Перевод сотрудника внутри организации — это стандартная процедура, которая может быть связана с карьерным ростом, реорганизацией структуры компании или инициативой самого работника. Однако с точки зрения кадрового делопроизводства важно различать перевод и перемещение, так как от этого зависит необходимость внесения записи в трудовую книжку.

Перевод или перемещение: в чем разница?

Прежде чем брать в руки трудовую книжку, кадровику необходимо определить характер изменений:

• Перевод — это изменение трудовой функции (должности), изменение структурного подразделения (отдела, цеха, филиала) или изменение условий договора. Перевод требует обязательного согласия работника (за исключением особых случаев, предусмотренных ТК РФ) и фиксируется в трудовой книжке.
• Перемещение, это изменение места работы внутри одного подразделения, которое не влечет за собой изменения трудовой функции. В этом случае запись в трудовую книжку не вносится.

Когда запись в трудовую книжку обязательна?

Запись в бумажную трудовую книжку (если она ведется) или в сведения о трудовой деятельности (ЭТК) вносится в следующих случаях:

1. Постоянный перевод на другую должность в том же или другом отделе.
2. Перевод в обособленное подразделение (филиал, представительство).
3. Перевод дистанционного работника на офисный формат (или наоборот), если это закреплено в договоре.

Важно: если перевод носит временный характер, запись в трудовую книжку не делается, независимо от того, изменилась ли должность или отдел.

Пошаговая инструкция по оформлению перевода

Процесс перевода сотрудника в другой отдел состоит из нескольких этапов:

Согласование и заявление

Если инициатива исходит от сотрудника, он пишет заявление. Если от работодателя — необходимо получить письменное согласие работника.

Дополнительное соглашение

Поскольку меняются условия трудового договора (должность, отдел, возможно, оклад), стороны подписывают дополнительное соглашение к трудовому договору.

Издание приказа

Издается приказ о переводе (например, по форме Т-5 или Т-5а). С приказом сотрудник должен быть ознакомлен под роспись.

Внесение записи в трудовую книжку

На основании приказа кадровик вносит запись в графу 3 и графу 4 трудовой книжки.

Образцы записей в трудовую книжку

Вариант 1: Перевод в другой отдел на другую должность

Это самый распространенный случай, когда меняется и подразделение, и роль сотрудника.

Пример записи:
Графа 3: Переведен в отдел маркетинга на должность ведущего специалиста.
Графа 4: Приказ от № 45-к.

Вариант 2: Перевод на другую должность в том же отделе

Даже если отдел остается прежним, но меняется должность, запись должна быть четкой.

Пример записи:
Графа 3: Переведен на должность начальника отдела продаж.
Графа 4: Приказ от № 52-к.

Примечание: Некоторые эксперты рекомендуют дублировать название подразделения даже при переводе внутри него для исключения двусмысленности.

Вариант 3: Прием в порядке перевода из другой организации

Если сотрудник переходит из одной компании в другую по согласованию работодателей.

Пример записи:
Графа 3: Принят в отдел логистики на должность менеджера в порядке перевода из ООО «ТрансЛогистик».
Графа 4: Приказ от № 12-к.

Резюме для кадровика

Помните, что при ведении электронных трудовых книжек (ЭТК) информация о переводе передается в Социальный фонд России (СФР) через форму ЕФС-1 в установленные законом сроки.