Вопрос о том, требуется ли делать запись в трудовой книжке при работе по договору, возникает у многих сотрудников и работодателей․ Ответ зависит от типа заключённого договора и от того, какие отношения фактически возникают между сторонами․ Ниже подробно рассмотрим все аспекты, связанные с этим вопросом, а также дадим практические рекомендации по оформлению записей в бумажной и электронной трудовой книжке (ЭТК)․
Какие договоры бывают и как они влияют на трудовую книжку
- Трудовой договор (ТД) – регулируется Трудовым кодексом РФ․ При его заключении возникают трудовые отношения, и запись в трудовой книжке обязательна при приёме, переводе и увольнении․
- Гражданско‑правовой договор (ГПХ) – включает договор подряда, договор оказания услуг, авторский договор и др․ Здесь стороны находятся в отношениях заказчик‑исполнитель, а не работник‑работодатель․ Запись в трудовой книжке не делается, если договор действительно носит гражданско‑правовой характер․
- Смешанные или «притворные» договоры – иногда работодатель оформляет ГПХ, а фактически сотруднику предоставляются условия трудового отношения (режим работы, подчинение внутреннему распорядку, оплата за отработанное время и т․д․)․ В таких случаях трудовая инспекция может признать отношения трудовыми и потребовать внесения записи в трудовую книжку․
Таким образом, ключевой критерий – наличие трудовых отношений, а не форма названия договора․
Что говорит законодательство и практика надзорных органов
Согласно ст․ 66 ТК РФ, трудовая книжка ведётся у всех работников, состоящих в трудовых отношениях с организацией․ Записи вносятся:
- при приёме на работу;
- при переводе на другую должность (внутри организации или в другую организацию);
- при увольнении․
Роструд в своих разъяснениях (письмо от № ПГ/12345) подчеркнул, что запись в трудовой книжке делается только при наличии трудового договора․ При ГПХ запись не требуется, однако если инспекция установит, что фактически отношения трудовые, работодатель обязан оформить трудовой договор и внести соответствующие записи․
Также стоит отметить, что с года введена обязательная ведение электронной трудовой книжки (ЭТК) в Пенсионном фонде РФ․ Записи в ЭТК делаются теми же основаниями, что и в бумажной книжке: при приёме, переводе и увольнении по трудовому договору․
Особенности оформления записей при разных типах договоров
Трудовой договор
- При приёме на работу вносится запись о профессии, должности, дате приёма и номере приказа о приёме․
- При переводе – запись о новой должности, подразделении, дате перевода и номере приказа․
- При увольнении – запись о причине увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, сокращению штата и т․д․) и дате расторжения договора․
- Запись заверяется подписью ответственного лица (обычно специалиста отдела кадров) и печатью организации․ Печать отдела кадров допустима, но не обязательна – главное, чтобы запись была заверена подписью уполномоченного лица․
Гражданско‑правовой договор
- Запись в трудовой книжке не делается․
- В случае необходимости подтверждения опыта работы (например, для поступления в вуз или при устройстве на новую работу) можно предоставить копию договора, актов сдачи‑приёмки работ, справки о выплаченном вознаграждении․
- Если работник хочет иметь запись в трудовой книжке, стороны могут оформить дополнительное соглашение о переводе на трудовой договор․ После этого вносится запись как при обычном приёме на работу․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
ЭТК ведётся в личном кабинете на сайте ПФР․ Процедура внесения записей аналогична бумажной:
- Работодатель направляет сведения о приёме, переводе или увольнении в ПФР через систему «Сведения о трудовой деятельности» (СТД)․
- Сотрудник получает уведомление и может проверить запись в своём личном кабинете;
- При необходимости можно запросить выписку из ЭТК (в виде PDF) для предоставления третьим лицам․
Важно: если работник работает по ГПХ, работодатель не подаёт сведения в ПФР о трудовой деятельности, так как таких отношений нет․
Как определить, нужен ли запись в вашем случае
Следующий алгоритм поможет быстро понять, требуется ли запись:
- Определите, какой договор вы заключили (трудовой или ГПХ)․
- Оцените фактические условия работы:
- Есть ли режим работы, установленный внутренними локальными актами?
- Вы подчиняетесь распорядку и указаниям руководителя?
- Оплата производится за отработанное время, а не за результат?
Если ответ «да» на большинство вопросов – вероятно, отношения трудовые, несмотря на форму договора․
- Если отношения трудовые – требуется запись в трудовой книжке (бумажной или ЭТК)․
- Если отношения гражданско‑правовые – запись не делается, но сохраняйте все документы, подтверждающие выполнение работы (договоры, акты, счета, справки о выплатах)․
Что делать, если запись не сделана, а она нужна
Ситуации, когда запись отсутствует, но по закону должна быть:
- При приёме на работу по трудовому договору – обратитесь к кадровой службе с требованием внести запись․ Если отказывают, можно подать жалобу в Роструд или в суд․
- При переводе или увольнении – аналогично, требуйте внесения записи и выдачи трудовой книжки с соответствующей отметкой․
- Ошибка в записи (неверная должность, дата и т․д․) – подавайте заявление об исправлении ошибки․ Работодатель обязан внести исправление в течение трёх рабочих дней и выдать вам обновленную трудовую книжку или выписку из ЭТК․
В случае ликвидации организации запись можно восстановить через государственный архив или через ПФР (запрос выписки из ЭТК)․
Практические советы для работников и работодателей
Для работников
- Всегда требуйте копию трудового договора и ознакомьтесь с его условиями․
- После приёма на работу проверьте, что в трудовой книжке (или в личном кабинете ПФР) сделана запись о приёме․
- При переходе на новую должность или увольнении требуйте соответствующую запись и заверенную копию трудовой книжки․
- Если работаете по ГПХ, сохраняйте все договоры, акты и платежные документы – они могут понадобиться при подтверждении опыта работы․
Для работодателей
- Чётко разграничивайте трудовые и гражданско‑правовые отношения при оформлении договоров․
- При оформлении трудового договора сразу готовьте приказ о приёме и инструкцию для кадровой службы о внесении записи в трудовую книжку (бумажную и ЭТК)․
- При переходе сотрудника с ГПХ на трудовой договор оформите дополнительное соглашение и внесите запись в трудовую книжку․
- Следите за своевременностью подачи сведений в ПФР (не позднее пяти рабочих дней с даты события)․
- Обеспечьте доступ сотрудников к выписке из ЭТК (через личный кабинет или по запросу)․
Запись в трудовой книжке не требуется при работе исключительно по гражданско‑правовому договору, если фактически отношения носят заказчик‑исполнительский характер․ При наличии трудовых отношений (трудовой договор или фактические признаки труда) запись обязательна как в бумажной трудовой книжке, так и в электронной․
Основные моменты, которые следует помнить:
- Трудовая книжка ведётся только при трудовых отношениях․
- ЭТК заменила бумажную книжку для большинства работников, но принцип внесения записей остался тем же․
- При сомнениях в характере отношений лучше проконсультироваться с юристом или обратиться в Роструд․
- Сохраняйте все подтверждающие документы (договоры, акты, справки) – они помогут доказать опыт работы в случае спора․
Соблюдение этих правил обеспечит корректное оформление трудового стажа и защитит ваши права при последующем трудоустройстве, получении пенсии или других социальных выплат․