Трудовая книжка остается основным документом, подтверждающим трудовой стаж и профессиональный путь сотрудника в Российской Федерации. Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), который начался в 2020 году, бумажный формат все еще актуален для многих категорий работников и требует строгого соблюдения правил заполнения. Особое внимание следует уделить записям о работе по совместительству, так как здесь существует множество нюансов, особенно когда речь идет о внутреннем совместительстве.
Что такое внутреннее совместительство?
Внутреннее совместительство — это выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время у того же работодателя. Ключевые признаки:
- Работодатель и работник, те же самые лица (один юридический субъект).
- Заключен отдельный трудовой договор.
- Работа выполняется вне рамок основного рабочего времени.
Важно помнить: запись о работе по совместительству (как внешнему, так и внутреннему) вносится в трудовую книжку только по желанию работника. Если сотрудник не изъявил такого желания, работодатель не вправе вносить эти данные.
Кто вносит запись о внутреннем совместительстве?
Поскольку при внутреннем совместительстве работодатель один и тот же, то и запись в трудовую книжку вносит кадровая служба организации-работодателя. Это отличает внутреннее совместительство от внешнего, где запись может внести только основной работодатель на основании документа от работодателя по совместительству.
Для внесения записи работнику необходимо написать соответствующее заявление. Без заявления работника внесение записи незаконно.
Порядок внесения записей: основные правила
При заполнении раздела «Сведения о работе» необходимо руководствоваться Инструкцией по заполнению трудовых книжек. Записи должны быть точными, не содержать сокращений (кроме общепринятых) и вестись чернилами черного, синего или фиолетового цвета.
Структура записи включает:
- Номер записи по порядку в рамках раздела.
- Дату приема на работу (число, месяц, год).
- Наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.
- Наименование структурного подразделения (если оно указано в трудовом договоре).
- Основание для внесения записи (приказ, его дата и номер).
Важные нюансы оформления
В графе 3 («Должность, специальность, профессия») обязательно должно быть указано, что работа является совместительством. Обычно используется формулировка «по совместительству». В графе 4 указываются реквизиты приказа о приеме на работу именно по договору совместительства.
Образцы записей о внутреннем совместительстве
Ниже приведены типовые примеры того, как должны выглядеть записи в трудовой книжке при оформлении внутреннего совместительства.
Образец 1: Прием на работу в качестве внутреннего совместителя
Ситуация: Сотрудник Иванов И.И., работающий менеджером в отделе продаж, принят на должность бухгалтера по внутреннему совместительству;
| Графа 1 (№ п/п) | Графа 2 (Дата) | Графа 3 (Сведения о работе) | Графа 4 (Основание) |
|---|---|---|---|
| 5 | Принят в отдел бухгалтерии на должность бухгалтера по внутреннему совместительству. | Приказ от № 45-к |
Обратите внимание: В графе 3 четко указано «по внутреннему совместительству» (или просто «по совместительству», так как работодатель один, но уточнение не будет ошибкой), что отличает эту запись от основной должности.
Образец 2: Увольнение с должности внутреннего совместителя
Ситуация: Сотрудник решил прекратить работу по совместительству, сохранив основное место работы.
| Графа 1 (№ п/п) | Графа 2 (Дата) | Графа 3 (Сведения о работе) | Графа 4 (Основание) |
|---|---|---|---|
| 6 | Уволен с должности бухгалтера отдела бухгалтерии в связи с расторжением трудового договора по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). | Приказ от № 89-к |
Образец 3: Перевод на другую должность в рамках совместительства
Если сотрудника переводят с одной должности совместителя на другую внутри той же организации:
| Графа 1 | Графа 2 | Графа 3 | Графа 4 |
|---|---|---|---|
| 7 | Переведен на должность старшего бухгалтера отдела бухгалтерии по внутреннему совместительству. | Приказ от № 102-к |
Электронные трудовые книжки и совместительство
С 2020 года в России внедряется формат электронных трудовых книжек. Если работник выбрал ведение трудовой книжки в электронном виде, работодатель обязан передавать сведения о приеме, переводе и увольнении (в т.ч. по совместительству) в Пенсионный фонд России (СФР) в формате электронного отчета (форма СЗВ-ТД или через систему электронного документооборота).
В электронной базе данных также ставится отметка о том, что работа выполнялась по совместительству. Принцип «по желанию работника» сохраняется и здесь: если сотрудник не подал заявление о внесении сведений о совместительстве в электронную трудовую, работодатель не передает эти данные.
Частые ошибки при заполнении
- Отсутствие слова «совместительство»: Если не указать этот статус, период работы может быть неверно интерпретирован при расчете стажа или пенсии.
- Внесение записи без заявления работника.
- Использование сокращений (например, «гл. бух.» вместо «главный бухгалтер»). Все слова должны быть написаны полностью.
- Несоответствие дат в трудовой книжке и в приказе о приеме/увольнении.
Правильное оформление записей о внутреннем совместительстве в трудовой книжке — это гарантия защиты прав работника и соблюдение трудового законодательства работодателем. Главное правило: запись вносится только по письменному заявлению сотрудника и только после издания соответствующего приказа. Соблюдение образцов и правил заполнения поможет избежать проблем при проверках трудовой инспекции и при оформлении пенсии в будущем.
Помните, что трудовая книжка — это документ строгой отчетности, и каждая запись в ней имеет юридическую силу.