Трудовая книжка остаётся основным документом‚ подтверждающим трудовую деятельность гражданина․ Правильное заполнение записей в ней – обязанность работодателя‚ нарушение которой может привести к штрафам‚ сложностям при назначении пенсии и спорам в суде․ Ниже представлен подробный гид по оформлению записей при приёме на работу‚ переводе‚ увольнении и работе по совместительству‚ а также актуальные образцы‚ действующие с и актуальные в 2026 году․
Общие требования к ведению трудовой книжки - Записи делаются чернилами синего или чёрного цвета‚ без карандаша и корректирующих средств․
- Каждая запись состоит из четырёх колонок:
- № п/п (порядковый номер записи);
- Дата события (день‚ месяц‚ год);
- Наименование организации и её структурного подразделения;
- Содержание записи (должность‚ вид работы‚ основание – приказ‚ соглашение и т․д․)․
- В конце каждой записи ставится подпись уполномоченного лица (кадровик‚ руководитель) и печать организации (если она предусмотрена)․
- При электронной трудовой книжке (ЭТК) записи формируются в личном кабинете на портале «Работа в России» и заверяются электронной подписью работодателя․
Запись при приёме на работу (основное место работы) Что понадобится - Трудовой договор (или соглашение о приёме);
- Приказ о приёме на работу;
- Трудовая книжка сотрудника (или бланк вкладыша‚ если книжка отсутствует)․
Образец записи
ООО «ТехноСервис»‚ отдел разработки программного обеспечения
Принят на работу инженером-программистом 1 категории в соответствии с приказом № 45 от ․
Примечание: если сотрудник принимается на работу впервые (у него нет предыдущей записи)‚ номер записи начинается с «1»․ При наличии предыдущих записей нумерация продолжается․
Запись при переводе внутри организации Когда применяется
Перевод – изменение должности‚ профессии‚ структурного подразделения или места работы без расторжения трудового договора․
Необходимые документы - Приказ о переводе;
- Соглашение сторон о изменении условий трудового договора (если требуется)․
ООО «ТехноСервис»‚ отдел тестирования и качества
Переведён на должность ведущего инженера по тестированию в соответствии с приказом № 12 от ․
Запись при переводе в другую организацию
При переводе к другому работодателю трудовой договор с предыдущим работодателем расторгается‚ а в трудовой книжке делается запись об увольнении (см․ ниже) и затем новая запись о приёме на работу у нового работодателя․
Запись при увольнении Основания увольнения - По собственному желанию (ст․ 80 ТК РФ);
- По соглашению сторон (ст; 78 ТК РФ);
- По инициативе работодателя (ст․ 81 ТК РФ);
- Иные основания (выход на пенсию‚ переход на учёбу и т․д․)․
Общие правила оформления увольнения - Сделать запись об увольнении в последний день работы․
- Указать дату увольнения‚ основание (приказ № и дата) и формулировку‚ соответствующую статье ТК РФ․
- Поставить подпись уполномоченного лица и печать организации․
Образец записи при увольнении по собственному желанию
ООО «ТехноСервис»‚ отдел разработки программного обеспечения
Уволен по собственной инициативе в соответствии с заявлением от и приказом № 67 от ․
Образец записи при увольнении по инициативе работодателя (сокращение штата)
ООО «ТехноСервис»‚ отдел разработки программного обеспечения
Уволен в связи с сокращением штата в соответствии с приказом № 89 от (ст․ 81‚ п․ 2 ТК РФ)․
Запись о работе по совместительству
Совместительство допускается‚ если работник уже имеет основное место работы․ Запись о совместительстве делается в том же порядке‚ что и при приёме на работу‚ но с пометкой «совместительство»․
Образец записи о приёме на работу по совместительству
ИП «КреативДизайн»‚ отдел графического дизайна
