Смена наименования организации (переименование, изменение организационно‑правовой формы, изменение профиля деятельности) – обычное явление в деловой практике. При этом необходимо правильно оформить запись в трудовых книжках всех работников, чтобы их трудовой стаж и права сохранялись без пробелов.
Правовая база
Основные нормативные акты, регламентирующие порядок внесения записей в трудовую книжку:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 80, 81, 84) – определяет обязательность ведения трудовой книжки и порядок внесения в неё изменений;
- Приказ Минтруда России № 3‑н от «Об утверждении формы трудовой книжки» – указывает, какие графы подлежат заполнению при изменении наименования организации;
- КонсультантПлюс (раздел «Запись в трудовой книжке при смене ЗАО в АО») – практические рекомендации и образцы записей;
- Коллективный договор (если он есть) – может содержать дополнительные требования к оформлению.
Кто обязан вносить запись и в какие сроки
- Работодатель (директор, главный бухгалтер или уполномоченный сотрудник кадровой службы) – обязан внести запись в трудовую книжку каждого работника, у которого на момент переименования действовал трудовой договор.
- Запись должна быть сделана не позднее 5 рабочих дней после официального вступления в силу нового названия (дата, указанная в приказе о переименовании).
- Если численность персонала превышает 100 человек, допускается использование штампа с новым названием, но каждый работник всё равно получает отдельную строку в графе 3 «Сведения о работе».
Порядок оформления записи в трудовой книжке
Запись вносится в третью графу раздела «Сведения о работе» (стр. 2‑3 трудовой книжки); При этом следует соблюдать следующие правила:
- Запись делается от руки чернильной ручкой (чёрный или синий цвет) либо штампом, если используется штамп.
- Текст записи не должен пересекать границы четвёртой графы (дата увольнения/перевода).
- В записи указываются:
- старое полное наименование организации;
- дата переименования (дата, с которой новое название считается действующим);
- новое полное наименование;
- номер и дату приказа, на основании которого произведено переименование.
- Запись подписывается руководителем организации (директором) и свидетелем (начальником отдела кадров).
Пример заполнения записи
Ниже – типовой образец записи, который можно адаптировать под конкретный случай.
ЗАО «Весна» с переименовано в ОАО «Весна». Основание: приказ № 45 от г. «О переименовании ЗАО «Весна» в ОАО «Весна»».
Если используется штамп, запись выглядит так:
- Штамп: «ОАО «Весна» (с )»;
- Под штампом – подпись директора и дата.
Как оформить запись при изменении профиля деятельности
Если переименование сопровождается сменой профиля (например, «ЗАО «Технопром» – производство сельскохозяйственной техники → «ЗАО «Технопром» – производство детских игрушек»), в запись дополнительно указывается:
- новый вид деятельности (по ОКВЭД);
- ссылка на приказ о смене профиля.
Пример:
ЗАО «Технопром» с переименовано в ЗАО «Технопром» и изменён профиль деятельности: с ОКВЭД 29.10 – производство сельскохозяйственной техники на ОКВЭД 32.40 – производство детских игрушек. Основание: приказ № 12 от г.
Использование штампа
Для крупных компаний часто применяют штамп, чтобы ускорить процесс. Требования к штампу:
- Размер штампа не превышает 30 × 10 мм (чтобы полностью помещаться в 3‑й графе).
- Штамп содержит:
- Новое полное наименование;
- Дата переименования;
- Номер приказа (можно указать в отдельной строке под штампом).
- После штампа ставится подпись руководителя и дата.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли менять запись, если переименована только дочерняя компания?
Да. Если работник официально трудоустроен в дочерней компании, а её юридическое название изменилось, запись в трудовой книжке должна отражать новое название.
Что делать, если запись была сделана с ошибкой?
Ошибка исправляется зачеркиванием (двойным крестом) и подписью того, кто вносил исправление, с указанием причины. Затем вносятся корректные данные.
Сохраняется ли коллективный договор после переименования?
Коллективный договор остаётся в силе, если в нём нет положения о прекращении действия при изменении наименования. При необходимости в договор вносятся изменения (пункт о новом названии) посредством отдельного соглашения.
Как отразить переименование в электронных трудовых книжках (ЭТК)?
В ЭТК запись вносится автоматически через систему «Единый государственный реестр записей в трудовых книжках» (ЕГРТК) после загрузки скана приказа о переименовании. Работодатель обязан загрузить документ в течение 5 рабочих дней.
Ошибки, которые могут привести к проблемам
- Не внесена запись в срок – работник может столкнуться с трудностями при подтверждении стажа.
- Запись размещена в неверной графе (например, в 4‑й графе «Дата увольнения»).
- Отсутствие подписи руководителя или указания номера приказа.
- Использование чернильных ручек разных цветов в одной записи (нарушает единообразие оформления).
Переименование организации – процесс, требующий внимательного документального оформления. Правильная запись в трудовой книжке гарантирует, что:
- Трудовой стаж сотрудника будет учитываться непрерывно;
- Все социальные гарантии (пенсия, отпуск, больничные) сохранятся;
- Работник избежит конфликтов с контролирующими органами и судебными разбирательствами.
Следуя изложенному порядку и опираясь на нормативные акты, вы сможете быстро и безошибочно оформить запись о смене названия предприятия в трудовых книжках.
Дата публикации: г. 09:52:10