Дата публикации:  г., 15:47:45

Содержание

1. Правовая основа
2. Когда запись в трудовую книжку обязательна
3. Исключения из правила
4. Запись в трудовую книжку у индивидуального предпринимателя (ИП)
5. Электронная трудовая книжка (ЭТК)
6. Порядок оформления записи
7. Сроки внесения записей
8. Образцы записей
9. Последствия нарушения требований

Правовая основа

Трудовая книжка регулируется Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ). Основные положения находятся в статье 66 ТК РФ. С 1 января 2020 г. в действие вступил Федеральный закон № 125‑ФЗ, вводящий электронные трудовые книжки (ЭТК). В ТК РФ внесены поправки, согласно которым сведения о трудовой деятельности могут фиксироваться в электронном виде и передаваться в Пенсионный фонд РФ.

Нормативные документы, используемые при подготовке статьи:

• ТК РФ, статья 66 – «Трудовая книжка»;
• Федеральный закон № 125‑ФЗ от  г. «Об электронных трудовых книжках»;
• КонсультантПлюс – методические рекомендации по ведению трудовых книжек.

Когда запись в трудовую книжку обязательна

Запись в трудовую книжку обязательна в следующих случаях:

1. При приёме на работу любого работника, независимо от формы занятости (штатный, временный, сезонный).
   Если это первое место работы сотрудника, работодатель обязан выдать пустой бланк и оформить запись после семи дней работы.
2. При переводе работника на другую постоянную должность, в т.ч. внутри организации.
3. При изменении квалификации (повышение категории, получение нового диплома и т.п.).
4. При увольнении – запись вносится в день увольнения.
5. При награждении (награждение, благодарность, премия) – запись делается на основании приказа работодателя.

Все записи вносятся на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя и должны точно соответствовать его тексту.

Исключения из правила

Запись в трудовую книжку не требуется в следующих ситуациях:

• Работник оформлен по гражданско‑правовому договору (договор подряда, договор оказания услуг, договор аренды рабочего места и др.).
• Работник отказывается перейти на электронный вариант трудовой книжки, если он был трудоустроен до 1 января 2021 года и имеет бумажную книжку – в этом случае сохраняется бумажный вариант.
• Сотрудники‑совместители, если их статус оформлен отдельным приказом и запись делается в отдельный раздел (см. образцы ниже).

Запись в трудовую книжку у индивидуального предпринимателя (ИП)

Для работников ИП действуют специальные правила:

• Запись в трудовую книжку вносится только после того, как сотрудник проработал более пяти рабочих дней у ИП.
• Если человек ранее нигде не работал, ему необходимо оформить трудовую книжку за свой счёт. Работодатель (ИП) обязан предоставить пустой бланк и оформить первую запись после семи дней работы.
• Все остальные требования (приказ о приёме, сроки внесения) остаются теми же, что и для юридических лиц.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК вводится в обязательное использование с 2020 года. Основные особенности:

• Все сведения о работнике (приём, перевод, увольнение, награждение) фиксируются в электронном виде и передаются в Пенсионный фонд РФ (ПФР).
• Работодатель обязан вести электронный реестр и обеспечивать доступ работника к его данным через портал Госуслуги или специализированные сервисы.
• Переход с бумажной книжки на электронную требует выполнения четырёх действий:
  1. Сделать запись о приёме в бумажную книжку (если она есть);
  2. Оформить приказ о переходе на ЭТК;
  3. Передать сведения в ПФР;
  4. Обеспечить работнику доступ к электронному документу.
• Если работник отказывается от перехода (например, был трудоустроен до 2021 года), он может сохранить бумажный вариант.

Порядок оформления записи в трудовую книжку

Оформление записи происходит в несколько этапов:

1. Подготовка приказа (приём, перевод, увольнение, награждение). Приказ должен содержать:
   • ФИО работника;
   • Дата рождения;
   • Трудовая функция (должность, вид работ);
   • Дата начала (и окончания, если применимо) работы;
   • Основание (договор, приказ, решение суда и т.п.).
2. Заполнение полей трудовой книжки в соответствии с образцом (см. ниже). Записи вносятся чернилами (чёрного или синего цвета) в оригинал книги.
3. Подпись и печать – работодатель ставит подпись (или подпись уполномоченного лица) и печать организации.
4. Выдача книги работнику – после завершения записи (и, при необходимости, после подписания работником акта приёма‑передачи).

Сроки внесения записей

Согласно ТК РФ:

• Запись о приёме, переводе, изменении квалификации – не позднее недели с момента фактического начала соответствующего действия.
• Запись об увольнении – в день увольнения.
• Запись о награждении – в течение недели после издания приказа о награждении.

Несоблюдение сроков влечёт административную ответственность для работодателя (штрафы, предписание о приведении в порядок трудовых книжек).

Образцы записей

Приём на работу (первое место работы)

ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Дата приёма: 
Должность: менеджер по продажам
Основание: приказ № 12 от 
Подпись руководителя: __________
Печать организации

Перевод на другую должность

ФИО: Петрова Мария Сергеевна
Дата рождения: 
Дата перевода: 
Новая должность: старший бухгалтер
Основание: приказ № 45 от 
Подпись руководителя: __________
Печать организации

Награждение (благодарность)

ФИО: Сидоров Алексей Владимирович
Дата рождения: 
Дата награждения: 
Вид награды: благодарность за выдающиеся результаты в проекте «Альфа»
Основание: приказ № 78 от 
Подпись руководителя: __________
Печать организации

Запись о совместительстве

ФИО: Кузнецова Ольга Петровна
Дата рождения: 
Дата начала совместительства: 
Должность (основное место): инженер‑технолог
Должность (совместитель): консультант по автоматизации
Основание: приказ № 102 от 
Подпись руководителя: __________
Печать организации

Последствия несоблюдения требований

Если работодатель не вносит обязательные записи или делает их с ошибками, возможны следующие меры:

• Административный штраф для юридических лиц – от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Предписание Федеральной службы по труду о приведении трудовых книжек в порядок в установленный срок.
• В случае систематических нарушений – возможность привлечения к уголовной ответственности (ст. 144.1 УК РФ) за уклонение от уплаты страховых взносов.
• Для работников – сложности при расчёте пенсионных прав, получении социальных льгот, оформлении миграционных документов.

Запись в трудовую книжку является обязательным элементом трудовых отношений в России. Независимо от формы занятости (штатный, временный, сезонный) и типа работодателя (юридическое лицо, ИП) запись требуется, если трудовой договор заключён на основании Трудового кодекса. Исключения составляют лишь гражданско‑правовые договоры и случаи, когда работник отказывается переходить на электронный вариант.

Для работодателей ключевые рекомендации:

1. Своевременно оформлять приказ о приёме, переводе, увольнении и награждении.
2. Вести трудовые книжки (бумажные или электронные) в соответствии с установленными сроками – не позже недели после события.
3. Обеспечить работнику доступ к его трудовой книжке (в т.ч. к ЭТК) и хранить оригиналы в надёжном месте.
4. Следить за изменениями законодательства (в частности, переходом на электронные трудовые книжки) и своевременно адаптировать внутренние регламенты.

Только при строгом соблюдении этих правил можно гарантировать корректный учёт трудового стажа, защиту прав работников и отсутствие штрафных санкций для организации.

Автор статьи: Ваш помощник. Все материалы подготовлены на основе актуальных нормативных актов и открытых источников по состоянию на 21 мая 2026 года.