Срочный трудовой договор – это один из наиболее распространённых видов трудового договора в России, который может быть заключён на срок от одного дня до пяти лет․ Несмотря на то, что срок действия договора ограничен, работодатель обязан вести трудовую книжку сотрудника и вносить в неё записи о приёме и увольнении․ В этой статье мы подробно разберём, как правильно оформить запись в трудовой книжке при приёме по срочному трудовому договору, какие документы нужны, какие нюансы следует учитывать и какие ошибки часто допускают кадровые специалисты․
Что такое запись в трудовой книжке?
Запись в трудовой книжке – это официальная отметка, подтверждающая факт приёма на работу, его условия и дату увольнения․ Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, запись о приёме должна быть сделана в течение пяти рабочих дней с момента приёма, а запись об увольнении – в течение пяти рабочих дней с момента увольнения․
Когда нужна запись при срочном договоре?
Независимо от того, являеться ли договор бессрочным или срочным, законодательство требует ведения трудовой книжки․ В частности:
- Статья 66 ТК РФ: «Работодатель обязан сделать запись в трудовой книжке при найме сотрудника, проработавшего у него не менее 5 дней»․
- Статья 68 ТК РФ: «При приёме на работу работника, в трудовой книжке указывается его должность, специальность, квалификация, дата и номер приказа о приёме»․
Следовательно, при приёме по срочному договору запись в трудовой книжке обязательна, если сотрудник проработал в организации не менее пяти дней․
Что именно записывается?
Запись делается в графах 3 и 4 трудовой книжки:
- Графа 3 – Приём на работу
- Наименование организации․
- Наименование структурного подразделения (если указано в договоре)․
- Должность, специальность, квалификация․
- Дата и номер приказа о приёме (или иного решения работодателя)․
- Графа 4 – Увольнение
- Дата и номер приказа о расторжении договора․
- Указание причины увольнения (например, «истечение срока договора»)․
В случае срочного договора в записи обязательно указывается, что договор является срочным, а также его срок (начальная и конечная дата)․
Как оформить запись в бумажной трудовой книжке?
Для бумажной трудовой книжки запись делается вручную, но с соблюдением всех формальных требований:
- Подготовьте приёмный приказ (или распоряжение) с датой и номером․
- Заполните графу 3, указав все необходимые сведения․
- Подпишите и печатайте приказ․
- Сделайте копию приказа и сохраните в личном деле сотрудника․
- Внесите запись в трудовую книжку в течение пяти рабочих дней․
Важно: если сотрудник проработал в организации менее пяти дней, запись в трудовой книжке не требуется, но при этом необходимо оформить справку о приёме на работу․
Как оформить запись в электронной трудовой книжке?
С 2022 года в России действует электронная трудовая книжка․ Запись в ней делается через систему «Электронная трудовая книжка» (ЭТК)․ Процедура:
- Войдите в личный кабинет работодателя в системе ЭТК․
- Выберите сотрудника и перейдите в раздел «Записи»․
- Создайте новую запись, указав тип (приём) и дату․
- Заполните поля: название организации, подразделение, должность, квалификация, дата и номер приказа․
- Подтвердите запись и сохраните․
Запись в ЭТК должна быть сделана в первый рабочий день после приёма, но не позднее пяти рабочих дней․
Особенности записи при срочном договоре
- Указание срока договора – в записи обязательно указывается дата начала и окончания срочного договора․ Это важно для последующего расчёта трудового стажа и начисления отпускных․
- Повторный приём – если после окончания срочного договора сотрудник снова заключает новый срочный договор, запись в трудовой книжке должна быть повторной, с указанием нового срока․
- Совместительство – если сотрудник работает совместителем, запись в трудовой книжке не требуется, но при желании работника можно оформить справку о приёме․
- Отсутствие обязательного срока – законодательство не устанавливает минимальный срок срочного договора, но это не освобождает от обязательной записи․
- Неполное указание даты окончания договора․
Решение: всегда указывайте точные даты начала и окончания․ - Запись в трудовой книжке позже, чем в течение пяти рабочих дней․
Решение: планируйте запись сразу после приёма․ - Неучёт факта проработки менее пяти дней․
Решение: если сотрудник проработал меньше пяти дней, оформляйте справку о приёме․ - Неправильное указание номера приказа․
Решение: убедитесь, что номер приказа соответствует официальному документу․ - Запись в трудовой книжке при совместительстве без согласия работника․
Решение: уточняйте у сотрудника его пожелания․ - Трудовой договор (с указанием срока)․
- Приёмный приказ (или распоряжение)․
- Справка о приёме (если проработано менее пяти дней)․
- Копии документов, подтверждающих квалификацию (если применимо)․
- Паспорт сотрудника․
- Содержит ли запись все обязательные сведения (дата, номер приказа, должность, квалификация)․
- Соответствует ли срок договора указанному в трудовом договоре․
- Правильно ли указано подразделение (если в договоре указано)․
- Подписан ли приказ и печатан ли он․
- Соблюдайте сроки (пять рабочих дней)․
- Указывайте точные даты начала и окончания договора․
- Проверяйте наличие всех необходимых документов․
- При работе с электронными системами – убедитесь, что запись подтверждена в системе ЭТК․
- При сомнениях консультируйтесь с юристом или кадровым специалистом․
Частые ошибки и как их избежать
Список необходимых документов
Как проверить правильность записи?
После внесения записи в трудовую книжку проверьте:
Если вы обнаружите ошибку, исправьте её в течение 10 рабочих дней, сделав новую запись с указанием причины исправления․
Запись в трудовой книжке при приёме по срочному трудовому договору – это обязательный юридический акт, который защищает права работника и работодателя․ Чтобы избежать ошибок:
Ведение трудовой книжки – это не просто формальность, а важный элемент правовой защищённости обеих сторон․ Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете корректно оформить запись и избежать возможных претензий в будущем․