Оформление трудовых отношений — процесс строго регламентированный, однако на практике работодатели нередко сталкиваются с нестандартными ситуациями. Одна из таких ситуаций — когда трудовой договор уже подписан, приказ о приеме издан, но работник так и не приступил к работе. Как быть с трудовой книжкой в этом случае? Нужно ли вносить запись, а если она уже внесена — как ее аннулировать? Разберемся во всех нюансах с учетом актуального законодательства и практики на 2026 год.
Общие правила внесения записей о приеме на работу
Согласно трудовому законодательству, работодатель обязан внести запись о приеме на работу в трудовую книжку каждого сотрудника, который проработал в организации больше пяти дней; Это правило действует для работы по основному месту работы. Запись должна строго соответствовать приказу о приеме на работу, с которым работника ознакомили под роспись.
Однако важно понимать ключевое условие: фактическое допущение к работе. Если человек не отработал ни одного дня, возникает правовая коллизия: приказ есть, а трудовых отношений де-факто нет.
Если работник не приступил к работе: вносить ли запись?
Трудовой кодекс РФ гласит, что трудовые отношения считаются возникшими, если работник был допущен к работе с ведома или по поручению работодателя. Если гражданин в день начала работы, указанный в приказе, на рабочее место не явился и не приступил к обязанностям, ситуация развивается по одному из следующих сценариев:
Сценарий 1: Запись еще не внесена
Это самый простой вариант. Поскольку закон обязывает делать запись тем, кто проработал более 5 дней, а человек не отработал ни дня, вносить запись в трудовую книжку не нужно. В данном случае работодатель должен зафиксировать прогул (акт о неявке на работу) и инициировать процедуру аннулирования трудового договора или его расторжения за прогул.
Сценарий 2: Запись уже внесена заранее
Часто кадровики вносят запись в трудовую книжку в день издания приказа о приеме, не дожидаясь истечения пятидневного срока. Если запись внесена, а работник не вышел, возникает необходимость ее отмены. Здесь действует важное правило, подтвержденное судебной практикой и разъяснениями КонсультантПлюс:
Работодателя не обяжут внести (или оставить) в трудовую книжку запись о работе, если он докажет, что не допускал гражданина к работе в рамках трудовых отношений (то есть сотрудник фактически не работал).
Как отменить ошибочную запись о приеме, если работник не работал
Ошибки в трудовой книжке исправляют согласно установленным правилам. При внесении изменений важно помнить основное положение: записи, содержащие неверные или некорректные данные в разделах о работе и поощрениях, не исправляются посредством зачеркивания, закрашивания или фальсификации.
Если запись о приеме была внесена, но работник не приступил к работе (и договор был аннулирован или расторгнут), необходимо признать эту запись недействительной. Порядок действий следующий:
- В графе 1 ставится порядковый номер записи (следующий за последней имеющейся).
- В графе 2 указывается дата внесения исправляющей записи.
- В графе 3 пишется: «Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна»; Далее вносится корректная формулировка. В данном случае, если трудовой договор был аннулирован, можно указать: «Трудовой договор аннулирован в связи с неявкой работника на работу в день начала работы» или «Трудовой договор расторгнут» (с указанием соответствующей статьи ТК РФ, например, за прогул, подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
- В графе 4 внести номер приказа, на основании которого делают исправляющую запись в трудовую книжку (приказ об аннулировании трудового договора или приказ об увольнении).
Особенности для совместителей
Отдельного внимания заслуживают внешние совместители. По факту по основному месту работы прием может не состояться (человек не отработал ни дня), но как быть, если запись о приеме по совместительству уже делается по основному месту работы?
Здесь нужно помнить нововведение: с сентября 2021 года у совместителей появилась возможность вносить записи и по месту работы по совместительству. Если работник не приступил к работе по совместительству, работодатель по месту совместительства просто не вносит запись (если она еще не сделана) или признает ее недействительной по общим правилам, описанным выше.
Ответственность за невнесение или неправильное внесение записи
Законодатель учел, к каким негативным последствиям приводит недобросовестное заполнение указанных документов для работающего гражданина. Ответственность за невнесение записи в трудовую книжку установлена Кодексом об административных правонарушениях (п. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ).
Однако, если работник не был фактически допущен к работе, штраф за отсутствие записи ему не грозит. Напротив, если работодатель внесет запись о работе, которой де-факто не было, и откажется ее исправлять, он может навредить сотруднику (например, создав проблемы с подтверждением стажа для пенсии или пособий).
Электронная трудовая книжка (ЕФС-1)
Не стоит забывать и об электронной трудовой книжке. Если работник не приступил к работе, работодатель не должен представлять отчет ЕФС-1 с данными о приеме. Если же сведения были отправлены в ПФР ошибочно (до фактического выхода сотрудника), работодателю необходимо подать корректирующие или отменяющие сведения после аннулирования договора или увольнения за прогул.
Главное правило для кадровиков: не торопиться с внесением записи в трудовую книжку. Закон дает на это 5 рабочих дней. Если в течение этого времени работник не приступил к обязанностям, запись делать не нужно. Если же ошибка уже допущена, исправляйте ее официально, путем признания записи недействительной со ссылкой на соответствующий приказ. Помните, что зачеркивать или замазывать записи категорически запрещено, а доказательство факта недопущения к работе освобождает работодателя от обязанности сохранять запись о стаже, которого не было.