Трудовая книжка, ключевой документ, подтверждающий стаж и трудовую историю работника. Правильное отражение в ней данных с предыдущих мест работы — обязанность как работодателя, так и самого сотрудника. В этой статье разберем основные ситуации, связанные с внесением записей о прежней работе, и ответим на частые вопросы.

Основное правило: запись о приеме с предыдущего места работы

При устройстве на новую работу работник обязан представить свою трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности, если используется ЭТК). Новый работодатель вносит запись о приеме на работу, основываясь на данных из представленного документа.

Важно: запись делается следующая за последней записью в книжке. Если предыдущий работодатель уже оформил запись об увольнении, новая запись начинается с нового порядкового номера.

Если предыдущий работодатель использовал Электронную трудовую книжку (ЭТК)

Ситуация: работник уволился с предыдущего места, где велась ЭТК, и теперь предъявляет бумажную трудовую книжку для заполнения.

• Если в бумажной книжке уже есть запись о приеме на то же самое место работы (например, при переходе с ЭТК на бумажный вариант), новую запись о приеме вносить не нужно. Достаточно продолжить записи об увольнении, переводах и т.д.
• Если такой записи нет, новый работодатель вносит первую запись о приеме на работу, указывая дату приема и название организации-предшественника (как оно указано в ЭТК);

Что НЕЛЬЗЯ делать: исправления и изменения записей предыдущих работодателей

Это ключевое и часто нарушаемое правило.

• Запрещено исправлять, дополнять или переписывать записи, внесенные прежним работодателем, даже если у вас на руках есть правильные документы (приказы, справки).
• Исключение: если прежняя организация ликвидирована или реорганизована, а новая компания является ее правопреемником. В этом случае правки вносятся на основании правоустанавливающих документов (решение о реорганизации, передаточный акт).

Любые другие исправления в старых записях считаются недействительными и могут стать причиной проблем при проверке или назначении пенсии.

Специфические случаи

Работник, отслуживший в армии

При трудоустройстве военнослужащего, уволенного в запас, запись о военной службе в трудовую книжку не вносится. Служебный стаж учитывается исключительно по военному билету. Запись о приеме на работу делается как обычно, без упоминания армии.

Утерянная или отсутствующая трудовая книжка

Если работник не может представить трудовую книжку (утрата, у предыдущего работодателя не выдавали), необходимо:

1. Работник пишет заявление о выдаче дубликата или о том, что книжка утеряна.
2. Новый работодатель не обязан оформлять дубликат на основании справок с прежних мест. Это право, но не обязанность.
3. Если работодатель решает оформить дубликат, он запрашивает сведения у прежних работодателей. Записи в дубликат вносятся на основании этих сведений.
4. Если дубликат не оформляется, новая компания открывает новую трудовую книжку (делает титульный лист и первую запись о приеме на работу). В разделе «Сведения о работе» указывать предыдущие места работы нельзя — только на основании документов от прежних работодателей.

Запись о совместительстве

Если работник устраивается на внешнее совместительство (основное место работы у другого работодателя):

• Трудовая книжка у него может не быть (ст. 283 ТК РФ).
• По желанию работника запись о работе по совместительству может быть внесена в его трудовую книжку тем работодателем, где он работает по основному месту.
• Новый работодатель (по совместительству) вносит запись в свою часть документов (например, в приказы), но не в трудовую книжку, если она хранится у основного работодателя.

Оформление записи: образец и нюансы

Запись о приеме на работу с предыдущего места должна содержать:

• Дату приема на работу.
• Название организации-предшественника (как оно указано в трудовой книжке или справке).
• Должность, специальность, профессию.
• Подпись руководителя и печать организации (если она используется).

Пример записи:

«Принят на работу 15 марта 2026 года. Работал в ООО «Пример» (с по ) на должности менеджера.»

Важно о печати: Если у предыдущего работодателя печать в трудовой книжке не проставлена, это не является основанием для отказа в трудоустройстве или признания документа недействительным. Однако для перестраховки можно запросить у бывшего работодателя справку, подтверждающую, что он не использует печать на законных основаниях.

Частые вопросы и ответы

Вопрос: Нужно ли с нового работника брать заявление о ведении бумажной трудовой книжки, если у предыдущего он такое заявление писал?

Ответ: Да, нужно. Решение о форме ведения трудовой книжки (бумажная или ЭТК) принимает текущий работодатель. Поэтому заявление от нового сотрудника требуется в каждом случае, если компания использует бумажный вариант;

Вопрос: Как быть, если предыдущий работодатель внес запись о приеме в раздел «Сведения о награждениях»?

Ответ: Такая запись является ошибкой. Ее нельзя признать правомерной. Однако, так как факт приема на работу имел место, запись не аннулируется. Просто последующие записи (об увольнении, переводах) нужно вносить в правильный раздел — «Сведения о работе» или вкладыш к книжке.

Запись в трудовой книжке с предыдущего места работы, это формальная процедура, требующая внимательности. Главные правила:

1. Не исправляйте старые записи, если предыдущий работодатель не ликвидирован.
2. Основанием для новой записи служит представленная работником трудовая книжка или сведения из ЭТК.
3. При отсутствии документов оформляйте новую книжку, но не указывайте в ней предыдущий стаж.
4. Учитывайте специфику (армейская служба, совместительство, переход с ЭТК).

Соблюдение этих правил защитит и работника, и работодателя от проблем при проверках, расчете стажа и оформлении пенсии.

Статья составлена на основе актуальных норм Трудового кодекса РФ и разъяснений контролирующих органов. Дата актуализации: май 2026 года.