Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий факт работы гражданина, его стаж и условия труда. При приёме на работу к индивидуальному предпринимателю (ИП) возникает вопрос: нужно ли делать запись в трудовой книжке и как правильно оформить эту запись?

Общие положения

• Трудовая книжка заполняется работодателем в момент приёма работника на работу.
• ИП, нанимающий работников, считается физическим лицом‑нанимателем и обязан вести трудовые книжки своих сотрудников так же, как юридическое лицо.
• Запись в трудовой книжке обязательна только для работников. Сам индивидуальный предприниматель запись в свою трудовую книжку не вносит, так как он не является работником (ст. 20 ТК РФ).

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок оформления записей в трудовой книжке:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 66 (порядок заполнения трудовой книжки), ст. 67 (содержание записей), ст. 68 (сроки внесения записей).
2. Постановление Правительства РФ от № 1655 «Об утверждении Положения о порядке ведения трудовых книжек» (введено в действие с 2021 года).
3. Приказ Минтруда России от № 618н «Об утверждении Положения о порядке заполнения и выдачи электронных трудовых книжек».

Кому требуется запись в трудовой книжке?

Запись в трудовой книжке делается в следующих случаях:

• При приёме на работу на основании трудового договора (полный рабочий день, частичная занятость, сезонная работа и т.п.).
• При переводе, перемещении, изменении условий труда (смена должности, повышение оклада).
• При увольнении (запись о прекращении трудовых отношений).

Если же лицо работает у ИП на основании гражданско‑правового договора (например, договор подряда, договор оказания услуг), запись в трудовой книжке не делается, так как отношения не являются трудовыми.

Порядок оформления записи в бумажной трудовой книжке

Согласно ст. 66 ТК РФ, запись в бумажную трудовую книжку должна быть внесена в течение одной недели со дня начала работы.

Что указывает работодатель (ИП) в графах трудовой книжки?

Кто вносит запись?

• Запись вносит работодатель (ИП) лично или уполномоченный им представитель.
• Работник (сотрудник) подписывает запись в графе «Подпись работника» и ставит печать (если ИП имеет печать).
• Если у работника нет бумажной трудовой книжки, ИП обязан выдать ей новую книжку в течение недели.

Пример заполнения

Дата приёма: 
Наименование организации: ИП Петров П.П., ИНН 770123456789
Должность: бухгалтер
Трудовой договор № 12 от 
Оклад: 55 000 руб; в месяц
Испытательный срок: 3 месяца
Подпись работодателя: ______________________
Подпись работника: ______________________

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года в России активно вводится электронная трудовая книжка. Процедура её заполнения почти идентична бумажной, но реализуется в электронном виде через портал Госуслуг.

Как оформить запись в ЭТК?

1. Работодатель (ИП) регистрируется в системе «Личный кабинет работодателя» на портале Госуслуг.
2. Создаёт электронный трудовой договор и привязывает его к профилю работника.
3. Вносит запись о приёме на работу в разделе «Трудовые книжки». Система автоматически формирует запись в ЭТК.
4. Работник получает уведомление и может просмотреть запись в своем личном кабинете.

Преимущества ЭТК

• Отсутствие необходимости хранить бумажные документы.
• Автоматическое подтверждение даты и времени внесения записи (сокращение риска ошибок).
• Упрощённый доступ к данным для органов Пенсионного фонда и соцстрахования.

Что НЕ записывается в трудовую книжку?

• Сведения о самом ИП (он не является работником).
• Работа по гражданско‑правовым договорам (подряды, оказание услуг, аренда рабочего места).
• Стаж, полученный в рамках добровольного пенсионного страхования без трудового договора.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вести трудовую книжку, если ИП нанимает только одного сотрудника?

Да. По закону любой нанимающий работника физическое лицо (в т.ч. ИП) обязан вести трудовые книжки всех своих работников, независимо от их количества.

Можно ли оформить запись в трудовой книжке позже, чем через неделю?

Теоретически запись может быть сделана позже, но в этом случае работодатель нарушает ст. 68 ТК РФ и может быть привлечён к административной ответственности (штраф за нарушение порядка ведения трудовых книжек).

Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка?

Ошибка исправляется зачеркиванием неправильных данных, подписью и печатью работодателя, а также указанием причины исправления. В случае серьёзных ошибок (например, неверные даты) рекомендуется обратиться в отдел кадров или в Трудовую инспекцию для официального исправления.

Как оформить запись, если работник пришёл в отпуск сразу после приёма?

Запись в трудовой книжке делается в момент начала трудовых отношений, независимо от последующего отпуска. Даты отпуска фиксируются в отдельном листе (вкладке) трудовой книжки.

Ошибки при заполнении и их последствия

Неправильные или неполные записи могут привести к:

• Сниженному размеру будущей пенсии (неучтённые периоды работы).
• Отказу в выплате компенсаций и пособий (по болезни, по беременности, по уходу за ребёнком).
• Административной ответственности работодателя (штраф до 5 000 рублей за каждое нарушение).

Для ИП, нанимающего работников по трудовому договору, запись в трудовой книжке является обязательным элементом оформления трудовых отношений. Правильное и своевременное внесение данных гарантирует:

• Защиту прав работника и корректный расчёт будущих пенсионных и страховых выплат.
• Соблюдение требований Трудового кодекса и избежание штрафов.
• Упрощённый контроль за стажем и условиями труда как со стороны работодателя, так и со стороны государственных органов.

При наличии электронных средств (ЭТК) процесс становится быстрее и менее подвержен ошибкам, однако в случае отсутствия доступа к Интернету или предпочтения бумажного формата, традиционный порядок заполнения остаётся актуальным.

Помните: запись в трудовой книжке делается только при наличии трудового договора. Если вы работаете у ИП по договору подряда – в трудовую книжку ничего не вносится.