Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж, квалификацию и право на социальные выплаты․ Учителя, как и другие работники, обязаны вести её в соответствии с нормативными актами РФ․ В статье рассмотрим, какие ситуации требуют особого подхода к записи, какие документы нужны и как правильно оформить запись как в бумажной, так и в электронной трудовой книжке․

Нормативно‑правовая база

Все правила заполнения трудовых книжек закреплены в Постановлении Минтруда РФ от 10 октября 2003 г․ № 69 «Об утверждении Положения о порядке ведения трудовых книжек»․ С 2021 года в большинстве организаций применяется электронная трудовая книжка (ЭТК), однако в некоторых случаях (например, при работе в школах, где ещё сохраняются бумажные формы) используется традиционный бумажный вариант․

Ключевые положения, которые необходимо учитывать:

• Записи делаются только специалистом по кадрам или уполномоченным лицом․
• Для каждой записи требуется оригинал приказа (или другого документа, подтверждающего факт трудоустройства, повышения, перевода и т․п․)․
• С 2023 года бумажные трудовые книжки оформляются на новых бланках, соответствующих требованиям Минтруда․

Когда учителю требуется особая запись?

Существует несколько типичных ситуаций, когда запись в трудовой книжке может вызвать вопросы:

1. Перевод в другую школу (в том же муниципалитете или в другой регион)․
2. Временное отстранение от должности (отпуск без сохранения места работы, командировка, учеба)․
3. Повышение квалификации (получение новой категории, звания «учитель-методист», «воспитатель»)․
4. Работа по совместительству (вторая работа в другой школе или в образовательном учреждении)․
5. Окончание трудового договора (переход на срочный/бессрочный, увольнение, выход на пенсию)․

Какие документы нужны для записи?

Для каждой из перечисленных ситуаций требуется определённый пакет документов․ Ниже – типовой список․

Пошаговый порядок заполнения записи

Подготовка

1. Соберите все необходимые документы (см․ пункт 3)․
2. Убедитесь, что приказ подписан руководителем организации и учителем (если требуется)․
3. Проверьте, что в приказе указаны все обязательные реквизиты:
   • Дата составления приказа․
   • Номер приказа․
   • Полные ФИО работника․
   • Должность, на которую принимаеться (или с которой переводится) учитель․
   • Срок действия (для срочных договоров)․

Оформление в бумажной трудовой книжке

4. Откройте страницу, предназначенную для записи (обычно это следующая свободная строка);
5. Запишите данные в следующем порядке (по образцу из Постановления № 69):
   • Дата (день, месяц, год) – дата вступления в силу приказа․
   • Номер приказа․
   • Наименование организации (полное название школы, её ИНН и ОКПО)․
   • Должность (например, «учитель истории 10‑го класса»)․
   • Основание (например, «приказ № 123 от г․ о переводе»)․
   • Подпись руководителя организации․
   • Подпись учителя (при необходимости)․
6. Проверьте запись на отсутствие ошибок и подпишите её в присутствии учителя․
7. Сделайте копию страницы (для архива отдела кадров)․

Оформление в электронной трудовой книжке (ЭТК)

7. Войдите в систему Госуслуги или в специализированную платформу ЭТК (в зависимости от того, где работает школа)․
8. Выберите пункт «Добавить запись» и загрузите скан‑копию приказа․
9. Заполните электронные поля, аналогичные бумажному образцу (дата, номер приказа, должность, основание)․
10. Подтвердите запись электронной подписью руководителя (или через квалифицированный сертификат)․
11. Система автоматически отправит уведомление учителю․ Учитель может проверить запись в личном кабинете․

Часто встречающиеся ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи руководителя․ Без подписи запись считается недействительной․
• Неправильный формат даты․ В бумажной книжке используется «ДД․ММ․ГГГГ», в ЭТК – ISO‑формат (ГГГГ‑ММ‑ДД)․
• Не указана причина записи․ В поле «Основание» обязательно писать «приказ № … от …»․
• Запись сделана в неправильном разделе․ В трудовой книжке есть отдельные разделы для «приёма», «перевода», «увольнения» – выбирайте соответствующий․
• Отсутствие оригинала приказа в архиве кадров․ Храните оригиналы в отделе кадров минимум 5 лет․

Примеры записей

Перевод в другую школу

 № 45/2026
Школа № 12, г․ Москва, ИНН 7701234567
Учитель истории 10‑го класса
Основание: приказ № 45/2026 от г․ о переводе
Подп․ директора ______________________

Повышение квалификации

 № 112/2026Школа № 5, г․ Санкт‑Петербург, ИНН 7809876543
Учитель математики, категория «Вторая»
Основание: приказ № 112/2026 от г․ о повышении квалификации
Подп․ директора ______________________

Электронная запись (скриншот условный)

В системе ЭТК поле «Дата» – 2026‑03‑20, «Номер приказа» – 78/2026, «Организация» – «Гимназия № 3, г․ Казань», «Должность» – «учитель английского языка», «Основание» – «приказ № 78/2026 от г․ о приёме на работу», «Подпись руководителя» – электронная подпись․

Что делать, если запись уже сделана неверно?

1. Соберите оригиналы всех документов, подтверждающих правильные данные․
2. Подайте в отдел кадров заявление о внесении исправлений в трудовую книжку․
3. Руководитель издаёт приказ об исправлении записи, в котором указываются:
   • Что именно исправляется (дата, номер приказа, должность)․
   • Ссылка на первоначальный приказ․
4. В бумажной книжке старую запись зачеркивается двойной линией, рядом ставится подпись руководителя и указание «Исправлено»․
5. В ЭТК запись редактируется через функцию «Изменить запись», прилагая новый приказ․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли делать запись, если учитель работает по совместительству?

Да․ Для совместительства оформляется отдельный приказ, и в трудовую книжку вносится запись о «совместительстве», где указывается должность, процент занятости и срок действия договора․

Можно ли самостоятельно вписать запись без участия кадровика?

Нет․ По закону запись в трудовую книжку может делать только уполномоченное лицо – специалист по кадрам или руководитель организации․ Самостоятельные записи считаются недействительными․

Как оформить запись, если учитель переходит в частную школу, где пока нет ЭТК?

В этом случае используется традиционный бумажный бланк, оформляемый в соответствии с Положением № 69․ Приём в частную школу фиксируется приказом директора, который затем вносится в трудовую книжку․

Что делать, если в школе ещё используют старый бланк трудовой книжки?

С 2023 года обязательным считается использование новых бланков, однако в случае отсутствия новых бланков допускается временно использовать старый, при условии, что запись полностью соответствует требованиям Положения № 69․ При первой возможности следует перейти на новые бланки․

Запись в трудовой книжке учителя – процесс, требующий точного соблюдения нормативных требований и наличия полного пакета документов․ С 2021 года большинство школ переходят на электронные трудовые книжки, но бумажные формы всё ещё актуальны․ Следуя пошаговой инструкции, проверяя подписи и корректность данных, вы избежите ошибок, которые могут повлиять на стаж, пенсию и социальные выплаты․

Помните: правильная запись – залог надёжного подтверждения вашего профессионального пути․