При приёме сотрудника на работу с режимом неполного рабочего дня (или неполной рабочей недели) в трудовой книжке необходимо отразить не только факт приёма‚ но и особенности режима работы․ Ниже – пошаговое руководство‚ нормативная база и образцы записей для бумажного и электронного варианта трудовой книжки․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст․ 93 (неполное рабочее время)‚ ст․ 66․1 (ведение трудовой книжки)‚ ст․ 65 (трудовой договор)․
• ФЗ-439 «О трудовых книжках» (в редакции от 2024 г․) – порядок ведения бумажных и электронных трудовых книжек․
• Приказ Минтруда России № 18н от – образцы записей в трудовой книжке․
• Инструкция по заполнению сведений о трудовой деятельности (ЕФС-1) – отражение неполного рабочего времени в отчёте в СФР․

Что считается неполным рабочим днём?

Неполное рабочее время – это режим‚ при котором продолжительность работы сотрудника меньше установленной нормы (40 часов в неделю)․ Оно может быть выражено:

• в часах в день (например‚ 4 часа вместо 8);
• в днях в неделю (например‚ 3 рабочих дня вместо 5);
• в сочетании часов и дней (например‚ 6 часов в день‚ 4 дня в неделю)․

Важно указать в трудовом договоре:

1. точное количество часов/дней;
2. график работы (смены‚ начало/окончание‚ перерывы);
3. условия оплаты (пропорциональная ставка)․

Как оформить запись в бумажной трудовой книжке

Обязательные реквизиты записи

• номер записи (последовательный номер в разделе «Сведения о работе»);
• дата приёма на работу (день‚ месяц‚ год);
• название организации (полное и‚ при желании‚ сокращённое);
• название структурного подразделения (если есть);
• должность‚ которую занимает сотрудник;
• вид трудового договора (срочный/бессрочный);
• режим работы – указание‚ что работа выполняется на неполном рабочем времени (часы/дни);
• основание для приёма (номер и дата приказа о приёме);
• подпись ответственного лица и печать организации (если требуется)․

Пример записи

Запись № 12
 г․ принят на работу в ООО «Альфа-Тех» (сокр․ ООО «Альфа»)‚
подразделение: отдел продаж‚
должность: менеджер по работе с клиентами‚
трудовой договор: бессрочный‚
режим работы: неполный рабочий день – 4 часа в день‚ 5 дней в неделю (с 09:00 до 13:00‚ перерыв 30 мин․)‚
основание: Приказ № 45 от г․ о приёме на работу․

В печатном виде запись оформляется как обычный абзац‚ но каждый элемент рекомендуется выделять жирным шрифтом для удобства чтения:

Запись № 12
г․ принят на работу в ООО «Альфа-Тех» (сокр․ ООО «Альфа»)‚
подразделение: отдел продаж‚
должность: менеджер по работе с клиентами‚
трудовой договор: бессрочный‚
режим работы: неполный рабочий день – 4 часа в день‚ 5 дней в неделю (с 09:00 до 13:00‚ перерыв 30 мин․)‚
основание: Приказ № 45 от г․ о приёме на работу․

Особенности записи в электронной трудовой книжке (ЭТК)

С 2021 г․ ведение трудовых книжек осуществляется в электронном виде через систему ПФР/СФР․ При приёме на неполное рабочее время необходимо:

1. В разделе «Кадровики» указать кадровое мероприятие ПРИЕМ;
2. В поле Код выполняемой функции проставить:
   • НЕПД – для неполного рабочего дня;
   • НЕПН – для неполной рабочей недели․
3. Заполнить поля:
   • название организации (ИНН‚ КПП);
   • должность;
   • структурное подразделение;
   • вид трудового договора;
   • режим работы (часы/дни);
   • номер и дата приказа о приёме․
4. После сохранения запись автоматически попадает в отчёт ЕФС-1‚ который необходимо направить в СФР не позже следующего рабочего дня после издания приказа․

Пример заполнения полей в личном кабинете работодателя:

• Кадровик: ПРИЕМ
• Код выполняемой функции: НЕПД
• Дата приёма:
• Организация: ООО «Альфа-Тех» (ИНН 7701234567)
• Должность: менеджер по работе с клиентами
• Подразделение: отдел продаж
• Вид договора: бессрочный
• Режим работы: 4 часа в день‚ 5 дней в неделю
• Основание: Приказ № 45 от

Частые ошибки при внесении записи

• Отсутствие указания режима работы․ Без чёткого указания часов/дней запись считается неполной и может быть оспорена в трудовой инспекции․
• Неправильный код выполняемой функции в ЭТК․ Использование общего кода (например‚ ОБЫЧ) вместо НЕПД/НЕПН приводит к некорректному отражению в СФР․
• Смешивание данных о приёме и переводе․ При переводе сотрудника с полного на неполное время оформляется отдельная запись о переводе с указанием нового режима․
• Отсутствие ссылки на приказ; Номер и дата приказа обязательны – они подтверждают законность внесения записи․
• Несвоевременная подача ЕФС-1․ Сведения должны быть переданы в СФР не позже следующего рабочего дня после издания приказа․

Практический чек‑лист для кадровика

1. Подготовить трудовой договор с чётким указанием неполного рабочего времени (часы/дни‚ график‚ оплата)․
2. Издать приказ о приёме на работу (указать номер‚ дату‚ основание)․
3. Ознакомить сотрудника с локальными нормативными актами (график работы‚ внутренний распорядок)․
4. Внести запись в трудовую книжку:
   • бумажную – согласно образцу выше;
   • электронную – через личный кабинет работодателя‚ указав код НЕПД/НЕПН․
5. Подготовить и отправить отчёт ЕФС-1 в СФР не позже следующего рабочего дня․
6. Выдать сотруднику копию приказа и‚ при необходимости‚ выписку из трудовой книжки․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли делать отдельную запись‚ если сотрудник работает полставки (0‚5 ставки)?

Да․ Полставка – это вид неполного рабочего времени‚ и её необходимо отразить в трудовой книжке (указать‚ например‚ «4 часа в день» или «0‚5 ставки»)․

Можно ли в бумажной трудовой книжке сократить запись‚ написав только «неполный рабочий день»?

Нет․ Трудовая инспекция требует конкретного указания продолжительности (часов/дней) и графика‚ иначе запись считается неполной․

Что делать‚ если все страницы трудовой книжки заполнены?

Согласно пунктам 60‑61 Инструкции по ведению трудовых книжек‚ к книжке добавляется вкладыш‚ в котором продолжается ведение записей․

Нужно ли указывать код ОКЗ при неполном рабочем времени?

Да․ Код ОКЗ (профессии) указывается независимо от режима работы․

Как отразить переход с полного на неполное время в течение года?

Оформляется запись о переводе (кадровое мероприятие ПЕРЕВОД) с указанием нового режима работы и соответствующего кода выполняемой функции (НЕПД/НЕПН)․

Запись в трудовой книжке о неполном рабочем дне – это не просто формальность‚ а важный элемент подтверждения законности трудовых отношений и корректного учёта страховых взносов․ Соблюдение требований ТК РФ‚ ФЗ‑439 и инструкций по заполнению ЕФС-1 позволит избежать штрафов и споров с контролирующими органами․ Главное – чётко указать режим работы (часы/дни‚ график)‚ привязать запись к приказу о приёме и своевременно передать сведения в СФР․

Следуя представленному выше чек‑листу и используя приведённые образцы‚ кадровик сможет правильно оформить как бумажную‚ так и электронную трудовую книжку при приёме сотрудников на неполное рабочее время․