В этой статье мы подробно рассмотрим процесс записи в трудовой книжке при смене трудовой книжки, особенно в контексте перехода на электронные трудовые книжки в России. Мы разберем, что нужно знать, какие документы необходимы и как правильно оформить смену;

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что все организации обязаны вести трудовые книжки работников в электронном виде. Однако, даже в этот период, ситуации, когда необходимо заменить бумажную трудовую книжку, все еще возникают. Поэтому важно понимать, как правильно оформить смену.

Когда требуется замена бумажной трудовой книжки?

Замена бумажной трудовой книжки может потребоваться в следующих случаях:

• Утеря бумажной трудовой книжки: Если вы потеряли свою бумажную трудовую книжку.
• Истечение срока действия бумажной трудовой книжки: Хотя сейчас переходный период, бумажные трудовые книжки все еще могут быть выданы, и они имеют срок действия.
• Переход на электронную трудовую книжку: В процессе перехода на ЭТК, бумажная трудовая книжка может быть заменена на электронную.
• Изменение ФИО: При изменении фамилии, имени или отчества необходимо внести изменения в трудовую книжку.

Необходимые документы

Для замены бумажной трудовой книжки вам понадобятся следующие документы:

• Заявление на замену трудовой книжки: Заявление можно получить в отделе кадров вашей организации или скачать образец на сайте Госуслуг.
• Паспорт гражданина РФ: Для подтверждения вашей личности.
• Свидетельство о рождении (если паспорт не предоставляется): В некоторых случаях может потребоваться для подтверждения даты рождения.
• Справка об увольнении (если трудовая книжка была утеряна при увольнении): Поможет подтвердить факт увольнения.
• Электронная трудовая книжка (если она уже создана): Это ускорит процесс замены.

Процесс замены трудовой книжки

Процесс замены бумажной трудовой книжки обычно включает следующие шаги:
Подача заявления: Обратитесь в отдел кадров вашей организации и подайте заявление на замену трудовой книжки.
Предоставление документов: Предоставьте необходимые документы вместе с заявлением.
Внесение записи в трудовую книжку: Сотрудник отдела кадров внесет запись о замене трудовой книжки в вашу трудовую книжку. В записи будет указана причина замены (утеря, истечение срока действия и т.д.) и дата замены.
Получение новой трудовой книжки: После внесения записи вы получите новую бумажную трудовую книжку.

Запись в трудовой книжке при смене трудовой книжки: Что нужно указать?

В новой трудовой книжке необходимо сделать следующую запись:

В трудовую книжку [ФИО работника] № [Номер трудовой книжки] от [Дата выдачи старой трудовой книжки] в связи с [Причина замены] замена.

Например:

В трудовую книжку Иванова Ивана Ивановича № 12345 от в связи с утерей замена.

Электронная трудовая книжка: Переход на электронный вид

Важно помнить, что в России активно внедряется электронная трудовая книжка. Если ваша организация перешла на ЭТК, бумажная трудовая книжка может быть заменена на электронную. В этом случае, запись о замене в бумажной трудовой книжке будет содержать информацию о переходе на электронный вид.

Где можно получить информацию и помощь?

• Отдел кадров вашей организации: Лучший источник информации о процедуре замены трудовой книжки в вашей конкретной организации.
• Госуслуги: На сайте Госуслуг можно найти образцы заявлений и другую полезную информацию.
• Трудовая инспекция: В случае возникновения вопросов или споров, вы можете обратиться в трудовую инспекцию.

Замена бумажной трудовой книжки – это достаточно простая процедура, но важно правильно оформить все документы и внести необходимые записи. В связи с переходом на электронные трудовые книжки, стоит внимательно следить за изменениями в законодательстве и своевременно переходить на электронный вид. Помните, что ваша трудовая книжка – это важный документ, подтверждающий ваш трудовой стаж, поэтому важно бережно к ней относиться.

—

Важно помнить: Эта статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При возникновении сложных ситуаций рекомендуется обратиться к юристу.