Дата актуализации:  г.

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Кто обязан вносить запись
3. Как правильно оформить запись
4. Особенности записи для службы в ФСБ
5. Электронная трудовая книжка (ЭТК)
6. Примеры записей
7. Часто задаваемые вопросы

Нормативно‑правовая база

• Федеральный закон от № 53‑ФЗ «О воинской обязанности и военной службе». Регулирует порядок учёта периода военной службы.
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». В пункте 14 указано, что в трудовую книжку вносятся записи о профессиональной служебной деятельности, включая военную службу.
• Постановление Правительства РФ от № 1265 «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек». Уточняет, что запись о военной службе вноситься по документам, подтверждающим её факт (военный билет, справка из военного комиссариата, приказ о приёме/увольнении).
• Порядок заполнения электронной трудовой книжки (ЭТК) – утверждён Приказом Минтруда РФ от № 331н.

Кто обязан вносить запись

Согласно п. 14 Положения о трудовых книжках:

1. Запись о военной службе вносит работодатель по месту работы сотрудника, если у работника уже есть трудовая книжка.
2. Если у сотрудника нет трудовой книжки (например, он впервые устраивается на работу после службы в ФСБ), то запись вносится в новую трудовую книжку, выдаваемую работодателем.
3. В случае службы по контракту в ФСБ запись может быть внесена по справке из военного (служебного) отдела ФСБ, содержащей даты приёма и увольнения, а также номер военного билета (если он был выдан).
4. При отсутствии работодателя (например, при переводе в ФСБ из гражданской службы) запись вносится в трудовую книжку по месту прежнего работодателя до момента её передачи в ФСБ.

Важно: Работодатель обязан оформить запись в течение трёх рабочих дней со дня получения подтверждающих документов.

Как правильно оформить запись

Необходимые документы

• Военный билет (для призывников) либо справка из военного комиссариата/служебный лист ФСБ о приёме и увольнении.
• Приказ о приёме на военную службу в ФСБ (№ п/д).
• Приказ об увольнении (отчислении) из ФСБ (№ п/д).
• Трудовая книжка сотрудника (бумажная или электронная).

Порядок заполнения (бумажная ТК)

1. Откройте раздел «Сведения о работе» (страницы 2‑3).
2. В графу «Порядковый номер записи» введите следующую свободную цифру (обычно 1, 2, 3 …).
3. В графу «Дата записи» укажите дату внесения (дата, когда работодатель вносит запись).
4. В графу «Содержание записи» введите текст согласно образцу (см. раздел 6).
5. В графу «Подпись работодателя» поставьте подпись и печать организации.
6. Сотрудник ставит свою подпись в графе «Подпись работника» (по желанию, если запись делается в присутствии работника).

Порядок заполнения (ЭТК)

1. Войдите в личный кабинет работодателя в системе «Электронная трудовая книжка»;
2. Выберите сотрудника, откройте раздел «Записи о профессиональной служебной деятельности».
3. Нажмите кнопку «Добавить запись» и выберите тип «Военная служба».
4. Заполните поля:
   • Дата начала службы – из приказа о приёме.
   • Дата окончания службы – из приказа об увольнении.
   • Орган, в котором проходила служба – «Федеральная служба безопасности России (ФСБ)».
   • Номер приказа о приёме и номер приказа об увольнении.
   • Номер военного билета (если имеется).
5. Прикрепите сканы подтверждающих документов (приказ, справка).
6. Сохраните запись – система автоматически формирует запись в ЭТК.

Особенности записи для службы в ФСБ

• ФСБ относится к службам специального назначения, но в правовом поле она считается военной службой (по ФЗ 53‑ФЗ).
• Для ФСБ часто используется служебный лист вместо традиционного военного билета. В этом листе указываются:
  • Дата приёма (приказ № … от …).
  • Дата увольнения (приказ № … от …).
  • Служебный разряд, звание (если применимо).
• Если сотрудник был переведён в ФСБ из гражданской службы, запись о военной службе вносится после завершения службы в ФСБ, а в трудовую книжку прежнего работодателя вносится запись о переводе.
• Для контрактников ФСБ запись в трудовой книжке обязательна, поскольку их служба считается трудовой (по ст. 71 ТК РФ). В этом случае в запись указывается «служба по контракту в Федеральной службе безопасности России».

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года все новые трудовые книжки выдаются в электронном виде. При этом правила заполнения записи о военной службе полностью совпадают с бумажным вариантом, за исключением:

• Отсутствия подписи работодателя – запись подтверждается электронной подписью организации.
• Возможности прикрепления сканов документов непосредственно к записи.
• Автоматической проверки формата даты и наличия обязательных полей системой.

Для ФСБ рекомендуется использовать служебный лист ФСБ в формате PDF, подписанный электронной подписью уполномоченного лица, как подтверждающий документ.

Примеры записей

Пример для бумажной ТК

П/н 12 Служба в Федеральной службе безопасности России с по .
 Приказ № 1234/2023 от г. о приёме в военную службу.
 Приказ № 5678/2026 от г. об увольнении.
 № военного билета 45 1234567.

Пример для ЭТК (поля системы)

Часто задаваемые вопросы

Обязательно ли вносить запись, если служба была в ФСБ по контракту?

Да. По ст. 71 ТК РФ контрактная служба считается трудовой, поэтому запись обязательна.

Можно ли вместо военного билета использовать справку из ФСБ?

Да. При отсутствии военного билета допускается справка (служебный лист) из ФСБ, в которой указаны даты приёма и увольнения, а также номер приказов.

Кому обращаться, если работодатель отказывается вносить запись?

Необходимо написать заявление в службу по труду по месту нахождения работодателя или в Роструд. При необходимости – в суд.

Можно ли добавить запись в уже закрытую трудовую книжку?

Да, если запись делается в течение трёх рабочих дней после получения документов. Если срок прошёл – запись вносится в отдельный лист «Дополнительные сведения», но это считается исключением.

Какие штрафы предусмотрены за несоблюдение порядка?

Работодатель может быть привлечён к административной ответственности в виде штрафа от 5 000 до 30 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Запись о военной службе в ФСБ в трудовую книжку – важный юридический факт, который подтверждает период службы, влияет на пенсионные начисления и может быть использован при последующем трудоустройстве. Следует строго соблюдать нормативные требования: использовать официальные приказы, вносить запись в установленный срок и правильно оформить её как в бумажной, так и в электронной трудовой книжке.

Помните: правильная запись – это гарантия ваших прав и упрощение взаимодействия с органами соцзащиты, пенсионным фондом и будущими работодателями.

Статья подготовлена в соответствии с актуальными нормативными актами на дату .