Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий факт трудовой деятельности гражданина, его стаж, а также основания для получения пенсионных и социальных выплат. Иногда возникает ситуация, когда запись в трудовую книжку делается, пока сотрудник находится в отпуске. В этой статье мы подробно разберём, как правильно оформить такие записи, какие нормы регулируют процесс и какие нюансы следует учитывать.

Содержание статьи

1. Нормативно‑правовая база
2. Порядок оформления записи в период отпуска
3. Электронная трудовая книжка
4. Пример оформления записи
5. Часто задаваемые вопросы

Нормативно‑правовая база

Основные положения, регулирующие оформление записей в трудовой книжке, находятся в Трудовом кодексе РФ:

• Статья 66 ТК РФ – обязательность ведения трудовой книжки (бумажной или электронной) для всех работающих граждан.
• Статья 66.1 ТК РФ – порядок выбора формы трудовой книжки (бумажная или электронная) и требования к её содержанию.
• Статья 71 ТК РФ – сроки внесения записей: запись о приёме на работу должна быть сделана в течение пяти календарных дней со дня начала работы.
• Статья 71.1 ТК РФ – порядок исправления ошибок и внесения дополнительных сведений (например, запись о временном отпуске).

Если сотрудник находится в отпуске в момент, когда необходимо внести запись (например, при приёме на работу, переводе, восстановлении), закон допускает оформление записи в период отпуска, при условии, что в графе «Дата начала работы» указана реальная дата начала трудовых отношений, а в примечании – факт, что запись произведена во время отпуска.

Порядок оформления записи в период отпуска

Что должен сделать работодатель

1. Подготовить приказ о приёме на работу (или приказ о переводе, восстановлении и т.п.) с указанием реальной даты начала трудовых отношений.
2. Убедиться, что у работника есть доступ к трудовой книжке (бумажной или электронной) в момент оформления записи.
3. Внести запись в течение пяти календарных дней с даты начала работы, даже если работник находится в отпуске.
4. В графе «Дата начала работы» указать фактическую дату начала, а в строке «Примечание» добавить пометку: «Запись произведена в период отпуска» (или аналогичную формулировку).
5. Подписать запись и поставить печать организации (для бумажной книги). Для электронной книги – подтвердить запись в системе СФР (Социальный фонд России).

Какие сведения вносятся

Что делать, если запись была сделана позже пяти дней

• Сотрудник имеет право потребовать поправку в трудовой книжке.
• Работодатель обязан оформить дополнительный приказ с указанием причины задержки (например, «запись произведена в период отпуска, что привело к задержке») и внести запись в установленный срок.
• В случае спорных ситуаций работник может обратиться в Трудовую инспекцию или в суд.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка, хранящаяся в базе данных Социального фонда России (СФР). Принцип оформления записей в период отпуска в ЭТК полностью аналогичен бумажному варианту, но есть несколько особенностей:

• Запись вносится через информационную систему работодателя (например, 1С:Зарплата, SAP HR и др.).
• Для подтверждения записи требуется цифровая подпись уполномоченного лица и автоматическое уведомление работника в личном кабинете СФР.
• В поле «Примечание» также указывается, что запись произведена в период отпуска.
• Работник может в любой момент просмотреть запись в личном кабинете Госуслуги или в мобильном приложении СФР.

Электронный формат уменьшает риск потери или порчи документа и упрощает процесс контроля со стороны контролирующих органов.

Пример оформления записи

Бумажная трудовая книжка

Допустим, Иванов И.И. приступил к работе 15 мая 2026 г., но в этот день находился в ежегодном отпуске (с 10 по 20 мая). Приказ о приёме на работу подписан 12 мая.

Электронная трудовая книжка

В системе СФР запись выглядит так:

{
 "date_start": "2026-05-15",
 "employer": "ООО "ТехноСервис"",
 "position": "Инженер‑техник",
 "basis": "Трудовой договор №12 от ",
 "note": "Запись произведена в период отпуска (10‑)",
 "signature": "digital_signature_of_director",
 "timestamp": "2026-05-18T10:23:45"
}

Работник получает уведомление на электронную почту и в личный кабинет СФР.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли отложить запись до окончания отпуска?

Нет. По ст. 71 ТК РФ запись должна быть сделана в течение пяти календарных дней с даты начала работы. Отпуск не является основанием для продления этого срока.

Что делать, если запись сделана позже пяти дней?

Работник имеет право потребовать исправления. Работодатель оформляет дополнительный приказ с объяснением причины задержки и вносит запись в установленный срок.

Нужно ли указывать в записи, что работник в отпуске?

Указывать необязательно, но рекомендовано добавить примечание «Запись произведена в период отпуска», чтобы избежать недоразумений при проверках.

Как оформить запись, если отпуск совпал с первым рабочим днём?

Дата начала работы указывается фактической (день, когда работник приступил к выполнению обязанностей). Если в этот же день он находился в отпуске, в примечании указывается соответствующая информация.

Есть ли различия в правилах для ЭТК?

Правила одинаковы, но в электронной системе запись фиксируется автоматически, а подтверждение происходит через цифровую подпись. Примечание о отпуске вносится в поле «note».

Оформление записи в трудовой книжке во время отпуска – обычная практика, но она должна соответствовать строгим требованиям Трудового кодекса РФ:

• Запись обязана быть внесена в течение пяти календарных дней с даты начала работы.
• Работодатель обязан указать реальную дату начала работы и, при желании, добавить примечание о том, что запись произведена в период отпуска.
• Для электронной трудовой книжки процесс аналогичен, но реализуется через систему СФР с цифровой подписью.
• Работник имеет право требовать исправления в случае ошибок или задержек.

Соблюдая эти правила, и работодатель, и работник защищают свои интересы, а контроль со стороны государственных органов становится прозрачным и эффективным.

Помните: правильное и своевременное ведение трудовой книжки – залог надёжного подтверждения вашего профессионального стажа и будущих пенсионных прав.