Оформление трудовых отношений на ограниченный срок — распространенная практика. Часто работодатели принимают сотрудников на время декретного отпуска основного работника‚ длительной болезни или командировки. У кадровиков возникает логичный вопрос: как правильно сделать запись в трудовую книжку о приеме на работу временно? Разберемся во всех нюансах и правилах заполнения согласно актуальному законодательству 2026 года.

Нормативная база: где прописан порядок заполнения?

Главным документом‚ регулирующим срочные трудовые отношения‚ является Трудовой кодекс РФ (ТК РФ). Он разъясняет‚ как правильно внести запись в трудовую книжку о приеме на работу временно‚ и предлагает работодателям различные варианты замещения отсутствующего сотрудника (срочный трудовой договор‚ временный перевод и др.).

Что касается самого бланка и правил его ведения‚ то в 2026 году ориентируются на Приказ Минтруда России от № 320н (с учетом актуальных изменений). Именно этот приказ утверждает форму трудовой книжки‚ вкладыша в нее и Правила ведения и хранения.

Кто отвечает за корректное заполнение?

Ответственность за правильное ведение‚ хранение и заполнение трудовых книжек несет работодатель. Непосредственно внесение записей осуществляет уполномоченное лицо — обычно это кадровик‚ бухгалтер или руководитель организации (в малом бизнесе). За нарушение правил ведения трудовых книжек работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

Главное правило: слово «временно» не пишется!

Это самое важное правило‚ о котором должен помнить каждый специалист по кадрам. В графе 3 раздела «Сведения о работе» слово «временно» или указание на срочный характер договора не вносится.

Запись о приеме на работу по срочному трудовому договору оформляется абсолютно так же‚ как и при бессрочном контракте. Срочность фиксируется только в самом трудовом договоре и приказе о приеме на работу. Трудовая книжка не должна ограничивать права работника на будущее трудоустройство — запись должна звучать как прием на постоянную работу.

Пошаговая инструкция заполнения трудовой книжки

Чтобы правильно внести запись о приеме работника на новую работу‚ вам понадобятся два документа: трудовой договор и приказ о приеме на работу.

1. Графа 1 (№ записи) — проставляется порядковый номер записи в разделе «Сведения о работе».
2. Графа 2 (Дата), арабскими цифрами указывается дата приема на работу (число и месяц — двузначными‚ год — четырехзначными). Например: 23 05 2026.
3. Графа 3 (Сведения о приеме) — в виде заголовка вносится полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Под ним пишется: «Принят(а) в [наименование структурного подразделения] на должность [наименование должности]». Укажите должность‚ на которой будет работать специалист‚ и его структурное подразделение‚ если оно есть. Никаких пометок о срочности!
4. Графа 4 (Основание) — указываются дата и номер приказа (распоряжения) о приеме на работу.

Образец записи о приеме на время декрета

Рассмотрим самый частый пример: сотрудник принимаеться на время декретного отпуска основного работника по беременности и родам либо его отсутствия по болезни.

Пример заполнения граф:

• Графа 1: 11
• Графа 2: 23 05 2026
• Графа 3: Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа»)
  Принята в отдел продаж на должность менеджера по продажам
• Графа 4: Приказ от № 12-к

Как оформить увольнение временного сотрудника?

Именно при увольнении проявляется срочный характер договора. Запись об увольнении будет зависеть от основания:

1. Выход основного сотрудника. В этом случае временный работник увольняется по п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (в связи с истечением срока трудового договора). В графе 3 пишется: «Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока трудового договора‚ пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
2. По собственному желанию. Оформляется по стандартной схеме (п. 3 ч. 1 ст; 77 ТК РФ).
3. По соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).

Нюанс: если временный перевод стал постоянным

Иногда работник сначала переводится на другую должность временно (например‚ на время отсутствия коллеги)‚ а затем перевод оформляется на постоянной основе. В случае признания временного перевода постоянным‚ в трудовую книжку вносится следующая запись:

• В графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи.
• В графе 2 указывается дата признания перевода постоянным.
• В графе 3 делается запись: «Временный перевод на должность [название должности] признан постоянным с [дата]».
• В графе 4 указывается реквизиты приказа работодателя.

Переход на ЭТК

Не стоит забывать‚ что в 2026 году продолжается активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако бумажные трудовые книжки ведутся за тех работников‚ которые до конца 2020 года подали заявление об их сохранении. Правила внесения записей (образцы записей‚ прием‚ увольнение‚ перевод‚ смена фамилии) для бумажной версии остаються неизменными и строго регламентированы Приказом Минтруда № 320н.

Краткие итоги

• Укажите дату и основания трудоустройства‚ должность‚ на которой будет работать специалист‚ и его структурное подразделение.
• Никогда не пишите в трудовой книжке слова «временно»‚ «на время декрета»‚ «срочный договор» при приеме.
• Срочность отражается только в приказе и трудовом договоре.
• При увольнении в связи с выходом основного работника ссылайтесь на пункт 2 части 1 статьи 77 ТК РФ.

Соблюдение этих простых правил позволит избежать ошибок в кадровом делопроизводстве и защитит работодателя от штрафов‚ а работника — от проблем при будущем трудоустройстве.