Одним из самых частых и запутанных вопросов в кадровом делопроизводстве является вопрос о том, нужно ли вносить запись в трудовую книжку при работе по различным видам договоров. Ответ на него напрямую зависит от правовой природы самого договора. Давайте разберем все нюансы, основанные на действующем Трудовом кодексе РФ и официальных разъяснениях.
Ключевой принцип: что регулирует трудовую книжку?
Согласно части 1 статьи 66 Трудового кодекса РФ, в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора.
Трудовой договор (срочный или бессрочный)
Если между работником и работодателем заключен трудовой договор (даже срочный, например, на время замещения или на срок до 5 лет), то запись в трудовую книжку обязательна.
- При приеме на работу: делаеться запись о приеме с указанием наименования организации, должности, даты заключения договора и ссылкой на приказ (распоряжение).
- При увольнении: делается запись с указанием даты увольнения, основания (статья ТК РФ) и подписью ответственного лица.
Важно: Запись при срочном договоре не отличается по форме от записи при бессрочном, за исключением формулировки основания увольнения (например, «срок договора истек» или «договор расторгнут по соглашению сторон»).
Гражданско-правовой договор (ГПД, договор подряда, оказания услуг)
Работа по гражданско-правовому договору (ГПД) — это не трудовые отношения, а отношения, регулируемые Гражданским кодексом РФ. Стороны в таком случае, не «работник» и «работодатель», а «исполнитель» и «заказчик».
Правило: Вносить сведения о работе по ГПД в трудовую книжку нельзя и не нужно. Это прямо запрещено, так как искажает стаж и характер деятельности.
Официальная позиция: «Внесение в трудовую книжку записи о выполнении работником работ по договору подряда не предусмотрено законодательством» (КонсультантПлюс, ответы по кадрам).
Исключение: Если суд или трудовая инспекция признает, что под видом ГПД фактически были трудовые отношения, то работодатель будет обязан внести соответствующую запись о фактическом допуске к работе с момента, когда возникли эти отношения.
Особые случаи и спорные ситуации
Мобилизованные работники
Здесь мнения даже среди инспекторов Роструда разделились. Основная позиция: приостановление действия трудового договора в связи с мобилизацией, это специальный режим. Внесение записей о приостановлении/возобновлении в бумажную трудовую книжку не предусмотрено. Информация об этом отражается в других документах (приказ, личная карточка). Однако для единообразия учета некоторые эксперты рекомендуют делать пометку.
Работодатель — физическое лицо (без статуса ИП)
Физическое лицо, не зарегистрированное как ИП, НЕ ИМЕЕТ ПРАВА заводить трудовые книжки и вносить в них записи (ч. 4 ст. 66 ТК РФ). Если такой работник принят по трудовому договору, его права нарушаются. В этом случае факт работы можно подтвердить другими документами (трудовой договор, расчетный листок, свидетельские показания).
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2021 года работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности в ЭТК. Прием на работу по любому трудовому договору (срочному или бессрочному) влечет обязательное формирование записи в электронном виде. Если у работника есть бумажная книжка, запись в нее вносится на основании этих электронных сведений.
Краткая шпаргалка: что записываем, а что нет?
| Вид договора | Требуется ли запись в ТК? | Основание |
|---|---|---|
| Трудовой договор (бессрочный) | ДА, обязательно | ст. 66 ТК РФ |
| Трудовой договор (срочный) | ДА, обязательно | ст. 66, 59 ТК РФ |
| Гражданско-правовой договор (ГПД, подряд, услуги) | НЕТ, запрещено | ст. 66 ТК РФ (не относятся к трудовым отношениям) |
| Договор с физлицом (не ИП) по ТК РФ | НЕТ, работодатель не имеет права вести ТК | ч. 4 ст. 66 ТК РФ |
Что делать, если сотрудник по ГПД требует запись в ТК?
Работодатель должен вежливо, но твердо объяснить, что:
- Трудовая книжка предназначена только для учета трудовых отношений.
- ГПД — это иной вид правоотношений, и его фиксация в ТК будет неправомерной.
- Факт выполнения работ по ГПД можно подтвердить самим договором, актами выполненных работ, платежными поручениями.
Если сотрудник настаивает, можно сослаться на официальные разъяснения контролирующих органов (Роструд, Минтруд).
Ответ на главный вопрос прост: в трудовую книжку записывается только работа по трудовому договору. Все остальные договоры (гражданско-правовые) в эту книжку не вносятся. Неправильное внесение записи по ГПД может привести к признанию трудовых отношений, доначислению налогов и страховых взносов, а также к административной ответственности для работодателя.
Помните: При любых сомнениях в правовой природе отношений с контрагентом необходимо правильно квалифицировать договор. В случае спора окончательную точку может поставить только суд или трудовая инспекция.