Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность работника. В соответствии с законодательством РФ работодатель обязан выдавать не только оригинал, но и заверенную копию трудовой книжки по письменному заявлению работника. Ниже разберём основные требования, сроки, порядок оформления и права сторон.
Правовая база
Основной нормативный акт, регулирующий выдачу копий трудовых книжек, – Статья 62 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ):
- Работодатель обязан не позднее трёх рабочих дней со дня подачи письменного заявления работника выдать ему трудовую книжку (если в соответствии с ТК РФ и иным федеральным законом трудовая книжка не требуется).
- Если работник уволился, то копия трудовой книжки также должна быть выдана в порядке, предусмотренном ст. 62.
- Копия должна быть надлежащим образом заверена работодателем в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97‑2016.
В случае отказа работодателя в выдаче копии работник может обратиться в Трудовую инспекцию, а при необходимости – в суд.
Порядок выдачи копии трудовой книжки
Письменное заявление
Заявление должно быть оформлено в письменной форме и содержать:
- ФИО, дату рождения, место работы.
- Номер и дата выдачи трудовой книжки.
- Требуемый срок получения копии.
- Подпись работника.
Пример заявления:
Заявление Я, Иванов Иван Иванович, прошу выдать копию трудовой книжки, выданной мне . Подпись: __________
Сроки выдачи
После получения заявления работодатель обязан:
- Подготовить копию трудовой книжки.
- Заверить копию в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97‑2016.
- Выдать копию работнику в течение три рабочих дней со дня подачи заявления.
Если работодатель не успевает выполнить обязательства в указанный срок, он обязан уведомить работника о задержке и указать новый срок.
Заверение копии
Копию трудовой книжки можно заверить двумя способами:
- Сертификат работодателя – печать и подпись руководителя, указание даты и номера копии.
- Печатный штамп с надписью «Копия» и подписью ответственного лица.
В обоих случаях копия должна быть оформлена в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97‑2016.
Копия трудовой книжки для бывших работников
Статья 62 ТК РФ предусматривает, что работодатель обязан выдавать копии трудовой книжки и бывшим работникам. Это актуально, если:
- Работник уволился в рамках трудового договора.
- Работник уволился по инициативе работодателя.
- Работник ушёл по собственному желанию.
В случае увольнения в январе текущего года работодатель обязан выдать копию в течение трёх рабочих дней с момента подачи заявления. Если работник не подал заявление, он может обратиться в отдел кадров с просьбой о выдаче копии.
Электронная трудовая книжка и Госуслуги
С 2026 г. в России действует электронная трудовая книжка, которую можно получить через портал Госуслуги. Для этого:
- Войдите в личный кабинет на gosuslugi.ru.
- Выберите услугу «Получить копию трудовой книжки».
- Заполните форму, приложите копию паспорта.
- Оплатите (если требуется) и получите электронный документ.
Электронная копия имеет юридическую силу и может быть использована в качестве доказательства трудовой деятельности.
Что делать, если работодатель отказывается выдавать копию?
В случае отказа работодатель обязан:
- Объяснить причину отказа.
- Предоставить копию в письменной форме в течение 3 рабочих дней.
Если работодатель не выполняет обязательства, работник может:
- Обратиться в Трудовую инспекцию с заявлением о нарушении.
- Подать иск в суд о взыскании копии трудовой книжки.
- Обратиться в Профсоюз за юридической помощью.
Практические рекомендации
- Сохраняйте копию трудовой книжки в надёжном месте.
- Периодически проверяйте, что все записи в книге актуальны.
- Если вы уволились, сразу же запросите копию, чтобы избежать потери данных.
- При работе с электронными документами убедитесь, что они подписаны электронным сертификатом.
- Если копия не заверена должным образом, запросите повторную выдачу.
Выдача копий трудовых книжек – важный элемент защиты прав работников. Согласно статье 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать копию в течение трёх рабочих дней после письменного заявления, а также заверить её в соответствии с ГОСТ. В случае отказа работника имеет право обратиться в Трудовую инспекцию или суд. Электронная трудовая книжка, доступная через Госуслуги, упрощает процесс получения копии и повышает её юридическую ценность.
Соблюдение этих правил гарантирует, что ваши трудовые права будут защищены, а информация о вашей трудовой деятельности останется достоверной и доступной.