Запись в трудовой книжке – важный документ‚ фиксирующий трудовые отношения между работником и работодателем.
Оформление такой записи по соглашению сторон (т. е. по взаимному согласию без привлечения государственных органов)
возможно в ряде случаев‚ когда закон не требует обязательного оформления через трудовую инспекцию.
В статье подробно рассмотрены правовые основы‚ порядок действий‚ необходимые документы и типичные ошибки.

Правовые основания

Согласно Трудовому кодексу РФ (ТК РФ) запись в трудовой книжке производится в следующих случаях:

1. При приёме на работу (ст. 66 ТК РФ).
2. При переводе‚ перемещении‚ изменении условий труда (ст. 71 ТК РФ).
3. При увольнении (ст. 80 ТК РФ).
4. При восстановлении на работе (ст. 84 ТК РФ).

Во всех перечисленных случаях запись может быть оформлена по соглашению сторон‚ если обе стороны согласны и нет требований о государственной регистрации (например‚ при переводе внутри одного юридического лица).

Когда запись по соглашению сторон обязательна

Запись в трудовой книжке по соглашению сторон обязательна в следующих типовых ситуациях:

• Перевод работника в другой отдел/подразделение той же организации.
• Изменение должности‚ оклада‚ графика работы.
• Восстановление работника после отпуска по уходу за ребёнком‚ болезни и т.п.
• Увольнение по взаимному согласию (ст. 81 ТК РФ).

Пошаговый алгоритм оформления записи

Шаг 1. Подготовка документов

Для каждой операции необходимо собрать определённый пакет бумаг:

1. Заявление работника (если требуется – например‚ о переводе).
2. Согласие работодателя (письменное‚ подписанное уполномоченным лицом).
3. Документы‚ подтверждающие изменение (приказ‚ договор‚ соглашение).
4. Трудовая книжка работника (оригинал).
5. Копия паспорта работника (для идентификации).

Шаг 2. Составление приказа (или соглашения)

В приказе указываются:

• Наименование организации.
• Дата и номер приказа.
• Полные ФИО работника.
• Суть изменения (перевод‚ повышение‚ увольнение и т.д.).
• Дата вступления в силу.
• Подпись руководителя и печать (если есть).

Шаг 3. Оформление записи в трудовой книжке

Запись делается в соответствии с формой‚ установленной Приказом Минтруда РФ от № 1102н (пункт 2.1). Пример записи:

 Перевод в отдел маркетинга с должности менеджера по продажам
 на должность специалиста по рекламе.
 Ставка 1‚0.
 Приказ № 25/2024 от г.
 

Важно:

• Запись делается чернильной ручкой‚ без исправлений.
• Сохраняется хронологический порядок.
• Работник подписывает страницу с записью.

Шаг 4. Подписание и выдача документов

После внесения записи работник получает от работодателя:

• Подписанную страницу трудовой книжки.
• Копию приказа (или соглашения).
• Справку о подтверждении изменения условий труда (по запросу).

Примеры типовых записей

4.1 Перевод внутри организации

 Перевод в отдел IT с должности администратора
 на должность системного аналитика.
 Ставка 1‚2.
 Приказ № 12/2024 от г.
 

4.2 Повышение оклада

 Повышение оклада с 45 000 руб. до 55 000 руб.
 Ставка 1‚0.
 Приказ № 3/2025 от г.
 

4.3 Увольнение по взаимному согласию

 Увольнение по взаимному согласию.
 Приказ № 45/2024 от г.
 

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи работника. Без подписи запись считается недействительной.
• Нарушение хронологии. Записи должны идти в порядке их совершения.
• Использование исправлений. Любые исправления в трудовой книжке недопустимы – требуется новая запись.
• Отсутствие печати организации. Приказ без печати может быть оспорен в суде.
• Неправильный формат записи. Следуйте образцу из Приказа Минтруда 1102н.

Что делать‚ если запись уже сделана неверно

В случае ошибки необходимо:

1. Составить акт об исправлении с указанием причины и согласовать его с работником.
2. Сделать новую запись‚ указав в ней ссылку на предыдущую ошибочную запись (например‚ «Запись исправлена»).
3. Сохранить оба документа в личном деле работника.

Оформление записи в трудовой книжке по соглашению сторон – процесс‚ требующий внимательности к деталям и строгого соблюдения нормативных требований.
При правильном подходе запись будет являться надёжным доказательством трудовых отношений и защищать интересы обеих сторон.

Помните: каждый документ‚ подпись и печать имеют юридическую силу.
Поэтому рекомендуется вести чёткую документацию и при необходимости консультироваться с юристом‚ специализирующимся на трудовом праве.

Статья подготовлена в 2026 году и актуальна на момент её публикации.