Обновлено: 23 мая 2026 года

Основные нормативные требования

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Все записи должны вноситься в соответствии с:

• Трудовым кодексом Российской Федерации;
• Правилами ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ от № 225);
• Инструкцией по заполнению трудовых книжек (Постановление Минтруда РФ от № 69).

Кто имеет право делать записи?

Право на внесение записей в трудовую книжку имеет:

• Работодатель или уполномоченное им лицо;
• Специалист отдела кадров, назначенный приказом;
• Руководитель организации или его заместитель;
• В некоторых случаях — лицо, ответственное за ведение трудовых книжек (если такая должность предусмотрена).

В случае с начальником отдела кадров, запись может быть внесена либо им самим (если он является ответственным лицом), либо другим уполномоченным сотрудником.

Формат даты и другие обязательные реквизиты

Все записи должны содержать:

• Дата внесения записи в формате дд.мм.гггг;
• Номер записи (сквозной по всему документу);
• Содержание записи (например, «Принят на должность начальника отдела кадров»);
• На основании чего (например, «Приказ № 45 от «);
• Подпись ответственного лица;
• Печать организации (если она предусмотрена).

Пошаговая инструкция по внесению записи

Подготовка к внесению записи

Перед тем как сделать запись, необходимо:

1. Проверить наличие всех необходимых документов:
   • Приказ о приеме на работу (или другой документ, на основании которого вносится запись);
   • Согласие работника на обработку персональных данных;
   • Заявление работника (если требуется по локальным актам);
   • Трудовой договор.
2. Убедиться в правильности оформления приказа:
   • Приказ должен быть подписан руководителем организации;
   • Дата приказа должна совпадать с датой приема на работу;
   • В приказе должна быть указана должность «Начальник отдела кадров».
3. Подготовить трудовую книжку:
   • Убедиться, что в книжке есть свободные строки;
   • Проверить правильность заполнения ьного листа (если книжка новая);
   • Если книжка заполнена не полностью, подготовить вкладыш.

Внесение записи в трудовую книжку

Запись вносится в раздел «Сведения о работе» в хронологическом порядке. Пример правильной записи:

Где:

• № 5 — порядковый номер записи;
• , дата внесения записи;
• Принят на должность начальника отдела кадров, содержание записи;
• Приказ № 45 от — основание для внесения записи.

Оформление ьного листа (если необходимо)

Если трудовая книжка новая или ьный лист заполняется впервые, необходимо:

1. Указать ФИО работника полностью;
2. Указать дату рождения;
3. Указать образование;
4. Указать профессию или специальность;
5. Поставить подпись работника;
6. Поставить подпись ответственного лица;
7. Поставить печать организации (если она предусмотрена).

Подписание и заверение записи

После внесения записи необходимо:

1. Подписать запись:
   • Подпись ставит начальник отдела кадров;
   • Подпись ставит работник (ознакомление с записью);
2. Поставить печать организации:
   • Печать ставится на последней строке записи;
   • Печать должна быть четкой и читаемой;
   • Печать должна соответствовать уставу организации;
3. Сделать отметку в журнале учета движения трудовых книжек:
   • В графе «Расписка работника в получении трудовой книжки» указать дату и подпись работника;
   • Если книжка выдается на руки, указать дату выдачи.

Особенности записи для начальника отдела кадров

Формулировка записи

При приеме на должность начальника отдела кадров запись должна быть максимально точной. Примеры:

Важно! Не допускается сокращение должности «начальник отдела кадров». Должность должна быть указана полностью.

Можно ли вносить запись о временном исполнении обязанностей?

Согласно действующему законодательству, в трудовую книжку не вносится запись о временном исполнении обязанностей. Такие сведения могут быть отражены только во внутренних документах организации (приказе, распоряжении).

Запись при переводе на должность начальника отдела кадров

Если сотрудник переводиться на должность начальника отдела кадров с другой должности, запись о переводе оформляется следующим образом:

Ошибки, которые нельзя допускать

При внесении записи в трудовую книжку начальника отдела кадров категорически запрещается:

• Исправлять записи корректором или замазывать белой краской. Если допущена ошибка, необходимо:
  • Зачеркнуть неверную запись одной чертой;
  • Написать сверху или на полях «Исправленному верить»;
  • Указать должность, ФИО, подпись лица, внесшего исправление;
  • Поставить дату исправления;
  • Заверить исправление печатью организации.
• Вносить записи на полях или между строк. Все записи должны быть последовательными и четкими.
• Использовать сокращения. Должность должна быть указана полностью.
• Ставить печать на пустом месте или на уже существующей записи. Печать должна быть четкой и не перекрывать текст.
• Задерживать внесение записи. Запись должна быть внесена не позднее недельного срока со дня издания приказа.

Дополнительные рекомендации

Электронные трудовые книжки

С 2020 года в России внедряются электронные трудовые книжки. Если организация перешла на электронный формат, запись в бумажную трудовую книжку не вносится. Вместо этого:

• В строке «Трудовая книжка» указывается «Электронная»;
• Указывается дата подачи заявления о переходе на электронную трудовую книжку;
• Все изменения фиксируются в системе СЗВ-ТД.

Важно! Если сотрудник не подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель обязан продолжать вести бумажную версию.

Ведение журнала учета движения трудовых книжек

Все операции с трудовыми книжками должны быть зафиксированы в журнале учета движения трудовых книжек. В журнале указываются:

• Дата выдачи/возврата трудовой книжки;
• ФИО работника;
• Номер и серия трудовой книжки;
• Основание для выдачи (например, «Прием на работу»);
• Подпись работника в получении.

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки должны храниться:

• В металлическом сейфе или шкафу с ограниченным доступом;
• Ответственным лицом, назначенным приказом;
• В помещении с ограниченным доступом;
• Не допускается передача трудовых книжек третьим лицам без оснований.

Ответственность за нарушения

За нарушение правил ведения трудовых книжек предусмотрена административная ответственность:

• Для должностных лиц: штраф от 1 000 до 5 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Для юридических лиц: штраф от 30 000 до 50 000 рублей;
• В случае повторного нарушения — штрафы увеличиваются.

Кроме того, неверно оформленная запись может привести к трудовым спорам и судебным разбирательствам.

Внесение записи в трудовую книжку начальника отдела кадров — это ответственная процедура, требующая соблюдения всех нормативных требований. Основные правила:

1. Запись должна быть внесена в хронологическом порядке;
2. Формулировка должна быть точной и полной;
3. Все записи должны быть заверены подписями и печатями;
4. Не допускаются исправления корректором;
5. Трудовая книжка должна храниться в надлежащих условиях;
6. Все операции должны быть зафиксированы в журнале учета.

Следуя этой инструкции, вы сможете правильно оформить запись в трудовую книжку начальника отдела кадров и избежать ошибок, которые могут привести к юридическим последствиям для вашей организации.

Приложение: Образец заполнения ьного листа

Данный материал подготовлен на основе действующего законодательства Российской Федерации и практики ведения трудовых книжек в 2026 году.