Оформление приема на работу руководителя организации имеет ряд существенных отличий от стандартной процедуры трудоустройства обычного сотрудника. Генеральный директор — это не просто наемный работник, но и единоличный исполнительный орган юридического лица. Поэтому вопрос о том, как правильно сделать запись в трудовой книжке генерального директора, вызывает множество споров среди кадровиков. В этой статье мы подробно разберем все нюансы данного процесса.
Особенности трудоустройства руководителя
Главное отличие генерального директора от рядового сотрудника заключается в том, что решение о его назначении или приеме на работу принимается не руководством компании, а учредителем или советом учредителей (общим собранием участников/акционеров). Это решение в обязательном порядке фиксируется в протоколе или оформляется как решение единственного учредителя.
Именно этот документ является первооснованием для трудоустройства руководителя. В день вступления директора в должность оформляется приказ о его приеме на работу, однако в графе 4 трудовой книжки могут быть указаны разные документы в зависимости от сложившейся практики и учредительных документов.
Кто делает запись и подписывает трудовую книжку?
Еще один важный вопрос: кто заполняет трудовую книжку генерального директора? По общему правилу, записи в трудовые книжки сотрудников вносит работодатель. Но так как генеральный директор и есть главное лицо компании, возникает парадокс — он должен подписать документ самому себе.
На практике этот вопрос решается следующим образом:
- Подписание приказа о приеме на работу: Директор вправе подписать приказ о своем вступлении в должность самостоятельно. Это подтверждается письмами Роструда и сложившейся судебной практикой.
- Внесение записи в трудовую книжку: Запись может быть внесена и подписана самим директором (в графе «Подпись работодателя»), либо лицом, уполномоченным на это приказом или доверенностью (например, кадровиком или бухгалтером).
Пошаговая инструкция: как внести запись о приеме гендиректора
Чтобы избежать ошибок и нарушений трудового законодательства, следуйте данному алгоритму:
- Получение основания: Проведение общего собрания учредителей или получение решения единственного учредителя. Результат — Протокол или Решение.
- Издание приказа: На основании Протокола/Решения издается приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма Т-1 или по форме организации). Приказ подписывает сам руководитель.
- Внесение записи в трудовую книжку: Запись вносится в бумажную трудовую книжку (если сотрудник не перешел на электронную трудовую книжку — СТД-Р) строго в соответствии с правилами, установленными Приказом Минтруда России.
Как заполнить графы в трудовой книжке?
В разделе «Сведения о работе» заполняются следующие графы:
- Графа 1 (№ записи): Указывается порядковый номер записи.
- Графа 2 (Дата): Ставится дата приема на работу (а не дата протокола учредителей).
- Графа 3 (Сведения о работе): В заголовке пишется полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Под заголовком вносится запись: «Принят в должности генерального директора» или «Назначен на должность генерального директора». Допускается использование обоих вариантов, однако слово «назначен» лучше отражает суть решения учредителей.
- Графа 4 (Основание): Здесь кроется главная особенность. У гендиректора в этой графе может быть указан:
- Приказ о приеме на работу;
- Решение учредителя о назначении (или протокол общего собрания);
- Оба документа одновременно (например: «Решение единственного учредителя №2 от , Приказ о приеме на работу №1-к от »).
Самым корректным и безопасным вариантом с точки зрения проверяющих органов является указание в 5 пункте (графе 4) номера и даты решения учредителя (протокола), так как именно оно является первичным документом, порождающим трудовые отношения.
Образец заполнения трудовой книжки руководителя
Для наглядности приведем пример того, как должна выглядеть запись в трудовой книжке при назначении генерального директора ООО «Ромашка»:
Сведения о работе
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
|---|---|---|---|
| 1 | 15 05 2026 | Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка») Назначен на должность генерального директора | Решение единственного учредителя №3 от , Приказ от №1-к |
Что важно учитывать при увольнении?
Процедура увольнения генерального директора также имеет свои особенности. Запись об увольнении вносится на основании протокола общего собрания учредителей или решения единственного учредителя, а также приказа о прекращении трудового договора.
В графе 3 указывается причина увольнения со ссылкой на статью Трудового кодекса РФ (например, пункт 2 части 1 статьи 278 ТК РФ — в связи с принятием уполномоченным органом юридического лица решения о прекращении трудового договора, или по собственному желанию — статья 280 ТК РФ).
В графе 4 указываются реквизиты решения учредителей и приказа об увольнении. Подпись об ознакомлении с записью и подпись работодателя ставятся по тем же правилам, что и при приеме: директор может подписать сам у себя, либо это делает назначенный ответственный сотрудник (например, новый генеральный директор).
Правильное оформление трудовой книжки генерального директора — это залог отсутствия проблем при проверках трудовой инспекции и в будущем, при расчете пенсии. Самое главное помнить: основанием для записи служат не только внутренние приказы организации, но и решения учредителей. Внимательно следите за заполнением 4 графы и не забывайте, что руководитель имеет полное право самостоятельно заверять свою трудовую книжку, если в компании нет другого уполномоченного лица.