В современной кадровой практике часто возникает необходимость привлекать временных сотрудников для замещения работников, находящихся в отпуске по беременности и родам (ОБиР) или в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет. Такой подход позволяет сохранить производственный процесс, не нарушая прав основного сотрудника на возвращение на должность. Одним из ключевых аспектов оформления таких кадровых решений является правильная запись в трудовой книжке временного работника.
Обязан ли работодатель вносить запись в трудовую книжку?
Да, работодатель обязан внести запись о приеме на работу временного сотрудника в трудовую книжку, это требование закреплено в Трудовом кодексе РФ (ст. 66 ТК РФ) и Правилах ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ № 225 от .
Несмотря на то, что трудовой договор заключен на определенный срок (до выхода основного работника), это не освобождает работодателя от обязанности документировать трудовую деятельность временного сотрудника. Отказ от внесения записи может повлечь за собой:
- нарушение прав работника на официальное подтверждение стажа;
- штрафы со стороны трудовой инспекции;
- проблемы при оформлении пенсии или других социальных выплат.
Как правильно оформить запись в трудовой книжке?
Запись о приеме на работу временного сотрудника вносится в раздел «Работа по трудовому договору» трудовой книжки. При этом не требуется указывать, что договор является срочным или что работник замещает декретницу.
Формулировка записи должна быть следующей:
- Дата приема, число, месяц, год (например, 15 марта 2026 г.).
- Наименование должности — точно так же, как в штатном расписании (например, «Бухгалтер»).
- Наименование организации — полное наименование работодателя (например, «Общество с ограниченной ответственностью «Светлый путь»).
- Основание для приема — указывается номер и дата приказа о приеме на работу (например, «Принят на работу по приказу № 45 от »).
Пример записи в трудовой книжке:
15 марта 2026 г. — принят на работу в должности бухгалтера в ООО «Светлый путь» по приказу № 45 от .
Важно! Не следует писать такие формулировки, как:
- «Принят на время отпуска по беременности и родам Ивановой И.И.»;
- «Временно на должность бухгалтера вместо декретницы»;
- «По срочному трудовому договору».
Эти уточнения не являются обязательными и могут ввести в заблуждение при последующем анализе трудового стажа. Согласно разъяснениям Минтруда и КонсультантПлюс, в трудовой книжке указывается только факт приема на работу, а не условия ее прекращения.
Что делать с окончанием срочного договора?
Когда основной работник выходит из отпуска по уходу за ребенком, срочный трудовой договор автоматически прекращается (ст. 79 ТК РФ). В этом случае в трудовую книжку вносится запись об увольнении по пункту 2 части 1 статьи 77 ТК РФ — «по истечении срока трудового договора».
Пример записи об увольнении:
15 сентября 2026 г. — трудовой договор прекращен по пункту 2 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации (по истечении срока трудового договора).
Важно! Не нужно вносить в трудовую книжку информацию о том, что увольнение произошло «в связи с выходом декретницы». Это также необязательно и может быть расценено как нарушение конфиденциальности персональных данных.
Чем отличается временный перевод от приема на работу?
Нередко возникает путаница между временным переводом и приемом на работу.
- Временный перевод — это перемещение уже существующего сотрудника на должность декретницы (например, перевод бухгалтера с одного отдела на другое место). В этом случае запись в трудовую книжку не вносится.
- Прием на работу, это привлечение нового сотрудника, который ранее не работал в организации. В этом случае запись обязательна.
Если вы приняли нового сотрудника на должность, ранее занимаемую декретницей, это прием на работу, а не перевод. Запись в трудовую книжку делается.
Особенности при ведении электронной трудовой книжки
С 2020 года в России активно переходят на электронные трудовые книжки (ЭТК). В этом случае все записи о приеме и увольнении вносятся работодателем в информационную систему Пенсионного фонда РФ (ПФР) через личный кабинет работодателя.
Формулировки записей в ЭТК идентичны бумажным: без указания причин срочности договора. Главное — своевременно и точно передать данные в ПФР. Система автоматически формирует запись на основе приказа о приеме и увольнении.
Что делать, если декретница не выходит на работу?
Иногда основной работник решает не возвращаться на работу — например, увольняется по собственному желанию или уходит в отпуск по уходу за вторым ребенком. В этом случае временный работник может быть оформлен на постоянную должность.
Для этого необходимо:
- Издать приказ о продлении срока трудового договора или о заключении нового — бессрочного договора;
- Внести в трудовую книжку новую запись о переводе на постоянную работу (если договор был срочным и теперь становится бессрочным).
Пример записи при переводе на постоянную должность:
20 октября 2026 г. — трудовой договор продлен на неопределенный срок, должность, бухгалтер, по приказу № 89 от .
Практические рекомендации для кадровиков
- Всегда оформляйте приказ о приеме на работу — он является основанием для внесения записи в трудовую книжку.
- Не указывайте в трудовой книжке причину срочности договора — это не требуется законом и может создать риски.
- Своевременно вносите записи, не позднее 5 рабочих дней с даты приема или увольнения.
- Сохраняйте копии приказов — они подтверждают законность внесенных записей.
- При переходе на ЭТК — убедитесь, что все данные переданы в ПФР через личный кабинет работодателя.
Запись в трудовой книжке о приеме на работу временного сотрудника на период декретного отпуска — это не формальность, а обязанность работодателя, направленная на защиту прав работника и соблюдение трудового законодательства. Правильно оформленная запись обеспечивает легитимность трудового стажа, упрощает оформление пенсий и избегает конфликтов с контролирующими органами.
Помните: в трудовой книжке фиксируется факт трудовой деятельности, а не причины ее временного характера. Детали срочного договора — это внутренний кадровый документ, который не должен отражаться в трудовой книжке.
Соблюдение этих правил позволит вам избежать ошибок, штрафов и юридических рисков, а также обеспечит прозрачность и законность кадровых процессов в вашей организации.