Важное напоминание: Правильное оформление записей в трудовой книжке (ТК) или сведениях о трудовой деятельности (СТД) критически важно для расчета будущей пенсии сотрудника. Ошибки могут привести к потере страхового стажа. Данная статья основана на актуальном законодательстве и практике (включая позиции Минтруда и КонсультантПлюс по состоянию на 2025-2026 гг.).
Ключевой принцип: Необходимо четко разделять два разных сценария:
- Основной работник (женщина)‚ которая находилась в отпуске по уходу за ребенком (декретном) и выходит на работу досрочно или по окончании срока.
- Временный работник‚ который был принят на работу на период декретного отпуска основного сотрудника.
Правила записи для них кардинально отличаются.
Запись для основного работника‚ выходящего из декрета
Согласно ст. 255 Трудового кодекса РФ и разъяснениям Минтруда‚ сам факт нахождения в отпуске по уходу за ребенком (включая декретный) НЕ отражается в трудовой книжке. Запись о таком отпуске не делается.
Что вносится в ТК/СТД?
При досрочном выходе на работу или по окончании срока отпуска по уходу вносится стандартная запись о продолжении трудовых отношений. Она подтверждает‚ что сотрудник продолжает работать в той же организации на той же должности.
Образец записи в трудовую книжку (раздел 4):
«Продолжал работу. С [дата выхода на работу‚ например: ] по настоящее время в должности [название должности].»
Подпись работника _______________
Подпись ответственного лица _______________
М.П.
Обязательность приказа
Для обоснования этой записи должен быть издан приказ (распоряжение) работодателя о выходе сотрудника из отпуска по уходу за ребенком и возобновлении работы. Этот приказ является основанием для внесения записи в ТК/СТД. Без приказа запись считается необоснованной.
Важно: Если работница выходит на работу до достижения ребенком 3-х лет‚ она имеет право на неполный рабочий день/неделю. Условия неполного рабочего времени также должны быть отражены в приказе и‚ при необходимости‚ в записи в ТК/СТД.
Запись для временного работника‚ принятого на период декрета
Это самый частый вопрос при кадровом делопроизводстве. Если организация принимает сотрудника на срочный трудовой договор на время отпуска по уходу основного работника‚ на этого временного работника обязательно заводится трудовая книжка (если у него ее нет) или вносятся записи в уже имеющуюся.
Что вносится в ТК/СТД временного работника?
Вносится запись о приеме на работу на определенный срок — на период отпуска по уходу за ребенком основного сотрудника. Запись о прекращении этого срочного договора также вносится.
Образец записи о приеме (раздел 4):
«Принят(а) на работу по срочному трудовому договору на период отпуска по уходу за ребенком основного работника [Ф.И.О. основного работника] с [дата приема] по [дата окончания срока‚ например: до выхода на работу основного работника] в должности [название должности].»
Образец записи об увольнении (раздел 5):
«Уволен(а) в связи с истечением срока трудового договора (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) с [дата увольнения].»
Обязательность приказа
Для приема временного работника издается отдельный приказ о приеме на работу на период отпуска по уходу. Этот приказ служит основанием для записи в его ТК/СТД. Приказ об увольнении временного работника также издается.
Критически важный нюанс: В графе 4 (или соответствующем поле в СТД) НЕЛЬЗЯ указывать конкретную дату выхода основного работника из декрета‚ если она неизвестна. Вместо этого пишут: «до выхода на работу основного сотрудника (Ф.И.О.)».
Сведения о трудовой деятельности (СТД) вместо трудовой книжки
С вводится электронная СТД. Если работник получил электронную СТД‚ то записи вносятся в нее по тем же правилам‚ что и в традиционную ТК. Записи о временном переводе (замещении) в СТД не вносятся‚ но это не относится к приему на работу по срочному договору‚ который является самостоятельным трудовым отношением.
Частые ошибки и их последствия
- Ошибка: Внесение записи об отпуске по уходу в ТК основной работницы (например‚ «В отпуске по уходу за ребенком с … по …»).
Последствие: Такая запись не предусмотрена законом и может исказить стаж при расчете пенсии. - Ошибка: Отсутствие записи в ТК временного работника о приеме на работу на период декрета.
Последствие: У работника нет документального подтверждения этого периода работы‚ что может привести к спорам и потере страхового стажа. - Ошибка: Указание в записи временного работника конкретной даты выхода основного сотрудника‚ которая впоследствии изменилась.
Последствие: Несоответствие данных в документах‚ необходимость внесения исправлений. - Ошибка: Внесение записи о временном замещении (без заключения отдельного договора) в ТК основного работника.
Последствие: Необоснованное изменение условий трудового договора основного работника.
Алгоритм действий для работодателя
- Для основного работника‚ выходящего из декрета:
- Издать приказ о выходе из отпуска по уходу за ребенком и возобновлении работы (с указанием даты‚ должности‚ условий‚ если они изменились).
- Внести в ТК/СТД работника запись о продолжении работы с указанием даты выхода.
- Для временного работника‚ принятого на период декрета:
- Заключить срочный трудовой договор‚ указав в нем точную причину (замещение основного работника в отпуске по уходу) и срок (до выхода основного работника).
- Издать приказ о приеме на работу.
- Внести в ТК/СТД временного работника запись о приеме на работу с указанием срока и причины.
- По окончании срока (выходе основного работника) издать приказ об увольнении временного работника в связи с истечением срока договора.
- Внести в ТК/СТД временного работника запись об увольнении.
- Основной работник: Запись о выходе из декрета, ДА (о продолжении работы); Запись о самом отпуске по уходу — НЕТ.
- Временный работник: Запись о приеме на работу на период декрета и об увольнении — ДА (обязательно).
- Все записи должны быть обоснованы соответствующими приказами (распоряжениями) работодателя.
Соблюдение этих простых правил защитит и интересы работника‚ и работодателя от будущих претензий и проблем с учетом страхового стажа.