Ведение трудовой книжки — один из самых ответственных процессов в кадровом делопроизводстве. От правильности записей зависит подтверждение стажа‚ расчет пенсии и социальная защищенность работника. Однако среди работодателей и сотрудников часто возникает путаница между понятиями «совместительство» и «совмещение». Самое главное помнить‚ что подход к внесению записей в этих двух случаях кардинально отличается.
В данной статье мы подробно разберем‚ как правильно оформлять документы‚ кто имеет право вносить записи и почему при совмещении должностей запись в трудовую книжку не делается.
Ключевое различие: Совместительство vs Совмещение
Прежде чем говорить о записях‚ необходимо четко разграничить два понятия‚ так как от этого зависит дальнейший алгоритм действий:
- Совместительство — это выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. Оно может быть внутренним (у того же работодателя) и внешним (у другого работодателя).
- Совмещение должностей — это выполнение работником наряду с работой‚ определенной трудовым договором‚ дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату в пределах установленной продолжительности рабочего дня. Трудовой договор при этом не заключается‚ заключается лишь дополнительное соглашение.
Запись при совмещении должностей: делать или нет?
Это самый частый вопрос‚ который возникает у кадровиков и работников. Ответ на него однозначен и базируется на актуальном законодательстве и разъяснениях Роструда.
Правило внесения записей
В трудовую книжку запись о совмещении должностей не вносят.
Независимо от того‚ сколько времени сотрудник выполнял дополнительные функции (месяц‚ год или пять лет)‚ информация об этом в графы трудовой книжки не попадает. Это связано с тем‚ что совмещение не оформляется отдельным трудовым договором‚ а является лишь изменением условий уже существующего договора.
Чем подтверждается совмещение?
Факт выполнения работы по совмещению подтверждается следующими документами‚ которые хранятся в личном деле сотрудника:
- Дополнительное соглашение к трудовому договору.
- Приказ (распоряжение) работодателя о поручении дополнительной работы.
- Должностная инструкция (если в нее вносились изменения) или выписка из нее.
Именно эти документы‚ а не запись в трудовой‚ послужат доказательством опыта работы по дополнительной специальности в случае необходимости.
Ситуация с совместительством: когда запись возможна?
В отличие от совмещения‚ работа по совместительству может быть отражена в трудовой книжке‚ но только при соблюдении строгих условий.
Кто вносит запись?
Запись о работе по совместительству вносит только основной работодатель. Работодатель‚ у которого сотрудник работает по совместительству‚ не имеет права вносить записи в его трудовую книжку.
Условия внесения записи:
- Желание работника. Запись вносится исключительно по желанию сотрудника. Если работник не изъявил такого желания‚ основной работодатель не обязан (и не имеет права без просьбы) вносить запись.
- Документальное подтверждение. Работник должен предоставить основному работодателю документ‚ подтверждающий работу по совместительству. Это может быть заверенная копия приказа о приеме на работу по совместительству или копия трудового договора.
- Время внесения. Целесообразно вносить запись уже после того‚ как сотрудник фактически приступил к работе‚ а часто — при увольнении с работы по совместительству‚ чтобы не загромождать книжку записями о краткосрочной деятельности.
Алгоритм действий при просьбе работника
Если речь идет о совместительстве и работник попросил внести запись‚ основной работодатель действует следующим образом:
- Получает от работника письменное заявление с просьбой внести запись о работе по совместительству.
- Запрашивает и получает от работника надлежаще заверенную копию приказа (или трудового договора) о приеме на работу по совместительству.
- Вносит запись в трудовую книжку в общем порядке:
- Указывает порядковый номер записи.
- Проставляет дату приема на работу по совместительству.
- В графе «Сведения о приеме на работу…» пишет: «Принят в [название организации] по совместительству в [отдел] на должность [должность]».
- В графе «Основание» указывает реквизиты приказа (копии)‚ предоставленного работником.
Важно! При совмещении должностей этот алгоритм не применяется. Никаких заявлений‚ приказов для трудовой и записей не требуется и не производится.
Типичные ошибки и риски
Неправильное оформление документов может привести к проблемам при проверках трудовой инспекции или при назначении пенсии работнику.
- Ошибка: Внесение записи о совмещении должностей в трудовую книжку.
Риск: Запись будет считаться недействительной‚ ее придется аннулировать‚ внося новую запись об ошибочности предыдущей. Это создает лишнюю бюрократию и путаницу в стаже. - Ошибка: Внесение записи о совместительстве без заявления работника.
Риск: Нарушение права работника на ведение трудовой книжки по его усмотрению в части совместительства. - Ошибка: Внесение записи о совместительстве работодателем по совместительству.
Риск: Грубое нарушение правил ведения трудовых книжек. Такую запись придется признавать недействительной.
Все нюансы дополнительной работы фиксируются во внутренних документах организации (приказах и дополнительных соглашениях). Записи в трудовую книжку подлежат только сведения о приеме‚ переводе и увольнении по основному месту работы‚ а также — по желанию работника, сведения о работе по совместительству‚ вносимые основным работодателем.
Соблюдение этих правил гарантирует юридическую чистоту кадрового документооборота и защиту прав как работодателя‚ так и сотрудника.