Одним из самых распространённых вопросов как для работодателей, так и для сотрудников является: делается ли запись в трудовой книжке при заключении трудового договора? Ответ однозначен, да, запись в трудовую книжку обязательна, если трудовой договор заключён на основании Трудового кодекса Российской Федерации и работа является для сотрудника основной.
Почему запись в трудовой книжке обязательна?
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка — это основной документ, удостоверяющий трудовой стаж работника. Именно в ней фиксируются все ключевые события трудовой деятельности: приём на работу, переводы, увольнение, награды и другие значимые факты.
Когда запись в трудовую книжку обязательна?
Запись в трудовую книжку делается в следующих случаях:
- При заключении бессрочного трудового договора, обязательно.
- При заключении срочного трудового договора — тоже обязательно, если работа является для работника основной (т.е. он не имеет другого основного места работы).
- При повторном приёме на работу — запись делается, даже если работник был уволен накануне.
- При работе по совместительству — запись вносится только по письменному заявлению работника.
Важно! Даже если трудовой договор заключён на 1 день, на 1 месяц или на 3 месяца — запись в трудовую книжку должна быть сделана. Исключение — только если работник трудится исключительно по совместительству и не требует внесения записи по собственному желанию.
Примеры ситуаций
- Сотрудник уволился 15 мая, а 16 мая был принят на новую работу по срочному договору на 3 месяца. — Запись о приёме обязательна.
- Работник работает по срочному договору в качестве временного сотрудника, но у него уже есть основная работа в другой компании. — Запись в трудовую книжку делается только по его заявлению.
- Работник — индивидуальный предприниматель и работает по договору ГПХ., Запись в трудовую книжку не делается, так как ГПХ — это не трудовой договор.
Как правильно оформить запись в трудовой книжке?
Запись в трудовую книжку при приёме на работу оформляется в строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утверждёнными Постановлением Правительства РФ № 225 от .
Запись вносится в четыре графы:
Графа 1 — порядковый номер записи
Проставляется последовательно, начиная с № 1 при первом приёме на работу.
Графа 2 — дата приёма на работу
Указывается дата, с которой работник приступил к исполнению трудовых обязанностей. Это может быть не дата подписания договора, а дата выхода на работу (например, договор подписан 1 мая, а выход — 3 мая — в книжку вносится 3 мая).
Графа 3 — сведения о работе
Здесь указывается:
- наименование структурного подразделения (если оно указано в трудовом договоре);
- должность (работа), профессия, специальность;
- квалификация (если требуется).
Важно! Не нужно дословно копировать текст приказа. Например, нельзя писать:
«Принят на должность бухгалтера по срочному трудовому договору с по ».
Правильно:
«Принят на должность бухгалтера».
Графа 4 — основание для записи
Указывается:
- наименование документа — приказ (распоряжение) о приёме на работу;
- его номер;
- дата издания.
Трудовой договор не указывается в графе 4! Он является основанием для издания приказа, но не для записи в трудовую книжку.
Нужна ли печать в трудовой книжке?
Да, печать обязательна, если у организации есть печать, зарегистрированная в уставе (ст. 66 ТК РФ, п. 10 Правил № 225).
Печать ставится напротив записи в трудовой книжке. Если печать отсутствует — запись заверяется подписью руководителя и печатью не требуется. Однако в этом случае работодатель должен иметь официальное решение об отсутствии печати (например, в уставе или внутреннем положении).
Электронная трудовая книжка, что меняется?
С 2020 года в России действует возможность ведения трудовой книжки в электронной форме. В этом случае:
- Запись о приёме на работу вносится в электронную базу работодателем в течение одного рабочего дня с даты издания приказа;
- Форма записи идентична бумажной — дата, должность, основание (приказ);
- Печать не ставится, вместо этого используется электронная подпись работодателя;
- Работник может выбрать, какую форму предпочитает: бумажную или электронную. Если он не сделал выбор, автоматически ведётся электронная книжка.
Важно! Если работник имеет и бумажную, и электронную трудовую книжку — записи ведутся в обеих формах. Но с 2021 года новые работники, не имеющие бумажной книжки, получают только электронную.
Что будет, если запись не сделана?
Невнесение записи в трудовую книжку — это нарушение трудового законодательства. Последствия:
- Штрафы для работодателя по ст. 5.27 КоАП РФ — от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 руб. для организации;
- Работник может потребовать внесения записи через суд;
- При увольнении отсутствие записи может привести к неправильному расчёту стажа, что повлияет на пенсию, больничные, отпуска и другие социальные гарантии.
Запись в трудовую книжку делается при любом трудовом договоре, если работа является основной для сотрудника — будь то бессрочный, срочный, временный или сезонный договор. Трудовой договор сам по себе не является основанием для записи — основанием является приказ о приёме на работу.
Правильное оформление записей — это не только формальность, но и защита прав работника на трудовой стаж, пенсионные права и социальные гарантии. Работодатель обязан соблюдать все требования законодательства, чтобы избежать штрафов и конфликтов с сотрудниками.
Помните:
— Не копируйте текст приказа в трудовую книжку.
— Не указывайте срок действия договора в графе 3.
— Обязательно ставьте печать, если она есть.
— Вносите запись в течение 5 рабочих дней с даты приёма.
Соблюдение этих правил — залог законности, прозрачности и доверия в трудовых отношениях.