 и Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв․ Минтрудом России № 69)․

Шаг 1: Получение от сотрудника документов

Сотрудник должен предоставить в отдел кадров:

• заявление о внесении изменений в трудовую книжку (образец ниже);
• копию паспорта с новой фамилией;
• копию свидетельства о браке (или расторжении брака, или изменении имени)․

Шаг 2: Внесение записи на ьном листе

На ьном листе трудовой книжки (в графах 3–5) вносятся следующие изменения:

• старая фамилия, имя, отчество, перечеркиваются одной сплошной линией (так, чтобы текст оставался читаемым);
• над перечеркнутыми данными — новые данные (фамилия, имя, отчество) в соответствии с паспортом;
• в графе 6, указывается основание изменения: номер и дата свидетельства о браке (или иного документа), а также наименование органа, выдавшего документ․

Шаг 3: Оформление записи в графе 6

Запись в графе 6 должна содержать следующую информацию:

«Фамилия изменена на основании свидетельства о заключении брака № 123456 от , выданного ЗАГСом г․ Москвы»

Важно! Ссылка на документ обязательна․ Без неё запись считается недействительной․

Шаг 4: Заверение записи

Запись заверяется:

• подписью ответственного лица (кадровика или руководителя);
• печатью организации (если она используется)․

Если организация не имеет печати, достаточно подписи и расшифровки (Ф․И․О․ и должность)․

Шаг 5: Учет в личном деле

Копии документов (паспорт, свидетельство о браке) прикладываются к личному делу сотрудника․ В журнале учета трудовых книжек делается отметка о внесении изменений․

Образец записи в трудовой книжке (2026 год)

Пример заполнения ьного листа трудовой книжки:

Подпись: _______________ /И․И․ Иванова/
Печать: [печать организации]

Что НЕ нужно делать

• Не перечеркивайте и не исправляйте записи о работе — все предыдущие записи о трудовой деятельности остаются без изменений, даже если они сделаны на старую фамилию․ Они остаются в силе, поскольку в ьном листе указана новая фамилия․
• Не вырезайте и не клеите новые листы — это нарушает целостность документа и делает его недействительным․
• Не используйте корректор, белую краску или маркер, все исправления должны быть выполнены только перечеркиванием и дополнительной записью․
• Не вносите изменения без документов, даже если сотрудник утверждает, что «всё понятно», без паспорта и свидетельства брака запись не может быть оформлена․

Что делать, если в трудовой книжке уже есть ошибки?

Если при первичном оформлении трудовой книжки была допущена ошибка (например, фамилия написана как «Козлова» вместо «Козлов»), это считается технической ошибкой, а не изменением фамилии․

В таком случае:

• ошибка перечеркивается одной линией;
• над ней пишется правильная фамилия;
• в графе 6 указывается: «Исправлена ошибка, допущенная при первичном оформлении»;
• документом-основанием служит паспорт работника․

Такая запись также заверяется подписью и печатью․

Какие еще документы нужно обновить?

Изменение фамилии в трудовой книжке — это только часть работы․ Не забудьте внести изменения в:

• личную карточку работника (форма Т-2);
• трудовой договор;
• штатное расписание;
• табель учета рабочего времени;
• расчетные листки и лицевые счета;
• документы по кадровому учету и бухгалтерии;
• документы в Пенсионном фонде и ФСС․

Самое главное помнить:

1. Запись об изменении фамилии делается ТОЛЬКО на ьном листе трудовой книжки․
2. Перечеркнутая фамилия должна оставаться читаемой․
3. Обязательно указывайте реквизиты документа-основания (номер, дата, орган выдачи)․
4. Запись заверяется подписью и печатью (если есть)․
5. Предыдущие записи о работе не исправляются и не переписываются․

Соблюдение этих правил гарантирует, что трудовая книжка останется юридически корректным документом на протяжении всей трудовой деятельности сотрудника․

Для удобства вы можете скачать актуальный образец заявления и бланк записи в трудовую книжку на сайте КонсультантПлюс или в вашей кадровой системе․ Всегда проверяйте актуальность требований — законодательство может меняться, но основные принципы остаются неизменными․

Помните: точность и документальное подтверждение — залог безупречного кадрового учета!