Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и историю занятости гражданина․ Вопрос о необходимости её заполнения при приёме на работу актуален как для работодателей, так и для сотрудников․ Ниже подробно рассмотрим нормативные основания, исключения и практические рекомендации․
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 66) – устанавливает обязанность работодателя вести трудовую книжку (или электронный трудовой договор) и вносить в неё записи о приёме, переводе, увольнении и иных изменениях в трудовой деятельности․
- Федеральный закон от № 439-ФЗ «О трудовой книжке» – регламентирует порядок ведения бумажных и электронных трудовых книжек, а также переход на электронный формат с 2021 года․
- Постановление Правительства РФ от № 439 – уточняет требования к оформлению записей в трудовой книжке и электронном трудовом договоре․
Когда запись в трудовой книжке обязательна?
Согласно ст․ 66 ТК РФ, запись о приёме на работу должна быть внесена в трудовую книжку (или электронный трудовой договор) в следующих случаях:
- Если работник не имеет электронного трудового договора и ведёт бумажную трудовую книжку․
- Если работник выбрал бумажный формат трудовой книжки (заявление о выборе бумажного носителя подаётся работодателю)․
- Если работник переходит с электронного на бумажный формат (по своему желанию или в связи с изменениями в законодательстве)․
В этих ситуациях запись о приёме делается в течение пяти рабочих дней с даты начала трудовой деятельности (ст․ 66 ТК РФ)․
Когда запись в трудовой книжке не требуется?
- Электронный трудовой договор – с 2021 года работодатель обязан оформлять трудовые отношения в электронном виде через систему «Работа в России» (ЕГРЗ)․ Если сотрудник согласился на электронный формат и не подал заявление о ведении бумажной трудовой книжки, запись в бумажный документ не делается․
- Срочные договоры на срок до пяти дней – при оформлении краткосрочных работ (например, разовые подряды, сезонные работы, выполнение отдельных услуг) запись в трудовую книжку может не производиться, если сторонами согласовано иное (ст․ 66 ТК РФ, п․ 2)․ Однако следует помнить, что такие договоры всё равно должны быть оформлены письменно и отражены в кадровом учёте․
- Гражданско‑правовые договоры (ГПД) – если работа выполняется по договору подряда, авторского заказа или иного гражданско‑правового соглашения, трудовые отношения не возникают, соответственно запись в трудовую книжку не требуется․
- Работа по совместительству – при приёме на внутреннее совместительство запись делается только в основном месте работы; по совместительству запись в трудовую книжку не вносится (ст․ 282 ТК РФ)․
Особенности заполнения записи о приёме
Запись о приёме на работу должна содержать следующие реквизиты:
- Дата приёма (число, месяц, год)․
- Наименование организации (полное, как в учредительных документах)․
- Должность, профессия или специальность, на которую принят работник․
- Трудовой функционал (краткое описание обязанностей)․
- Номер и датa трудового договора (если оформлен)․
- Подпись уполномоченного лица (руководителя или специалиста отдела кадров) и печать организации (если предусмотрена)․
При переходе на электронный формат данные вносятся в личный кабинет сотрудника на портале «Работа в России»․ При этом бумажная трудовая книжка остаётся у сотрудника, но новые записи в неё не вносятся․
Последствия отсутствия записи
Несвоевременное или отсутствие внесения записи о приёме может повлечь:
- Административную ответственность работодателя (ст․ 5․27 КоАП РФ) – штраф от 30 000 до 50 000 рублей для должностных лиц и от 100 000 до 200 000 рублей для организаций․
- Сложности при подтверждении трудового стажа при назначении пенсии, получении социальных выплат или при трудоустройстве в новую организацию․
- Риск признания трудовых отношений недействительными в случае спора, если работник не сможет доказать факт занятости․
Практические рекомендации для работодателей
- Определить формат ведения трудовой книжки (бумажный или электронный) на основе заявления сотрудника․
- При приёме на работу оформить трудовой договор (письменно) и внести запись в трудовую книжку/электронный трудовой договор в течение пяти рабочих дней․
- Вести внутренний журнал учёта трудовых книжек и контролировать своевременность внесения записей․
- Обучать кадровых специалистов изменениям в законодательстве (особенно переходу на электронный формат)․
- При наличии сомнений – консультироваться с юристом или обращаться к официальным разъяснениям Минтруда и Роструда․
Запись в трудовой книжке при приёме на работу обязательна, если сотрудник ведёт бумажную трудовую книжку или не выбрал электронный формат․ При переходе на электронный трудовой договор запись в бумажный документ не требуется, но данные должны быть внесены в электронную систему․ Соблюдение этих правил гарантирует законность трудовых отношений, защищает права работника и снижает риски для работодателя․