При обращении в банк за кредитом, особенно при оформлении ипотеки или крупного займа, финансовая организация обязательно запросит документы, подтверждающие вашу платежеспособность и занятость․ Одним из таких ключевых документов является заверенная копия трудовой книжки․ От того, насколько правильно она оформлена, зависит скорость рассмотрения заявки и итоговое решение банка․
Что такое заверенная копия трудовой книжки?
Заверенная копия трудовой книжки — это точное воспроизведение всех страниц оригинала документа, на каждом из которых проставлена специальная отметка, подтверждающая подлинность копии․ Банку необходим этот документ для того, чтобы убедиться в стабильности вашего финансового положения, проверить стаж работы и отсутствие частой смены работодателей․
Общие правила и требования к заверению
Чтобы банк принял документ с первого раза и не запросил переделку, необходимо строго соблюдать актуальные требования к заверению․ Они регулируются государственными стандартами (в частности, ГОСТ Р 7․0․97-2016)․
Качество копирования
- Копия должна быть читаемой, без искажений, затемнений и обрезанных краев․
- Копируются все заполненные страницы трудовой книжки, а также сама титульная страница с ФИО и датой рождения работника․
- Пустые страницы (если они остались после последней записи) копировать не нужно․
Отметка о заверении на каждой странице
На каждом листе копии обязательно должна присутствовать следующая информация:
- Надпись «Верно» (допускается также слово «Копия верна», но «Верно» является предпочтительным по ГОСТу)․
- Должность лица, заверившего документ․
- Личная подпись заверителя․
- Расшифровка подписи (инициалы и фамилия)․
- Дата заверения․
Чаще всего заверением занимается сотрудник отдела кадров или главный бухгалтер (если в штате нет кадровика)․ В небольших организациях документ может заверить сам руководитель․
Печать организации
Печать должна проставляться так, чтобы она захватывала часть текста копии и подпись заверяющего лица․ Это защищает документ от подмены листов․ Если в организации есть несколько печатей, используется основная печать компании (для кадровых документов или общая печать)․
Главное правило для банка: отметка о месте нахождения оригинала
Это критически важный нюанс, на котором часто «спотыкаются» заявители․ Если копия трудовой книжки предоставляется внешнему получателю (в данном случае — банку), на последней странице копии обязательно должна быть проставлена дополнительная отметка:
«Подлинник документа находится в (наименование организации)»․
А также:
«Копия выдана по месту требования» (или конкретно: «Копия выдана в ПАО Сбербанк / ВТБ и т․д․»)․
Без этой фразы банк с высокой долей вероятности откажет в приеме документа, так как по правилам делопроизводства копия без указания места хранения оригинала считается заверенной только для внутреннего пользования организации․
Образец заверения: пошаговый разбор
Ниже приведен наглядный пример того, как должны выглядеть отметки на документе․
Образец отметки на каждой странице:
Верно
Инспектор по кадрам Подпись А․Б․ Иванова
Образец отметки на последней странице (после последней записи о приеме на работу):
Верно
Инспектор по кадрам Подпись А․Б․ Иванова
Подлинник документа находится в ООО «Ромашка»․
Копия выдана по месту требования․
Сразу под этой записью ставится печать ООО «Ромашка»․
Срок действия заверенной копии для ипотеки и кредита
Многие заемщики интересуются, сколько времени действительна заверенная копия․ Согласно правилам большинства банков:
- Заверенная копия трудовой книжки действительна в течение 30 календарных дней с момента ее заверения․
- Для ипотечных кредитов требования могут быть строже: некоторые банки сокращают этот срок до 14 дней․
Если вы уволились с работы, копия трудовой, заверенная работодателем, теряет свою силу в день увольнения, даже если 30 дней еще не прошло․ В этом случае для банка вам придется предоставлять оригинал трудовой книжки на руках (с записью об увольнении) либо выписку из электронной трудовой (если вы перешли на ЭТК)․
Что делать, если вы работаете по совместительству?
Если вы подаете документы в банк как совместитель, правила заверения остаются теми же; Однако банк обязательно обратит внимание на запись о том, что работа является совместительством․ Обратите внимание, что для подтверждения основного места работы вам также потребуется предоставить копию трудовой с основного места работы․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек․ Если вы перешли на ЭТК и у вас на руках нет бумажной книжки (или в ней стоит отметка о переходе на ЭТК), для банка вам необходимо будет предоставить:
- Выписку из сведений о трудовой деятельности за период с 2020 года․ Ее можно заказать через портал Госуслуг, личный кабинет на сайте ПФР (СФР) или у работодателя․
- Заверенную копию бумажной трудовой книжки за периоды до 2020 года (если в ней есть записи)․
Выписку из ЭТК работодатель также может заверить по тем же правилам, что и бумажную копию․
Частые ошибки, из-за которых банк отказывает в приеме копии
- Отсутствие печати или печать, которая не захватывает текст и подпись․
- Отсутствие даты заверения на страницах․
- Нечитаемые фрагменты текста (смазанный шрифт, полосы на ксероксе)․
- Пропущена фраза о месте нахождения оригинала (самая частая ошибка!)․
- Истекший срок действия копии на момент подачи заявки в банк․
- Сшивание страниц без надлежащего заверения на оборотной стороне сшива (если отдел кадров сшил документы, на месте скрепления должна стоять печать и подпись с указанием количества листов)․
Правильно заверенная копия трудовой книжки — это ваш пропуск к одобрению кредита․ Всегда заранее уточняйте требования конкретного банка к сроку действия документа и формулировкам заверения․ Если вы сомневаетесь в компетентности сотрудника отдела кадров вашей компании, покажите ему требования банка или попросите заверить документ с запасом (с указанием фразы о месте хранения оригинала и выдаче по месту требования)․ Это сэкономит ваше время и нервы при подаче кредитной заявки․