Трудовая книжка традиционно является главным документом, подтверждающим стаж сотрудника и свидетельствующим о его профессиональной карьере․ На протяжении многих лет нормативная база, регулирующая этот вопрос, оставалась практически неизменной, однако внедрение электронного формата потребовало серьезных законодательных корректировок․ В данной статье мы подробно разберем, как именно регулируется ведение, хранение и выдача трудовых книжек с учетом актуальных требований на 2026 год․
Историческая справка: от бумажной классики к цифровизации
С 2003 года порядок ведения трудовых книжек в РФ практически не менялся․ На протяжении более чем 15 лет в соответствующие нормативные акты вносились лишь незначительные и немногочисленные правки․ Однако технологический прогресс и курс на цифровизацию документооборота потребовали кардинальных изменений, в результате которых у работников появился выбор между традиционным бумажным форматом и электронной трудовой книжкой (ЭТК)․
Основные нормативные акты, регулирующие трудовые книжки
Правовое регулирование ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек и вкладышей в них опирается на многоуровневую систему нормативно-правовых актов․ Ключевыми из них являются:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) от № 197-ФЗ․ Базовый закон, устанавливающий основные начала трудового законодательства․ В частности, ст․ 66 ТК РФ закрепляет понятие трудовой книжки, а ст․ 66․1 ТК РФ регулирует формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде․
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» (с учетом ред․ от и последующих изменений)․ Этот документ содержит сами Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей․ Он детально описывает порядок оформления, выдачи, учета и списания бланков․
- Федеральный закон от № 439-ФЗ — законодательный акт, который внес революционные изменения в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде․ Именно он заложил правовую базу для перехода на ЭТК․
- Приказы Минтруда России — подзаконные акты, разъясняющие и детализирующие порядок применения Правил․ В частности, в 2026 году применяются обновленные разъяснения по некоторым вопросам применения Правил, утвержденных Постановлением № 225, с учетом изменений по приказу Минтруда․
Особенности правового регулирования в 2026 году
Текущий 2026 год имеет свои важные нюансы, связанные с окончательным переходным периодом между бумажным и электронным форматами:
Выбор формата и подача заявления
В соответствии с ч․ 2 и ч․ 8 ст․ 2 Федерального закона от № 439-ФЗ, работники имели право самостоятельно выбрать формат ведения сведений о своей трудовой деятельности․ Если работник не подал заявление на ведение бумажной трудовой книжки, работодатель в установленном законом порядке переходит на ведение сведений о трудовой деятельности исключительно в электронном виде (ст․ 66․1 ТК РФ)․
Сроки подачи заявлений о сохранении бумажного формата регламентированы законом․ Тем, кто уже перешел на электронный формат, но пожелал вернуться к бумажной книжке, предоставлено право подать соответствующее заявление работодателю в любой момент своей трудовой деятельности․
Ведение и хранение бумажных трудовых книжек
Для тех сотрудников, кто сохранил за собой право на бумажный документ, действуют классические требования Постановления Правительства РФ № 225․ Работодатель обязан:
- Вести учет трудовых книжек в приходно-расходную книгу по учету бланков и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них․
- Обеспечить надлежащее хранение трудовых книжек (в сейфах, несгораемых шкафах или изолированных помещениях)․
- Своевременно вносить записи о приеме, переводе, увольнении и поощрениях․
- Оформлять вкладыш при заполнении всех страниц соответствующего раздела․
Административная ответственность
За несоблюдение нормативных требований к ведению, хранению и выдаче трудовых книжек (как бумажных, так и при передаче данных для электронной) предусмотрена административная ответственность․ Контроль (надзор) за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, осуществляется уполномоченными органами в соответствии с ТК РФ (с учетом изменений федеральных законов от № 242-ФЗ, от № 220-ФЗ)․
Региональное регулирование
Стоит отметить, что в соответствии с Главой 1 ТК РФ «Основные начала трудового законодательства», органы государственной власти субъектов Российской Федерации имеют право принимать законы и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права․ Однако это касается только тех вопросов, которые не отнесены к ведению федеральных органов государственной власти․ Поскольку порядок ведения трудовых книжек жестко урегулирован на федеральном уровне (ТК РФ и Постановлениями Правительства РФ), региональные власти не могут устанавливать собственные правила оформления или хранения данных документов․
Нормативное регулирование трудовых книжек в 2026 году представляет собой симбиоз устоявшихся правил, действующих с 2003 года, и современных цифровых норм․ Работодателям крайне важно строго следовать актуальным редакциям Трудового кодекса РФ, Постановлению Правительства № 225 и разъяснениям Минтруда, чтобы избежать административных штрафов и обеспечить работникам беспрепятственный доступ к их пенсионным и страховым правам․ Независимо от того, ведет ли компания бумажную трудовую книжку или сдает данные в электронном формате (ЕИСОТ и ПФР), соблюдение федерального законодательства остается безусловным приоритетом․