Принят на работу дизайнером по совместительству в соответствии с приказом № 22 от ․
Важно: запись о совместительстве не влияет на стаж по основному месту работы‚ но учитывается при расчёте общего трудового стажа для назначения пенсии․
Исправление ошибок в трудовой книжке
Если обнаружена ошибка (неверная должность‚ дата‚ наименование организации)‚ её необходимо исправить согласно инструкции:
- Ошибочную запись зачёркивают одной тонкой линией так‚ чтобы текст остался читаемым․
- Сверху пишут исправленную запись․
- Под исправлением ставят подпись уполномоченного лица‚ дату исправления и печать организации․
- В случае электронной трудовой книжки исправление вносится через личный кабинет работодателя на портале «Работа в России» с указанием причины исправления․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С ведение трудовых книжек в электронной форме стало обязательным для всех работодателей‚ за исключением случаев‚ когда сотрудник выбирает бумажный вариант․ Основные преимущества ЭТК:
- Автоматическое формирование записей на основе кадровых приказов;
- Возможность мгновенного получения выписки из трудовой книжки;
- Снижение риска потери или повреждения документа;
При переходе с бумажной на электронную форму (или наоборот) необходимо сделать соответствующую запись в бумажной книжке: «Сведения о трудовой деятельности с г․ ведутся в электронной форме»․
Где скачать бланк и вкладыш в трудовую книжку
Актуальные бланки трудовой книжки и вкладыша можно бесплатно скачать на официальных сайтах:
- Портал «Работа в России» – раздел «Документы и бланки»;
- Сайт Министерства труда и социальной защиты РФ;
- Федеральная служба по труду и занятости (Роструд)․
При скачивании убедитесь‚ что версия бланка соответствует требованиям‚ действующим с (изменения касаются порядка нумерации записей и указания основания записи)․
Правильное оформление записей в трудовой книжке – залог законности кадровой деятельности и защиты прав сотрудников․ Следуя представленным образцам и соблюдая общие требования‚ работодатель минимизирует риски ошибок‚ штрафов и споров с работниками․ Не забывайте о возможности использования электронной трудовой книжки‚ которая значительно упрощает ведение трудовых записей и обеспечивает их сохранность․
Если у вас остались вопросы – обращайтесь к специалистам отдела кадров или юристу по трудовому праву․ Удачной работы!
- № п/п (порядковый номер записи);
- Дата события (день‚ месяц‚ год);
- Наименование организации и её структурного подразделения;
- Содержание записи (должность‚ вид работы‚ основание – приказ‚ соглашение и т․д․)․
Что понадобится - Трудовой договор (или соглашение о приёме);
- Приказ о приёме на работу;
- Трудовая книжка сотрудника (или бланк вкладыша‚ если книжка отсутствует)․
Образец записи
ООО «ТехноСервис»‚ отдел разработки программного обеспечения
Принят на работу инженером-программистом 1 категории в соответствии с приказом № 45 от ․
Примечание: если сотрудник принимается на работу впервые (у него нет предыдущей записи)‚ номер записи начинается с «1»․ При наличии предыдущих записей нумерация продолжается․
Запись при переводе внутри организации Когда применяется
Перевод – изменение должности‚ профессии‚ структурного подразделения или места работы без расторжения трудового договора․
Необходимые документы - Приказ о переводе;
- Соглашение сторон о изменении условий трудового договора (если требуется)․
ООО «ТехноСервис»‚ отдел тестирования и качества
Переведён на должность ведущего инженера по тестированию в соответствии с приказом № 12 от ․
Запись при переводе в другую организацию
При переводе к другому работодателю трудовой договор с предыдущим работодателем расторгается‚ а в трудовой книжке делается запись об увольнении (см․ ниже) и затем новая запись о приёме на работу у нового работодателя․
