Запись в трудовую книжку при совместительстве – это процедура, которая регулирует порядок фиксации трудовых отношений, когда сотрудник одновременно работает по основному месту и занимает дополнительную (вторичную) должность. Ниже изложены основные шаги, требования и нюансы оформления такой записи.
Правовая база
Для корректного оформления записи важно учитывать действующее Трудовое законодательство РФ:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 281‑287) – порядок ведения и оформления трудовой книжки;
- Закон РФ «О занятости населения» – правила совместительства;
- Коллективный договор и локальные нормативные акты организации.
Когда требуется запись по совместительству?
Запись вносится, если:
- Сотрудник официально назначен на вторую должность (совместительство) в том же или в другом учреждении;
- Согласно трудовому договору, в котором указано, что сотрудник работает по совместительству;
- Существует согласование с руководителем и с учётом режима рабочего времени.
Как оформить запись в трудовую книжку
Процедура оформления фиксируется в нескольких последовательных действиях.
Подготовка документации
- Трудовой договор с указанием обеих должностей;
- Приказ о назначении (или распоряжение) о совместительстве;
- Согласие руководителей обоих подразделений;
- Сведения о рабочем времени (график, часы работы).
Заполнение записи
В трудовую книжку в соответствующем поле вносятся следующие сведения:
- Ф.И.О. сотрудника;
- Дата начала работы по основной должности;
- Дата начала работы по совместительству;
- Наименование второй должности и подразделения;
- Доля рабочего времени (например, 0,5 – половина ставки);
- Код по ОКПД2 (если требуется);
- Подпись руководителя и печать организации.
Подпись сторон
После внесения сведений запись подписывается:
- Сотрудником (самостоятельно или через уполномоченного представителя);
- Руководителем организации (или уполномоченным лицом).
Особенности оформления при разных видах совместительства
В зависимости от формы совместительства (по совместительству, на условиях совместительства, временное совместительство) могут отличаться:
- Тип рабочего времени (полный/частичный);
- Условия оплаты труда (доля от основной ставки, фиксированная сумма);
- Периодичность сверок (ежеквартально, ежегодно).
Частые ошибки и как их избежать
Чтобы избежать проблем при оформлении записи, обратите внимание на следующие детали:
- Недостаточная информация – в записи должны быть указаны все реквизиты, иначе она будет считаться недействительной;
- Отсутствие подписи – без подписи руководителя запись не имеет юридической силы;
- Несоответствие графику – часы работы по совместительству не должны превышать установленный лимит;
- Пропуск согласования – обязательно получайте согласие от обоих подразделений.
Пример оформления записи
Ниже приведен пример заполнения записи в трудовой книжке (формат может отличаться в зависимости от шаблона организации).
Ф.И.О.: Иванов Иван Иванович Дата начала работы по основной должности: Дата начала работы по совместительству: Должность по совместительству: Ведущий специалист по ИТ‑проектам Подразделение: ИТ‑отдел Доля рабочего времени: 0,5 (получасовой день) Код ОКПД2: 62.01 Подпись сотрудника: ______________________ Подпись руководителя: ______________________ Печать организации: [ПЕЧАТЬ]
Что делать, если запись уже сделана неправильно?
Если в трудовой книжке допущена ошибка, её необходимо исправить в соответствии с порядком:
- Подать запрос в отдел кадров с указанием ошибки;
- Получить подтверждение от руководителя;
- Внести исправления в присутствии свидетеля и подписать обе стороны;
- При необходимости – оформить новое решение о внесении поправок.
Запись по совместительству в трудовую книжку – важный документ, который фиксирует законные трудовые отношения и защищает интересы как работодателя, так и сотрудника. Соблюдая вышеописанные шаги, можно избежать юридических проблем и обеспечить корректное оформление всех деталей совместительства.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы, рекомендуем обратиться к специалисту по кадровому делу или к юридическому отделу вашей организации.