В современных условиях трудовых отношений‚ особенно с развитием цифровых технологий‚ вопросы ведения трудовой книжки у внешних совместителей вызывают множество споров и недопониманий. С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ а к 2026 году эта система стала стандартом для большинства работодателей. Однако для сотрудников‚ работающих по совместительству‚ существуют важные нюансы‚ которые необходимо учитывать при оформлении и ведении трудовой документации.

Что такое внешний совместитель и как он отличается от внутреннего?

Внешний совместитель — это работник‚ который выполняет дополнительную работу у другого работодателя на условиях трудового договора‚ при этом основное место работы у него уже есть. В отличие от внутреннего совместителя‚ который работает в той же организации‚ но по другой должности или в свободное от основной работы время‚ внешний совместитель трудится в другой компании.

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ‚ трудовая книжка является основным документом‚ подтверждающим трудовой стаж работника. Но как она оформляется‚ если человек уже имеет трудовую книжку по основному месту работы?

Можно ли вести трудовую книжку у внешнего совместителя?

Да‚ можно — но только в одном месте!

Согласно пункту 2 статьи 66 ТК РФ‚ трудовая книжка ведется только по месту основной работы. Это означает‚ что работодатель‚ нанимающий внешнего совместителя‚ не ведет и не должен вести новую трудовую книжку для такого сотрудника.

Вместо этого работодатель обязан:

• Вносить сведения о работе внешнего совместителя в электронную трудовую книжку (если сотрудник выбрал этот формат);
• Или‚ если сотрудник предпочитает бумажную книжку — предоставлять сведения о работе в электронном виде для передачи в СФР‚ но не вносить записи в бумажную книжку‚ находящуюся у сотрудника по месту основной работы.

Какие сведения вносятся в ЭТК при работе по совместительству?

С 2021 года все работодатели обязаны ежемесячно передавать в Социальный фонд России (СФР) сведения о трудовой деятельности своих сотрудников по форме ЕФС-1. Это касается и внешних совместителей.

В электронную трудовую книжку вносятся следующие данные:

1. Наименование работодателя (организации‚ ИП);
2. Дата приема на работу (внешнее совместительство);
3. Должность‚ профессия;
4. Основание для приема (трудовой договор);
5. Дата увольнения (если применимо);
6. Причина увольнения;
7. Номер и дата приказа о приеме/увольнении.

Эти сведения автоматически попадают в личный кабинет сотрудника на портале Госуслуги или в личный кабинет на сайте СФР. Сотрудник может в любое время проверить полноту и точность данных.

Что делать‚ если сотрудник хочет‚ чтобы запись о совместительстве была в бумажной трудовой книжке?

Здесь важно понимать: закон не позволяет работодателю вносить записи о совместительстве в бумажную трудовую книжку‚ если она находится у другого работодателя.

Если сотрудник настаивает на том‚ чтобы его работа по совместительству была отражена в бумажной книжке‚ у работодателя есть только два варианта:

1. Отказать — и объяснить‚ что это противоречит ТК РФ (ст. 66).
2. Предложить сотруднику подать заявление в СФР о переводе с электронной трудовой книжки на бумажную — но это возможно только в случае‚ если сотрудник еще не получил бумажную книжку по основному месту работы (например‚ если он впервые устраивается на работу в 2026 году).

Важно: если сотрудник уже имеет бумажную трудовую книжку по основному месту работы‚ то второй работодатель не имеет права вносить в нее записи — даже если сотрудник просит об этом.

Как оформить внешнего совместителя в 2026 году: пошаговая инструкция

Вот алгоритм действий для кадровика при приеме внешнего совместителя:

Шаг 1: Уточнить способ ведения трудовой книжки

Запросите у сотрудника:

• Сведения о наличии бумажной трудовой книжки;
• Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (если он еще не подавал его ранее);
• Сведения о месте основной работы (для сверки данных в СФР).

Шаг 2: Зарегистрировать сотрудника в системе СФР

В течение 1 рабочего дня после заключения трудового договора:

• Зарегистрируйте сотрудника в системе электронного документооборота СФР;
• Подайте сведения о приеме на работу по форме ЕФС-1.

Шаг 3: Не заполнять бумажную трудовую книжку

Не ставьте отметку в строке «Подано заявление» в бумажной трудовой книжке — она не применяется для внешних совместителей. Не вносите никаких записей в бумажную книжку‚ даже если сотрудник ее предоставил.

Шаг 4: Выдать копию приказа о приеме

Сотруднику необходимо выдать копию приказа о приеме на работу по совместительству — это подтверждение его трудовой деятельности и может понадобиться при оформлении пенсии‚ кредита‚ отпуска и т.д.

Шаг 5: При увольнении — подать сведения в СФР

В течение 1 рабочего дня после увольнения подайте в СФР сведения об увольнении по форме ЕФС-1. Сотрудник сможет увидеть эту запись в своем личном кабинете.

Частые ошибки работодателей

• Ошибка 1: Вносят запись о совместительстве в бумажную трудовую книжку сотрудника. — Это нарушение ТК РФ!
• Ошибка 2: Не подают сведения в СФР. — Штраф до 50 000 рублей для организации (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Ошибка 3: Считают‚ что совместитель должен сам передать запись в свою трудовую книжку. — Нет‚ это обязанность работодателя — передавать данные в СФР.
• Ошибка 4: Не проверяют‚ есть ли у сотрудника бумажная книжка. — Если есть — ЭТК не ведется‚ но сведения все равно передаются в СФР!

Преимущества электронной трудовой книжки для внешних совместителей

• Надежность: Данные не потеряются‚ не испортятся‚ не будут утеряны при смене работы.
• Доступность: Сотрудник может проверить стаж в любое время через Госуслуги.
• Прозрачность: Все записи подтверждены цифровой подписью работодателя и СФР.
• Удобство: При смене работы не нужно искать бумажную книжку — все данные в одном месте.
• Юридическая сила: Электронная трудовая книжка имеет ту же юридическую силу‚ что и бумажная.

В 2026 году трудовая книжка для внешнего совместителя, это не бумажный документ‚ а электронная запись в базе СФР. Работодатель не ведет и не должен вести трудовую книжку по месту совместительства. Его задача, своевременно и точно передавать сведения о трудовой деятельности в электронном виде.

Ключевые правила:

• Трудовая книжка ведется только по месту основной работы.
• Внешний совместитель — не исключение‚ а правило: все данные передаются в СФР.
• Ни в коем случае не вносите записи в бумажную трудовую книжку‚ находящуюся у сотрудника по другому месту работы.
• Электронная трудовая книжка — это законный‚ безопасный и удобный формат‚ который защищает как работника‚ так и работодателя.

Цифровизация трудовых отношений, это не тренд‚ а необходимость. Правильное ведение ЭТК для внешних совместителей — признак профессионализма кадровой службы и забота о правах сотрудника.

Если у вас остались вопросы, обратитесь к официальному сайту Социального фонда России или к консультанту по трудовому праву. Лучше перепроверить‚ чем получить штраф за нарушение ТК РФ.