Вопрос о том, нужно ли делать запись в трудовую книжку при временном исполнении обязанностей отсутствующего сотрудника, вызывает немало споров среди кадровиков и юристов. Давайте разберёмся в этом вопросе подробно, опираясь на действующее законодательство и практику.

Когда запись в трудовую книжку обязательна?

Согласно пункту 6.9 Путеводителя по кадровым вопросам КонсультантПлюс, запись в трудовую книжку о временном исполнении обязанностей делается в следующих случаях:

• При заключении срочного трудового договора с работником, принятым для замещения временно отсутствующего сотрудника, если эта работа для него является основной (ч. 1 ст. 59 ТК РФ)
• Когда временное исполнение обязанностей является постоянной частью трудовой функции и закреплено в должностной инструкции
• При наличии дополнительного соглашения к трудовому договору, где прописаны новые обязанности

Правовые основания для внесения записи

Основные нормативные акты, регулирующие этот вопрос:

1. Трудовой кодекс РФ:
   • Статья 59 (срочный трудовой договор)
   • Статья 60.2 (совмещение профессий)
   • Статья 72.2 (временный перевод)
2. Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»
3. Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда РФ от № 69)
4. Путеводитель по кадровым вопросам КонсультантПлюс (актуализированная редакция 2026 года)

Как правильно оформить запись в трудовую книжку?

Если вы всё же принимаете решение о внесении записи, она должна выглядеть следующим образом:

При этом важно соблюдать следующие правила:

• Запись вносится в графу «Сведения о работе» трудовой книжки
• Указывается полное наименование должности временно отсутствующего работника
• Приводятся точные даты периода исполнения обязанностей
• Указывается основание ─ приказ работодателя с номером и датой
• Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (если она применяется)

Пошаговая инструкция оформления

Для правильного оформления процедуры необходимо:

Издать приказ о временном исполнении обязанностей

Приказ должен содержать:

• Наименование организации
• ФИО работника, на которого возлагаются обязанности
• ФИО временно отсутствующего работника
• Наименование должности временно отсутствующего работника
• Период исполнения обязанностей
• Основание (например, приказ о временном переводе)
• Подпись руководителя

Заключить дополнительное соглашение к трудовому договору

В дополнительном соглашении должны быть отражены:

• Новые обязанности
• Срок их исполнения
• Условия оплаты труда (если предусмотрена доплата)
• Основание (приказ о временном исполнении обязанностей)

Внести запись в трудовую книжку

Запись вносится в графу «Сведения о работе» в следующем порядке:

Когда запись не вносится?

Запись в трудовую книжку не оформляется в следующих случаях:

• При внутреннем совмещении без заключения отдельного трудового договора
• При временном переводе на другую работу в пределах одной организации (если не меняется должность)
• При исполнении обязанностей в порядке совмещения профессий (ст. 60.2 ТК РФ)
• Когда временное исполнение обязанностей не является основной работой для сотрудника

Ответственность за неправильное оформление

Нарушение правил ведения трудовых книжек может повлечь за собой:

• Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:
  • Для должностных лиц ⎼ штраф от 1 000 до 5 000 рублей
  • Для юридических лиц ⎼ штраф от 30 000 до 50 000 рублей
• Трудовые споры и возможные судебные разбирательства
• Проблемы с проверяющими органами (Роструд, ПФР, налоговые органы)

Рекомендации кадровикам

Для минимизации рисков рекомендуется:

1. Четко определить, является ли временное исполнение обязанностей основной работой для сотрудника
2. Сверить с должностной инструкцией, закреплены ли такие обязанности
3. Оформить все документы в письменном виде до начала исполнения обязанностей
4. Вести журнал учета приказов и соглашений
5. Проводить регулярные проверки правильности ведения трудовых книжек
6. Консультироваться с юристами при возникновении спорных ситуаций

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли делать запись, если сотрудник исполняет обязанности по совмещению?

Нет. При внутреннем совмещении без заключения отдельного трудового договора запись в трудовую книжку не вносится.

Можно ли сделать запись задним числом?

Нет. Все записи должны вноситься своевременно и не могут быть сделаны задним числом.

Что делать, если сотрудник уже исполнял обязанности, а запись не была сделана?

В этом случае можно внести запись, но она должна быть оформлена как дополнительная информация с указанием причины внесения записи задним числом.

Нужно ли платить доплату за исполнение обязанностей?

Выплата доплаты за исполнение обязанностей не является обязанностью работодателя, если это не предусмотрено трудовым договором, локальными нормативными актами или соглашением сторон.

Вопрос о записи в трудовую книжку об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника требует внимательного подхода. Основное правило: запись вносится только в случае, когда временное исполнение обязанностей является основной работой для сотрудника и оформлено отдельным трудовым договором.

Важно помнить, что:

• Все документы должны быть оформлены до начала исполнения обязанностей
• Запись должна соответствовать требованиям законодательства
• Необходимо соблюдать процедуру внесения записей в трудовую книжку
• Все изменения должны быть документально оформлены

Соблюдение этих правил поможет избежать споров с сотрудниками и проверяющими органами, а также защитить интересы работодателя.