Для индивидуального предпринимателя (ИП) ведение кадровой документации – обязательное условие законной работы с персоналом. Особое внимание требует запись в трудовой книжке при приеме на работу сотрудника. В статье разобраны все этапы oформления, типовые формы, возможные ошибки и примеры из практики.

Нормативно‑правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65, 67) устанавливает обязательность ведения трудовых книжек для работников, нанятых по трудовому договору.
• Федеральный закон № 151‑ФЗ «О страховых взносах» предписывает своевременное внесение сведений в трудовую документацию.
• Постановление Правительства № 255 от 2022 г. уточняет порядок оформления и хранения кадровых форм для ИП.

Что именно фиксируется в книжке?

• ФИО работника, дата рождения, пол;
• Дата приема на работу;
• Должность, тип занятости (полный/частичный рабочий день);
• Сведения о профессиональном образовании и квалификации;
• Номер и дата заключения трудового договора;
• Сведения о переводах, повышениях, отпусках, увольнениях.

Пошаговый алгоритм приема на работу ИП

1. Подготовка документации – собрать паспорт, СНИЛС, диплом (при необходимости), трудовую книжку (если имеется).
2. Создание приказа о приеме – подписывается приказом ИП, в котором указываются ФИО, должность, условия труда и дата начала работы.
3. Заполнение записи в трудовой книжке – вручную (для бумажных форм) или в электронном виде (при наличии электронного документа). Пример оформления указан ниже.
4. Регистрация в ПФР и СФР – после подписания приказа ИП автоматически регистрируется как страхователь, но необходимо подать форму ЕФС‑1.
5. Внесение сведений в кадровый учет – обновление листа учёта работников, формирование листа учёта страховых взносов.

Пример записи в трудовой книжке

Запись о приеме на работу
ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Пол: Мужчина
Дата приема: 
Должность: Бухгалтер
Трудовой договор № 12 от 
Образование: Высшее, экономика
Квалификация: Специалист
Подпись руководителя: ___________________

Запись вносится в соответствующее поле «Приём на работу» и подписывается подписью руководителя (самого ИП). При необходимости можно добавить отметку «Отметка о получении копии приказа».

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи – без подписи записи в книжке считается недействительной. Всегда ставьте подпись руководителя.
• Неправильная дата – дата приема должна соответствовать дате фактического начала работы.
• Пропуск реквизита СНИЛС – в случае отсутствия СНИЛС в документе ИП обязан оформить анкету АДВ‑1 и отправить её в ПФР.
• Неучтённый отпускный период – при расчёте отпуска следует учитывать все периоды работы, включая стажировки.

Судебный прецедент: как суд подтвердил факт трудовых отношений

В 2025 году в суде рассматривался случай, когда работник через год после начала работы оказался на больничном, а ИП отказался оплатить больничный лист, ссылаясь на отсутствие трудовых отношений. Суд установил, что:

• В трудовой книжке была сделана запись о приеме на работу и последующем увольнении по собственному желанию;
• Подпись ИП и дата приема подтверждали факт начала работы;
• Оплата больничного листа была обязательна, поскольку трудовые отношения фактически существовали.

Что делать, если запись о приёме уже сделана неверно?

Если в книжке допущена ошибка, возможны два варианта исправления:

1. Внесение исправления – в соответствующее поле вносится правильная информация, подписью руководителя и указанием даты исправления.
2. Заведование новой записи – при необходимости создаётся дополнительная запись с пометкой «Исправление ошибки в записи от …».

Важно, чтобы исправление было задокументировано и подписано, иначе в случае проверки это может привести к штрафу.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Нужна ли трудовая книжка, если ИП нанимает только одного сотрудника? – Да, закон обязывает вести трудовые книжки для всех работников, нанятых по трудовому договору.
• Можно ли вести кадровую документацию в электронном виде? – Да, при наличии электронного докутооборота, однако запись должна быть подписана электронной подписью ИП.
• Какие документы требуются при приёме иностранного специалиста? – Паспорт, разрешение на работу, СНИЛС, трудовая книжка (если есть), а также разрешение на работу в РФ.
• Сколько дней у ИП есть на внесение записи в трудовую книжку? – Запись должна быть сделана в день приема или в течение первого рабочего дня после подписания приказа.

Для ИП правильное оформление приема на работу в трудовой книжке – гарантия юридической чистоты отношений и защита от возможных споров с персоналом. Соблюдение простого, но чёткого алгоритма:

1. Подготовка и подписание приказа;
2. Заполнение записи в книжке с указанием всех обязательных реквизитов;
3. Подпись руководителя и своевременное внесение сведений в кадровый учет;
4. Регистрация в ПФР и СФР;
5. Контроль за точностью и актуальностью данных.

Только при строгом соблюдении этих пунктов ИП сможет уверенно вести бизнес, избегать штрафов и успешно взаимодействовать с работниками.

Источники: ТК РФ, Федеральный закон № 151‑ФЗ, Постановление Правительства № 255, судебные практики 2025‑2026 гг., материалы КонсультантПлюс.