В трудовой книжке фиксируються все существенные сведения о трудовой деятельности работника․ При избрании на выборную должность (например, председателя ТСЖ, общественного собрания, совета директоров и т․п․) запись в трудовой книжке обязательна, если должность считается должностью, входящей в штатное расписание организации, либо если работник продолжает исполнять свои обычные трудовые обязанности, но дополнительно получает выборную должность․
Что такое «выборная должность»?
Выборная должность – это должность, на которую работник избирается в результате голосования участников организации (ТСЖ, кооператива, совета директоров и т․п․)․ Примеры:
- Председатель ТСЖ
- Председатель совета директоров ООО
- Председатель комиссии по кадрам
- Секретарь общественного собрания
Такие должности обычно не являются должностями, которые автоматически включаются в штатное расписание, но при этом они могут быть закреплены в трудовом договоре как «дополнительная должность»․
Когда требуется запись в трудовой книжке?
Запись обязательна, если:
- Должность входит в штатное расписание организации․
- Работник продолжает исполнять свои обычные трудовые обязанности, но дополнительно получает выборную должность․
- Выборная должность фиксируется в трудовом договоре (или в отдельном соглашении)․
Если работник полностью отказывается от своей обычной должности и занимает только выборную должность, то запись в трудовой книжке может быть оформлена как «принят на работу по выборной должности»․
Как правильно оформить запись?
В трудовой книжке в разделе «Сведения о работе» вносится отдельная строка․ В ней указываются:
- Порядковый номер записи․
- Дата начала работы на выбранной должности․
- Наименование должности (например, «Председатель ТСЖ»)․
- Основание записи – протокол общего собрания, решение единственного участника, приказ и т․д․ (с указанием даты и номера документа)․
- Квалификация, специальность, профессия (если применимо)․
Пример записи:
№ 12 – – Председатель ТСЖ «Солнечный» – Протокол общего собрания участников ТСЖ от № 3 – Квалификация: юрист
Важные нюансы:
- В графе 3 указывается точное название должности․
- В графе 4 указывается документ, на основании которого работник был избран (протокол, решение, приказ)․
- Если должность не указана в трудовом договоре, но работник продолжает исполнять свои обычные обязанности, запись в трудовой книжке может быть сделана без изменения договора, но с указанием основания․
- Если должность является должностью, не включенной в штатное расписание, но работник продолжает работать в организации, запись может быть сделана как «дополнительная должность»․
Необходимые документы
Для оформления записи в трудовой книжке необходимо предоставить:
- Протокол общего собрания (или решение единственного участника) с указанием даты и номера․
- Трудовой договор (если должность закреплена в договоре)․
- Приказ о назначении (если должность назначена приказом)․
- Письмо от руководителя организации, подтверждающее назначение․
Все документы должны быть подписаны и, при необходимости, заверены печатью организации․
Особенности оформления при срочном трудовом договоре
Если работник принял на работу по срочному трудовому договору и одновременно избран на выборную должность, запись в трудовой книжке оформляется так же, как и при обычном договоре, но в графе 4 указывается документ о приёме на работу (протокол или приказ) с датой и номером․
Пример:
№ 15 – – Председатель ТСЖ «Зеленый» – Протокол общего собрания от № 1 – Квалификация: инженер
Что делать, если должность не входит в штатное расписание?
В этом случае запись в трудовой книжке может быть оформлена как «дополнительная должность» или «выполняет обязанности»:
№ 18 – – Выполняет обязанности председателя ТСЖ «Победа» – Протокол общего собрания от № 2 – Квалификация: юрист
Важно, чтобы в записи отражалась реальная должность и основание её назначения․
Как исправить ошибку в записи?
Если в трудовой книжке была допущена ошибка (неправильное название должности, неверный номер протокола), необходимо оформить исправление:
- Подготовить заявление о исправлении․
- Подписать заявление и приложить копию правильного протокола․
- Внести исправление в раздел «Сведения о работе» с указанием «Исправлено» и датой внесения․
Пример исправления:
№ 12 – – Председатель ТСЖ «Солнечный» – Протокол общего собрания от № 3 (Исправлено) – Квалификация: юрист
Практический пример: Председатель ТСЖ «Солнечный»
Допустим, Иванов Иван Иванович был избран председателем ТСЖ «Солнечный» на срок до 2028 года․ Он продолжает работать в компании «Энергия» в должности бухгалтера․ В трудовой книжке будет две записи:
- № 10 – – Бухгалтер – Трудовой договор № 5 от – Квалификация: бухгалтер
- № 12 – – Председатель ТСЖ «Солнечный» – Протокол общего собрания от № 3 – Квалификация: юрист
Таким образом, в трудовой книжке отражены обе функции, и работник может свободно переходить между ними․
Запись в трудовой книжке об избрании на выборную должность – это важный документ, подтверждающий официальное назначение и статус работника․ Следуя приведённым выше рекомендациям, вы сможете правильно оформить запись, избежать ошибок и обеспечить юридическую защиту своих прав․
Если у вас возникли вопросы или нужна помощь в оформлении документов, обратитесь к специалисту по трудовым отношениям или в отдел кадров вашей организации․