Запись в трудовой книжке об увольнении за прогул – один из самых часто встречающихся видов дисциплинарного взыскания․ Правильное оформление такой записи защищает интересы работодателя и исключает риски оспаривания увольнения в суде․ Ниже представлен подробный разбор нормативной базы, пошаговая инструкция и готовые образцы документов․
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст․ 81, подп․ а п․ 6 ч․ 1 (увольнение за однократное грубое нарушение трудовых обязанностей – прогул)․
- Приказ Минтруда России № 320н от «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» (п․ 15, п․ 18)․
- Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» – требования к достоверности сведений в трудовой книжке для назначения пенсии․
Важно: формулировка записи в трудовой книжке не установлена нормативно жёстко, но она должна точно соответствовать основанию увольнения, указанному в приказе, и ссылаться на соответствующую статью ТК РФ․
Что считается прогулом?
Согласно ст․ 81 ТК РФ, прогул – это отсутствие работника на рабочем месте (или на месте выполнения служебных обязанностей) более 4 часов подряд без уважительной причины и без предварительного согласия руководителя․
К уважительным причинам относятся:
- болезнь (подтверждённая листком нетрудоспособности);
- вызов в органы государственной власти или суд;
- иные обстоятельства, признанные уважительными локальным нормативным актом работодателя․
Пошаговая процедура увольнения за прогул
- Фиксация факта отсутствия – составляется акт об отсутствии на рабочем месте (форма Т‑6 или свободная форма)․ Акт подписывает не менее трёх лиц (руководитель, представитель отдела кадров, свидетель)․
- Запрос объяснения – работнику вручается требование дать письменное объяснение (ст․ 193 ТК РФ)․ Срок – два рабочих дня․
- Рассмотрение объяснения – если объяснение отсутствует или признано неуважительным, готовится проект приказа об увольнении․
- Издание приказа – приказ оформляется по унифицированной форме Т‑8 или в свободной форме, но с обязательными реквизитами: основание (акт, номер, дата), ссылка на ст․ 81 ТК РФ, подп․ а п․ 6 ч․ 1․
- Ознакомление работника с приказом – под подпись․ Если работник отказывается подписывать, делается отметка об отказе․
- Запись в трудовой книжке – вносится запись об увольнении, после чего выдаётся трудовая книжка работнику (или её копия при электронном ведении)․
- Расчёт – выплата всех причитающихся сумм (заработная плата, компенсация за отпуск и т․д․) в день увольнения․
Образец записи в трудовой книжке
Запись вносится в раздел «Сведения о работе» (или «Сведения о увольнении») под следующим порядковым номером․ Ниже – два варианта: краткий и развернутый․
Вариант 1 – краткий (рекомендованный для большинства организаций)
2026 г․ Уволен по статье 81 ТК РФ, подпункт а пункта 6 части первой за прогул (акт № 12‑2026 от )․
Вариант 2 – развернутый (с указанием реквизитов приказа)
2026 г․ Уволен по статье 81 ТК РФ, подпункт а пункта 6 части первой за прогул (акт об отсутствии на рабочем месте № 12‑2026 от , приказ № 45‑К от )․
Пояснения:
- Год указывается czterхзначным числом․
- Слово «Уволен» пишется с заглавной буквы, как требует Порядок ведения трудовых книжек․
- После фразы «по статье 81 ТК РФ» обязательно указывается подпункт и пункт, иначе запись может быть признана неполной․
- В скобках указывается основание: номер и дата акта, а при желании – номер и дата приказа․
Образец приказа об увольнении за прогул
Приказ может быть оформлен на бланке организации или по унифицированной форме Т‑8․ Ниже – пример в свободной форме․
ПРИКАЗ № 45‑К от 20 мая 2026 г․ О увольнении работника На основании: - акта об отсутствии на рабочем месте № 12‑2026 от ; - объяснения работника от (не представлено); - статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации, подпункт а пункта 6 части первой․ Приказываю: Уволить Иванова Ивана Ивановича, инженера‑конструктора, отдела проектирования, за прогул (однократное грубое нарушение трудовых обязанностей) с ․ Бухгалтерии произвести окончательный расчет с работником в день увольнения․ Отделу кадров внести запись в трудовую книжку работника и выдать её на руки․ Директор __________________ /Петров П․П․/
Образец акта об отсутствии на рабочем месте
АКТ об отсутствии на рабочем месте Мы, нижеподписавшиеся: Иванов Петр Сергеевич – руководитель отдела проектирования; Сидорова Анна Vladimirovna – специалист отдела кадров; Кузнецов Дмитрий Olegович – инженер‑техник, констатируем, что 15 мая 2026 г․ с 09:00 до 14:00 работник Иванов Иван Иванович отсутствовал на своём рабочем месте (кабинет № 305, отдел проектирования) без уважительной причины и без предварительного согласия руководителя․ Согласно внутреннему регламенту компании, отсутствие более 4 часов подряд считается прогулом․ Акт составлен в трёх экземплярах: один – в личное дело работника, второй – в отдел кадров, третий – хранится у руководителя отдела․ Подписи: _________________ Иванов П․С․ _________________ Сидорова А․V․ _________________ Кузнецов Д․O․
Особенности электронной трудовой книжки
С 2021 года ведение трудовых книжек возможно в электронном виде через систему «Соответствие» ПФР․ При увольнении за прогул:
- Запись формируется в электронном виде автоматически после загрузки скана приказа и акта в личный кабинет работодателя․
- Работник получает уведомление в личном кабинете на портале «Госуслуги» и может ознакомиться с записью․
- Требования к формулировке остаются теми же – необходимо указать статью ТК РФ, подпункт и пункт, а также реквизиты основания (акт, приказ)․
Важно: при электронном ведении бумажный дубликат трудовой книжки не выдаётся, но работник может запросить выписку из электронной трудовой книжки в любой момент․
Частые ошибки при оформлении записи за прогул
- Отсутствие ссылки на статью ТК РФ – запись считается неполной и может быть оспорена в суде․
- Неуказание подпункта и пункта – например, просто «по статье 81 ТК РФ» без указания подпункта а п․ 6 ч․ 1․
- Ошибки в датах и номерах документов – несоответствие даты приказа дате акта или номера приказа․
- Отсутствие подписей трёх лиц в акте – акт может быть признан недостоверным․
- Несоблюдение срока для предоставления объяснения – если объяснение запрошено позже двух рабочих дней, процедура может быть признана нарушенной;
Практические рекомендации для HR‑службы
- Храните шаблоны акта, приказа и записи в трудовой книжке в едином электронном хранилище с контролем версий․
- Проводите ежеквартальные инструктажи для руководителей о том, как фиксировать прогул и оформлять акт․
- При сомнении в уважительности причины отсутствия запрашивайте дополнительные документы (больничный лист, вызов в суд и т․д․)․
- После увольнения за прогул направляйте копию приказа и акта в территориальный орган Федеральной службы по труду и занятости (в случае спора)․
- При электронном ведении проверяйте, что запись отразилась в личном кабинете работника на портале «Госуслуги» в течение трёх рабочих дней․
Правильное оформление записи за прогул в трудовой книжке – это сочетание точного соблюдения норм ТК РФ, аккуратного документооборота и внимательного отношения к деталям․ Используя представленные выше образцы акта, приказа и записи, вы minimизируете риски оспаривания увольнения и обеспечите прозрачность кадровой работы в организации․
Если у вас остались вопросы – обращайтесь к юристу по трудовому праву или воспользуйтесь консультациями в системе «КонсультантПлюс» (доступен бесплатный пробный период)․