При увольнении сотрудника в связи с сокращением штата (или численности) особое внимание следует уделить правильному оформлению записи в трудовой книжке. Ошибки в этой части могут привести к спорам с бывшим работником, штрафам со стороны трудовой инспекции и сложностям при последующем трудоустройстве.

Содержание

1. Нормативная база
2. Этапы увольнения при сокращении
3. Как оформить запись в трудовой книжке
4. Образец записи (пример заполнения)
5. Часто задаваемые вопросы

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 81, ст. 83, ст. 180‑181) – основания и порядок увольнения при сокращении.
• Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» – требования к ведению трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности».
• Приказ Минтруда России от № 585н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её заполнения».

Этапы увольнения при сокращении

1. Подготовка приказа о сокращении. Оформляется приказ по форме Т‑8 или в свободной форме, указывающий причину (сокращение штата/численности), перечень сокращаемых должностей и дату вступления в силу.
2. Уведомление сотрудников. За два месяца до предполагаемого увольнения работник получает письменное уведомление о предстоящем сокращении (ст. 180 ТК РФ).
3. Предложение альтернативной работы. Работодатель обязан предложить все доступные вакансии, соответствующие квалификации и состоянию здоровья сотрудника.
4. Оформление расчёта. Выплата среднего заработка за период уведомления, выходное пособие (в размере среднего месячного заработка) и, при наличии оснований, компенсация за неиспользованный отпуск.
5. Запись в трудовой книжке. Последний этап – внесение записи об увольнении.

Как оформить запись в трудовой книжке

Запись делается в разделе «Сведения о работе» (стр. 2‑3 трудовой книжки). Обязательные элементы:

• Дата записи – день, когда трудовая книжка передаётся работнику (обычно день увольнения).
• Номер записи – последовательный номер в трудовой книжке.
• Наименование организации – полное наименование работодателя (как в учредительных документах).
• Дата приёма на работу – день, когда сотрудник был принят на данную должность.
• Дата увольнения – последний день работы (как указано в приказе).
• Основание увольнения – формулировка, соответствующая ст. 81 ТК РФ: «Уволен в связи с сокращением штата (численности)».
• Номер и дата приказа – реквизиты приказа об увольнении (например, «Приказ № 123 от »).
• Подпись уполномоченного лица и печать организации (если печать используется).

Важно: запись должна быть чёткой, без исправлений и помарок. При необходимости исправить ошибку – зачёркиваем неправильный текст, ставим над ним правильный, подписываем и ставим дату исправления.

Образец записи (пример заполнения)

г. 
Запись № 27 
ООО «ТехноСервис» 
Принят на работу: г. 
Уволен: г. 
Основание увольнения: сокращение штата (ст. 81 ТК РФ). 
Приказ № 123 от г. 
Подпись: _____________________ / И.И. Иванов / 
М.П. (при наличии печати)

Если в трудовой книжке используется табличный формат, запись может выглядеть так:

Часто задаваемые вопросы

Можно ли указать в записи «сокращение численности» вместо «сокращение штата»?

Да. Оба понятия являются синонимами в контексте ст. 81 ТК РФ. Главно – точно указать, что увольнение связано с уменьшением числа работников.

Нужно ли ставить печать организации?

Согласно действующему законодательству, печать не является обязательным реквизитом трудовой книжки, если организация не использует её в своём документообороте. Однако многие кадровые службы по традиции ставят печать для дополнительной уверенности.

Что делать, если сотрудник отказывается принимать трудовую книжку?

В этом случае составляется акт об отказе от получения трудовой книжки (форма Т‑2). Книжка остаётся у работодателя, а сотруднику выдаётся справка о трудовой деятельности с указанием всех сведений, которые должны были быть внесены в книжку.

Как оформить запись, если сотрудник работал по совместительству?

Каждое место работы оформляется отдельной записью. В трудовой книжке основного места работы делается запись об увольнении по основному месту, а по совместительству – отдельная запись с указанием «Совместитель» и реквизитов соответствующего приказа.

Нужно ли вносить запись о выплате выходного пособия?

Нет. Выходное пособие и другие выплаты отражаются в расчётном листе и справке 2‑НДФЛ, а не в трудовой книжке.

Правильное заполнение трудовой книжки при увольнении из‑за сокращения – это не только формальность, но и гарантия защиты прав как работника, так и работодателя. Следуя установленному порядку, используя чёткие формулировки и указывая все необходимые реквизиты, вы минимизируете риск споров и штрафов со стороны государственных органов.

Если у вас остались вопросы по оформлению конкретных случаев (например, увольнение руководителя, работа во вредных условиях, перевод на другую должность), рекомендуем обратиться к юристу по трудовому праву или воспользоваться официальными разъяснениями Минтруда России.

Помните: аккуратность и внимание к деталям – ваш главный инструмент в кадровом делопроизводстве.