Вопрос ведения трудовых книжек остается одним из самых актуальных в кадровом делопроизводстве․ Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный документ пока не утратил своей силы для многих категорий работников․ Особое внимание уделяется правилам внесения записей о работе по совместительству․ Кто именно должен делать эту запись? Может ли это сделать работодатель по месту совместительства? Разберемся подробно, опираясь на Трудовой кодекс РФ и актуальную практику․
Главное правило: где хранится книжка, там и делается запись
Самое главное, что нужно помнить при оформлении совместительства: запись в трудовую книжку вносит только основной работодатель․ Это фундаментальный принцип, закрепленный в статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации․
Логика законодателя проста: оригинал трудовой книжки хранится у основного работодателя․ Работодатель, у которого сотрудник работает по совместительству (внешнему), не имеет права требовать оригинал документа на руки и, соответственно, не может самостоятельно вносить в него какие-либо данные․
Ключевые участники процесса:
- Работник: инициирует процесс, пишет заявление и предоставляет подтверждающие документы․
- Основной работодатель: единственный, кто имеет право и обязанность внести запись в бумажную трудовую книжку (при ее наличии и ведении)․
- Работодатель по совместительству: предоставляет документы, подтверждающие факт работы, но запись не делает․
Внутреннее и внешнее совместительство: есть ли разница?
Порядок внесения записей зависит от того, где именно сотрудник трудится по совместительству․
Внешнее совместительство
Это ситуация, когда человек работает в одной организации (основное место), а подрабатывает в другой․ В этом случае:
- Сотрудник обращается в отдел кадров основной работы․
- Предоставляет документы, подтверждающие работу во второй организации․
- Кадровик основного работодателя вносит запись со ссылкой на документы от второго работодателя․
Внутреннее совместительство
Если сотрудник работает по двум должностям в одной и той же организации, ситуация упрощается․ Поскольку работодатель один и тот же, он уже обладает всей необходимой информацией․ В этом случае запись вносится той же организацией, но с обязательным указанием на то, что работа выполняется по совместительству․ Отдельного заявления о предоставлении документов не требуется, так как приказ о приеме на работу по совместительству уже находится в личном деле․
Алгоритм действий: как правильно оформить запись
Процесс внесения записи о совместительстве не происходит автоматически․ Сотрудник должен проявить инициативу․ Вот пошаговая инструкция:
Шаг 1․ Написание заявления
Работник должен написать письменное заявление на имя основного работодателя с просьбой внести сведения о работе по совместительству․ Закон не обязывает делать эту запись принудительно — это право работника («по желанию работника», как гласит ст․ 66 ТК РФ)․
Шаг 2․ Сбор подтверждающих документов
Чтобы основной работодатель мог сделатьную запись, ему нужны доказательства; Сотрудник должен предоставить:
- Копию приказа о приеме на работу по совместительству (заверенную работодателем по совместительству)․
- Или справку от работодателя по совместительству, содержащую реквизиты приказа о приеме․
- В некоторых случаях могут запросить копию трудового договора․
Важно: Документы должны быть заверены печатью и подписью работодателя по месту совместительства․
Шаг 3․ Внесение записи кадровиком
Специалист отдела кадров основного работодателя вносит запись в трудовую книжку․ Отличительная черта такой записи — указание на работу по совместительству․
Примерная структура записи:
- В графе 3 указывается наименование организации (работодателя по совместительству)․
- Далее пишется: «Принят в должность [название должности] по совместительству»․
- Указываются дата и номер приказа-основания (копию которого предоставил работник)․
Электронные трудовые книжки (ЭТК): что изменилось?
С переходом на электронные трудовые книжки (актуально для 2024–2026 годов) механизм стал более прозрачным, но принцип остался прежним․ Сведения о работе по совместительству вносит в систему ЭТК основной работодатель на основании документов, предоставленных работником․
Если работник выбрал ведение трудовой книжки в электронном виде, он также должен уведомить основного работодателя о желании внести сведения о совместительстве и предоставить соответствующие документы․ Работодатель по совместительству также обязан передавать сведения в Пенсионный фонд (СФР), но в разделе «совместительство», чтобы данные корректно отразились в единой базе․
Частые ошибки и важные нюансы
При оформлении записей часто допускаются ошибки, которые могут привести к проблемам при подсчете стажа или получении пенсии․ Обратите внимание на следующее:
- Запись делает только основной работодатель․ Если вы попытаетесь отдать трудовую книжку работодателю по совместительству, он должен отказать, так как не имеет права хранить оригинал документа у себя․
- Количество должностей не ограничено․ Граждане самостоятельно решают, сколько должностей им совмещать․ Законом количество мест работы не нормируется, главное — соблюдение норм рабочего времени․
- Запись об увольнении․ При увольнении с работы по совместительству работник также должен обратиться к основному работодателю для внесения соответствующей записи об увольнении, предоставив копию приказа об увольнении от второго работодателя․
Ответ на вопрос «Кто делает запись о совместительстве?» однозначен: это делает работодатель по основному месту работы․ Процедура требует активного участия самого сотрудника, который должен написать заявление и собрать пакет документов со второго места работы․ Соблюдение этих правил гарантирует правильность ведения трудовой книжки, что является crucial для подтверждения стажа и защиты прав работника в будущем․
Помните: трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности, и точность записей в ней находится в интересах прежде всего самого работника․