Вопрос правильного оформления документации при найме сотрудников остается одним из самых актуальных для работодателей и кадровиков. Особенно много вопросов возникает вокруг срочных трудовых договоров. Нужно ли делать специальную пометку о сроке действия контракта? Отличается ли процедура внесения записи от стандартной? В этой статье мы подробно разберем правила заполнения трудовых книжек в 2026 году, опираясь на актуальное законодательство и разъяснения контролирующих органов.
Главный принцип: есть ли отличия в записи?
Самое главное, что нужно помнить работодателю: запись в трудовую книжку при приеме на работу по срочному договору вносится по общим правилам. Трудовой кодекс РФ и Правила ведения трудовых книжек не устанавливают специальных требований или отдельных формулировок именно для срочных контрактов в графе о приеме на работу.
Ключевые моменты, которые следует учитывать:
- Отсутствие указания срока: В графе 3 («Запись о приеме на работу…») при приеме на работу не указывается, что договор является срочным. Фраза «принят на работу на условиях срочного трудового договора» в эту графу не вносится.
- Единый стандарт: Запись выглядит точно так же, как и при заключении бессрочного договора. Указывается должность, структурное подразделение и дата начала работы.
- Основание: Основанием для записи служит приказ (распоряжение) работодателя, содержание которого должно полностью соответствовать записи в книжке.
Почему срок не указывается при приеме?
Трудовая книжка — это документ, подтверждающий трудовой стаж и профессиональную деятельность работника. Статус договора (бессрочный или срочный) регулируется самим текстом договора и приказом о приеме. Внесение информации о сроке в трудовую книжку при приеме не предусмотрено Инструкцией по заполнению трудовых книжек. Более того, некорректная запись (например, с указанием срока) может быть расценена проверяющими органами как нарушение правил ведения документации.
Алгоритм действий при приеме сотрудника по срочному договору
Несмотря на то, что формулировка записи стандартна, процесс оформления имеет свои нюансы, связанные с обоснованием срочности самого договора (что фиксируется в других документах, но не в трудовой книжке).
- Издание приказа: Издается приказ о приеме на работу. В приказе также указывается срок действия договора.
- Внесение записи в трудовую книжку:
- В графе 1 ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 указывается дата приема на работу (число, месяц, год).
- В графе 3 пишется: «Принят в [название отдела] на должность [название должности]». Никаких уточнений про срок здесь быть не должно.
- В графе 4 указывается номер и дата приказа о приеме на работу.
Особенности увольнения: когда срок имеет значение
Если при приеме запись стандартна, то при увольнении ситуация меняется. Именно в момент прекращения трудовых отношений из-за истечения срока договора в трудовую книжку вносится специфическая запись.
При увольнении сотрудника, работавшего по срочному договору, в графу 3 вносится запись со ссылкой на пункт 2 части 1 статьи 77 ТК РФ («истечение срока трудового договора»). Также обязательно указывается конкретный срок действия договора и причина, по которой он был заключен (если это требуется для ясности, хотя чаще просто ссылаются на статью).
Пример правильной формулировки при увольнении:
«Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Частые ошибки работодателей в 2026 году
Анализируя практику и разъяснения Роструда, можно выделить типичные ошибки, которых следует избегать:
- Внесение срока в графу о приеме: Попытка указать «принят на 6 месяцев» или «по срочному договору» в графе 3 при приеме является ошибкой. Это может создать проблемы при подсчете стажа или при проверках.
- Отсутствие записи при коротком сроке: Даже если сотрудник принят на очень короткий срок (например, на время сезонных работ или для замены отсутствующего работника менее чем на 2 месяца), запись в трудовую книжку делается обязательно (если это основное место работы). Исключений для срочников в этом плане нет.
- Неверное основание увольнения: При истечении срока важно не перепутать основание увольнения с увольнением «по собственному желанию» или «по соглашению сторон». Для срочного договора существует своя четкая формулировка.
Электронные трудовые книжки
В 2026 году формат ведения трудовых книжек окончательно закрепился в цифровом поле. Для сотрудников, выбравших электронную трудовую, работодатель обязан передать сведения о приеме (как и об увольнении) в Социальный фонд России (СФР) в установленные сроки. Принцип остается прежним: в передаваемых сведениях о приеме на работу признак «срочности» в описании должности не отражается, он фиксируется в реестре договоров, но не в самой записи о стаже.
Соблюдение этих правил поможет избежать штрафных санкций со стороны трудовой инспекции и обеспечит работнику правильный учет его стажа.