Запись при увольнении Основания увольнения - По собственному желанию (ст․ 80 ТК РФ);
- По соглашению сторон (ст; 78 ТК РФ);
- По инициативе работодателя (ст․ 81 ТК РФ);
- Иные основания (выход на пенсию‚ переход на учёбу и т․д․)․
Общие правила оформления увольнения - Сделать запись об увольнении в последний день работы․
- Указать дату увольнения‚ основание (приказ № и дата) и формулировку‚ соответствующую статье ТК РФ․
- Поставить подпись уполномоченного лица и печать организации․
Образец записи при увольнении по собственному желанию
ООО «ТехноСервис»‚ отдел разработки программного обеспечения
Уволен по собственной инициативе в соответствии с заявлением от и приказом № 67 от ․
Образец записи при увольнении по инициативе работодателя (сокращение штата)
ООО «ТехноСервис»‚ отдел разработки программного обеспечения
Уволен в связи с сокращением штата в соответствии с приказом № 89 от (ст․ 81‚ п․ 2 ТК РФ)․
Запись о работе по совместительству
Совместительство допускается‚ если работник уже имеет основное место работы․ Запись о совместительстве делается в том же порядке‚ что и при приёме на работу‚ но с пометкой «совместительство»․
Образец записи о приёме на работу по совместительству
ИП «КреативДизайн»‚ отдел графического дизайна
Принят на работу дизайнером по совместительству в соответствии с приказом № 22 от ․
Важно: запись о совместительстве не влияет на стаж по основному месту работы‚ но учитывается при расчёте общего трудового стажа для назначения пенсии․
Исправление ошибок в трудовой книжке
Если обнаружена ошибка (неверная должность‚ дата‚ наименование организации)‚ её необходимо исправить согласно инструкции:
- Ошибочную запись зачёркивают одной тонкой линией так‚ чтобы текст остался читаемым․
- Сверху пишут исправленную запись․
- Под исправлением ставят подпись уполномоченного лица‚ дату исправления и печать организации․
- В случае электронной трудовой книжки исправление вносится через личный кабинет работодателя на портале «Работа в России» с указанием причины исправления․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С ведение трудовых книжек в электронной форме стало обязательным для всех работодателей‚ за исключением случаев‚ когда сотрудник выбирает бумажный вариант․ Основные преимущества ЭТК:
- Автоматическое формирование записей на основе кадровых приказов;
- Возможность мгновенного получения выписки из трудовой книжки;
- Снижение риска потери или повреждения документа;
При переходе с бумажной на электронную форму (или наоборот) необходимо сделать соответствующую запись в бумажной книжке: «Сведения о трудовой деятельности с г․ ведутся в электронной форме»․
Где скачать бланк и вкладыш в трудовую книжку
Актуальные бланки трудовой книжки и вкладыша можно бесплатно скачать на официальных сайтах:
- Портал «Работа в России» – раздел «Документы и бланки»;
- Сайт Министерства труда и социальной защиты РФ;
- Федеральная служба по труду и занятости (Роструд)․
При скачивании убедитесь‚ что версия бланка соответствует требованиям‚ действующим с (изменения касаются порядка нумерации записей и указания основания записи)․
Правильное оформление записей в трудовой книжке – залог законности кадровой деятельности и защиты прав сотрудников․ Следуя представленным образцам и соблюдая общие требования‚ работодатель минимизирует риски ошибок‚ штрафов и споров с работниками․ Не забывайте о возможности использования электронной трудовой книжки‚ которая значительно упрощает ведение трудовых записей и обеспечивает их сохранность․
Если у вас остались вопросы – обращайтесь к специалистам отдела кадров или юристу по трудовому праву․ Удачной работы!
