Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность работника. При расторжении трудового договора (увольнении, соглашении сторон, истечении срока контракта и т.д.) в неё необходимо внести соответствующую запись. Ниже представлен пошаговый алгоритм заполнения, основанный на действующем трудовом законодательстве РФ.

Основные требования к записи в трудовой книжке

• Запись делается от руки черной или синей пастой, разборчивым почерком.
• Используются только официальные формулировки, установленные Трудовым кодексом РФ и Постановлением Правительства РФ от № 225.
• Запись оформляется в разделе «Сведения о работе» (обычно второй раздел книжки).
• После внесения записи ставится подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печать организации.

Что именно указывать при расторжении договора

В зависимости от основания прекращения трудового отношения запись имеет немного разный вид. Ниже приведены типовые формулировки для самых распространённых случаев.

Увольнение по инициативе работника (статья 80 ТК РФ)

1. Дата составления записи – день, следующий за днём увольнения.
2. Номер записи – последовательный номер в трудовой книжке.
3. Дата приёма на работу – как в предыдущей записи.
4. Дата увольнения – фактический последний день работы.
5. Основание – «Уволен по собственному желанию в соответствии со ст. 80 ТК РФ».
6. Номер и дата приказа об увольнении.
7. Подпись уполномоченного лица и печать организации.

Увольнение по инициативе работодателя (например, статья 81 ТК РФ)

1. Дата составления записи – день увольнения.
2. Номер записи – следующий за предыдущим.
3. Дата приёма на работу – как ранее.
4. Дата увольнения – последний день работы.
5. Основание – указывается конкретная статья ТК РФ (например, «Уволен в связи с ликвидацией организации в соответствии со ст. 81, п. 1 ТК РФ» или «Уволен за нарушение трудовой дисциплины (ст. 81, п. 6 ТК РФ)» и т.д.).
6. Номер и дата приказа об увольнении.
7. Подпись и печать.

Расторжение договора по соглашению сторон (статья 78 ТК РФ)

1. Дата записи – день, следующий за днём расторжения договора.
2. Номер записи – следующий номер.
3. Дата приёма на работу – как в предыдущей записи.
4. Дата расторжения – последний день работы, указанный в соглашении.
5. Основание – «Договор расторгнут по соглашению сторон в соответствии со ст. 78 ТК РФ».
6. Номер и дата приказа (или распоряжения) о расторжении договора.
7. Подпись уполномоченного лица и печать.

Истечение срока трудового договора (срочный контракт)

1. Дата записи – день, следующий за днём окончания срока.
2. Номер записи – следующий номер.
3. Дата приёма на работу – как ранее.
4. Дата увольнения – последний день действия договора.
5. Основание – «Трудовой договор прекращён в связи с истечением срока его действия в соответствии со ст. 79 ТК РФ».
6. Номер и дата приказа об окончании срока договора.
7. Подпись и печать.

Порядок внесения записи

1. Подготовьте трудовую книжку и приказ (распоряжение) о расторжении договора.
2. Откройте раздел «Сведения о работе» и найдите первую свободную строку.
3. Заполните поля последовательно:
   • № п/п – порядковый номер записи.
   • Дата – дата составления записи (обычно следующий день после увольнения).
   • Сведения о работе – указываются реквизиты организации (наименование, ИНН, ОГРН) и должность, которую занимал работник.
   • Дата приёма на работу – копируется из предыдущей записи.
   • Дата увольнения (или расторжения) – последний день работы.
   • Основание – формулировка согласно выбранному основанию (см. выше).
   • Номер и дата приказа – реквизиты документа, основывающегося на котором сделано увольнение.
4. После заполнения поставьте подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печать организации.
5. Проверьте запись на отсутствие ошибок и нечитаемых символов.

Чего следует избегать

• Не используйте сокращения, не предусмотренные нормативными актами (например, «увольн.» вместо «уволен»).
• Не оставляйте пустых строк между записями.
• Не вносите исправления путем зачёркивания; если ошибка допущена, следует оформить новую запись с пометкой «Недействительно» и сделать правильную запись ниже.
• Не ставьте личные подписи работника в трудовой книжке – только подпись уполномоченного представителя работодателя.

Полезные советы

• Перед внесением записи сверьте данные с личной карточкой сотрудника (форма Т-2) и приказом об увольнении.
• Если организация использует электронный кадровый документооборот, распечатайте приказ и заверьте его печатью перед внесением записи в бумажную трудовую книжку.
• После внесения записи выдайте трудовую книжку работнику под расписку.
• Храните копию приказа и запись в личном деле сотрудника в течение установленного срока (не менее 75 лет).

Соблюдение указанных правил гарантирует корректное оформление трудовой книжки при расторжении трудового договора и исключает возможные споры при последующем трудоустройстве или обращении в пенсионный фонд.