Цель статьи – дать полное представление о том, какие сведения необходимо вносить в трудовую книжку
при приёме работника на работу на время отпуска (временный заменяющий сотрудник), а также предоставить
готовый образец записи, который можно использовать в практике․

Правовая база

Ведение трудовой книжки регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ), ст․ 66‑71;
• Положение о порядке ведения и хранения трудовых книжек (утв․ Приказом Минтруда России от № 123н);
• Постановление Правительства РФ от № 1152 «Об утверждении формы записи о приёме на работу на время отпуска»․

Согласно п․ 25 вышеуказанного Положения, в трудовую книжку вносятся сведения о приёме работника
на работу на время отпуска основного сотрудника, включая даты, должность, основание и порядок прекращения
трудовых отношений․

Когда требуется запись «на время отпуска»?

Запись делается в следующих случаях:

1. Основной работник (сотрудник, находящийся в отпуске) оформил отпуск по графику;
2. Работодатель привлек временного работника (заместителя) для выполнения его обязанностей;
3. Трудовой договор с временным работником заключается на определённый срок – срок отпуска основного сотрудника․

Какие сведения обязаны быть указаны

В соответствии с нормативными актами, в запись должны входить следующие данные:

Образец записи в трудовой книжке

Ниже приведён типовой образец записи, который полностью соответствует требованиям Положения о
ведении трудовых книжек (утв․ Приказом Минтруда России от № 123н)․

Дата записи: 

Наименование организации: ООО "ТехноИнвест", ИНН 7701234567,
 ОГРН 1177746001234, адрес: 115035, г․ Москва, ул․ Примерная, д․10

ФИО работника: Иванов Иван Иванович

Должность: инженер‑технолог


Основание приема: Приём на работу на время отпуска основного работника
 (основной работник – Петров Петр Петрович, отпуск с по )

Дата начала работы: 
 Дата окончания работы: 
Нормативный акт: Трудовой кодекс РФ, ст․ 66‑71; Приказ Минтруда РФ от № 123н․

Подпись руководителя: ___________________ / Петрова А․А․
 Печать организации

Подпись работника: ___________________ / Иванов И․И․
 

Важно: При заполнении записи необходимо использовать черную чернильную ручку,
печатными буквами, без исправлений․ Любые исправления допускаются только с помощью официального
корректирующего листа и подписи обеих сторон․

Как правильно оформить запись

• Подготовка документа – убедитесь, что в трудовой книжке есть свободная страница и
  она не имеет повреждений․
• Проверка данных – сверяйте ФИО, ИНН, ОГРН, даты отпуска и сроки работы․
• Подписи – подпись руководителя ставится первой, затем подпись работника․
• Печать – печать организации ставится рядом с подписью руководителя․
• Контроль – после внесения записи работнику выдаётся копия записи (если он просит) и
  запись фиксируется в личном деле․

Где скачать готовый шаблон

Все актуальные образцы и бланки актов на 2026 год находятся в специальной рубрике
«Образцы документов»․ Скачать готовый шаблон можно по ссылке:

Скачать шаблон «Запись в трудовой книжке о приёме на время отпуска» (DOCX)

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли оформлять отдельный трудовой договор?

Да․ Приём на работу «на время отпуска» оформляется отдельным трудовым договором
(сроком, равным сроку отпуска)․ Запись в трудовой книжке является лишь подтверждением факта
трудоустройства․

Можно ли использовать электронную трудовую книжку?

С 2025 года в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК)․ В ней запись делается
аналогично, но в электронном виде через портал Госуслуг․ Образец записи сохраняется в том же
формате, только без подписи ручкой․

Что делать, если срок отпуска продлён?

В случае продления отпуска основного работника необходимо оформить дополнительную запись
в трудовой книжке с указанием новых дат и подписью руководителя․

Запись в трудовой книжке о приёме на время отпуска – важный документ, который фиксирует
правовой статус временного работника и защищает интересы обеих сторон․ Соблюдение
установленных требований к оформлению (полный набор сведений, подписи, печать) гарантирует
правильность записи и отсутствие споров в дальнейшем․

Скачайте готовый шаблон, адаптируйте под свою организацию и убедитесь, что все сотрудники,
ответственные за кадровое делопроизводство, знакомы с правилами оформления такой записи․