Образец записи
ООО «ТехноСервис»‚ отдел разработки программного обеспечения
Принят на работу инженером-программистом 1 категории в соответствии с приказом № 45 от ․
Примечание: если сотрудник принимается на работу впервые (у него нет предыдущей записи)‚ номер записи начинается с «1»․ При наличии предыдущих записей нумерация продолжается․
Запись при переводе внутри организации Когда применяется
Перевод – изменение должности‚ профессии‚ структурного подразделения или места работы без расторжения трудового договора․
Необходимые документы - Приказ о переводе;
- Соглашение сторон о изменении условий трудового договора (если требуется)․
ООО «ТехноСервис»‚ отдел тестирования и качества
Переведён на должность ведущего инженера по тестированию в соответствии с приказом № 12 от ․
Запись при переводе в другую организацию
При переводе к другому работодателю трудовой договор с предыдущим работодателем расторгается‚ а в трудовой книжке делается запись об увольнении (см․ ниже) и затем новая запись о приёме на работу у нового работодателя․
Запись при увольнении Основания увольнения - По собственному желанию (ст․ 80 ТК РФ);
- По соглашению сторон (ст; 78 ТК РФ);
- По инициативе работодателя (ст․ 81 ТК РФ);
- Иные основания (выход на пенсию‚ переход на учёбу и т․д․)․
Общие правила оформления увольнения - Сделать запись об увольнении в последний день работы․
- Указать дату увольнения‚ основание (приказ № и дата) и формулировку‚ соответствующую статье ТК РФ․
- Поставить подпись уполномоченного лица и печать организации․
Образец записи при увольнении по собственному желанию
- По собственному желанию (ст․ 80 ТК РФ);
- По соглашению сторон (ст; 78 ТК РФ);
- По инициативе работодателя (ст․ 81 ТК РФ);
- Иные основания (выход на пенсию‚ переход на учёбу и т․д․)․
Общие правила оформления увольнения - Сделать запись об увольнении в последний день работы․
- Указать дату увольнения‚ основание (приказ № и дата) и формулировку‚ соответствующую статье ТК РФ․
- Поставить подпись уполномоченного лица и печать организации․
Образец записи при увольнении по собственному желанию
ООО «ТехноСервис»‚ отдел разработки программного обеспечения
Уволен по собственной инициативе в соответствии с заявлением от и приказом № 67 от ․
Образец записи при увольнении по инициативе работодателя (сокращение штата)
ООО «ТехноСервис»‚ отдел разработки программного обеспечения
Уволен в связи с сокращением штата в соответствии с приказом № 89 от (ст․ 81‚ п․ 2 ТК РФ)․
Запись о работе по совместительству
Совместительство допускается‚ если работник уже имеет основное место работы․ Запись о совместительстве делается в том же порядке‚ что и при приёме на работу‚ но с пометкой «совместительство»․
Образец записи о приёме на работу по совместительству
ИП «КреативДизайн»‚ отдел графического дизайна
Принят на работу дизайнером по совместительству в соответствии с приказом № 22 от ․
Важно: запись о совместительстве не влияет на стаж по основному месту работы‚ но учитывается при расчёте общего трудового стажа для назначения пенсии․
Исправление ошибок в трудовой книжке
Если обнаружена ошибка (неверная должность‚ дата‚ наименование организации)‚ её необходимо исправить согласно инструкции:
- Ошибочную запись зачёркивают одной тонкой линией так‚ чтобы текст остался читаемым․
- Сверху пишут исправленную запись․
- Под исправлением ставят подпись уполномоченного лица‚ дату исправления и печать организации․
- В случае электронной трудовой книжки исправление вносится через личный кабинет работодателя на портале «Работа в России» с указанием причины исправления․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С ведение трудовых книжек в электронной форме стало обязательным для всех работодателей‚ за исключением случаев‚ когда сотрудник выбирает бумажный вариант․ Основные преимущества ЭТК:
- Автоматическое формирование записей на основе кадровых приказов;
- Возможность мгновенного получения выписки из трудовой книжки;
- Снижение риска потери или повреждения документа;
При переходе с бумажной на электронную форму (или наоборот) необходимо сделать соответствующую запись в бумажной книжке: «Сведения о трудовой деятельности с г․ ведутся в электронной форме»․
Где скачать бланк и вкладыш в трудовую книжку
Актуальные бланки трудовой книжки и вкладыша можно бесплатно скачать на официальных сайтах:
- Портал «Работа в России» – раздел «Документы и бланки»;
- Сайт Министерства труда и социальной защиты РФ;
- Федеральная служба по труду и занятости (Роструд)․
При скачивании убедитесь‚ что версия бланка соответствует требованиям‚ действующим с (изменения касаются порядка нумерации записей и указания основания записи)․
Правильное оформление записей в трудовой книжке – залог законности кадровой деятельности и защиты прав сотрудников․ Следуя представленным образцам и соблюдая общие требования‚ работодатель минимизирует риски ошибок‚ штрафов и споров с работниками․ Не забывайте о возможности использования электронной трудовой книжки‚ которая значительно упрощает ведение трудовых записей и обеспечивает их сохранность․
Если у вас остались вопросы – обращайтесь к специалистам отдела кадров или юристу по трудовому праву․ Удачной работы!