Вопрос записи в трудовую книжку при увольнении, связанном с прекращением полномочий, часто вызывает затруднения у работодателей и работников. В статье мы разберём, какие нормы регулируют этот процесс, какие сведения необходимо указать, кто отвечает за оформление и какие типовые образцы записей применяются в 2025‑2026 гг.

Правовая база

Оформление записей в трудовую книжку регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 80 (прекращение трудового договора) и статья 71‑73 (прекращение полномочий должностных лиц).
• Постановление Правительства РФ № 320н «О порядке ведения трудовых книжек» (пункт 9 – сроки внесения записей).
• Приказы и локальные нормативные акты организации, в которых указаны конкретные основания увольнения.

Когда требуется запись?

Запись в трудовую книжку обязательна, если прекращение полномочий должностного лица сопровождается расторжением трудового договора (например, увольнение по истечении срока договора, по соглашению сторон, по инициативе работодателя). Запись делается в том случае, когда:

1. Сотрудник занимал должность, назначаемую и увольняемую приказом (например, директор, заместитель, член совета).
2. Увольнение происходит в результате прекращения полномочий (истечение срока полномочий, отставка, отзыв назначения).
3. Трудовой договор прекращён в установленном порядке (по статье 80 ТК РФ).

Кто отвечает за оформление записи?

Ответственность за внесение записи в трудовую книжку возлагается на:

• Лицо, уполномоченное вести трудовые книжки (обычно – главный бухгалтер, специалист по кадрам или руководитель отдела кадров).
• Руководителя организации, который подписывает приказ об увольнении.

Запись должна быть выполнена водостойкой черной или синей ручкой, подпись ответственного лица и печать организации обязательны.

Сроки внесения записи

Согласно пункту 9 Порядка 320н, запись в трудовую книжку должна быть сделана не позднее 5 дней со дня издания приказа, являющегося основанием её внесения.

Что должно быть указано в записи?

Обязательные реквизиты записи (в порядке их расположения):

1. Дата внесения записи (дд.мм.гггг).
2. Ссылка на приказ (номер и дата приказа, являющегося основанием).
3. Основание прекращения трудового договора (например, «Уволен в связи с истечением срока трудового договора», «Уволен в связи с прекращением полномочий»).
4. Ссылка на конкретный пункт ТК РФ, который регулирует данное основание (например, «ст. 80 ТК РФ»).
5. Подпись ответственного лица и печать организации.

Пошаговый процесс оформления записи

Ниже представлена типовая последовательность действий:

1. Подготовка приказа. Составляется приказ об увольнении с указанием причины (прекращение полномочий) и ссылки на пункт ТК РФ.
2. Уведомление работника. Работнику направляется уведомление за установленный срок (не менее 1 месяца, если иное не предусмотрено коллективным договором).
3. Подписание приказа. Приказ подписывается руководителем организации (генеральным директором, председателем и т.п.).
4. Внесение записи. Специалист по кадрам в течение 5 дней после подписания приказа вносит запись в трудовую книжку, используя водостойкую ручку.
5. Проверка. После внесения записи проверяется наличие подписи, печати и правильности указания реквизитов.
6. Выдача трудовой книжки. Работнику вручается трудовая книжка с подписью и печатью, а также выдается справка о доходах (2‑НДФЛ) и расчётные листки.

Образец записи в трудовую книжку

Ниже – типовой образец записи, актуальный на 2025‑2026 годы.

Дата записи: 
Основание: Уволен в связи с прекращением полномочий (истечение срока полномочий) 
Ссылка: Приказ № 45/2026 от г., ст. 80 ТК РФ
Подпись ответственного лица: ___________________ (И. О. Фамилия)
Печать организации
 

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Нужно ли указывать в записи, что увольнение связано именно с прекращением полномочий?

Да; При увольнении по этой причине в записи обязательно указывается «прекращение полномочий» и ссылка на соответствующий пункт ТК РФ (ст. 71‑73).

Вопрос: Можно ли использовать обычную черную ручку?

Да, но она должна быть водостойкой. Рекомендуются черные или синие чернила, устойчивые к стиранию.

Вопрос: Что делать, если работник уже получил трудовую книжку обратно до внесения записи?

Работнику необходимо вернуть книжку в отдел кадров, где запись будет внесена, после чего книжка возвращается обратно.

Вопрос: Как оформить запись при ликвидации предприятия?

Запись делается по тем же правилам, но в качестве основания указывается «Уволен в связи с ликвидацией организации» и ссылка на пункт ст. 81 ТК РФ.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие ссылки на приказ. Всегда указывайте номер и дату приказа.
• Неправильный порядок записей. Записи вносятся в хронологическом порядке, без пропусков.
• Отсутствие печати или подписи. Без печати запись считается недействительной.
• Запись выполнена обычной ручкой. Используйте водостойкую черную/синюю ручку.
• Сроки. Не превышайте 5‑дневный срок после издания приказа.

Оформление записи в трудовую книжку при прекращении полномочий – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований. Правильная запись защищает интересы как работодателя, так и работника, гарантируя законность прекращения трудовых отношений. Следуйте указанным шагам, используйте образцы записей и проверяйте наличие всех обязательных реквизитов, чтобы избежать претензий и штрафов.

Помните: запись должна быть сделана в течение 5 дней, подпись и печать обязательны, а основание увольнения – чётко сформулировано с указанием пункта ТК РФ.

Статья подготовлена . Для получения актуальных образцов приказов и бланков обращайтесь в отдел кадров вашей организации.