Дата актуализации: 21 мая 2026 г;

Нормативная база

Заполнение трудовых книжек регулируется следующими документами:

• Постановление Правительства РФ от № 225 – «О трудовых книжках»․
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв․ Постановлением Минтруда РФ от № 69)․
• Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О трудовой книжке» (части, касающиеся электронных трудовых книжек)․
• Трудовой кодекс РФ (ст․ 66, ст․ 70, ст․ 256 – отпуск по беременности и родам, по уходу за ребёнком)․

Важно: в указанных нормативных актах не предусмотрена отдельная запись о нахождении работницы в декретном отпуске․ Запись делается только о приёме на работу, переводе, увольнении или о замещении сотрудника на время его отсутствия․

Что записывается в трудовую книжку декретницы?

Для самой сотрудницы, находящейся в отпуске по беременности и родам (отпуск по уходу за ребёнком), в трудовой книжке не делается никакой записи о самом факте отпуска․ Её трудовая книжка продолжает отражать:

• Дата приёма на работу (если ещё не внесена)․
• Должность, структурное подразделение․
• Даты начала и окончания каждого трудового договора (в т․ч; срочного, если он заключён на время декрета)․
• Основания для увольнения (если происходит)․

Если сотрудница уходит в декретный отпуск по инициативе работодателя (например, по соглашению сторон), запись делается как обычное увольнение по соглашению сторон (ст․ 77 ТК РФ) с указанием даты и основания․

Замещение декретницы: как оформить запись во временного работника

Когда основная сотрудница уходит в отпуск по беременности и родам или по уходу за ребёнком, работодатель вправе принять другого человека на её место․ Оформление такого замещения подчиняется общим правилам заполнения трудовых книжек․

Вид трудового договора

Для замещения декретницы заключается срочный трудовой договор (ст․ 59 ТК РФ)․ В договоре должно быть прямо указано, что он заключён «на время отсутствия основного работника в связи с отпуском по беременности и родам (или по уходу за ребёнком)»․

Обязательные записи в трудовой книжке временного работника

В трудовой книжке сотрудника, принятого на замещение, делаются две записи:

1. Приём на работу – указывается дата приёма, должность (обычно та же, что и у замещаемого работника), структурное подразделение, основание – срочный трудовой договор № …, дата․
2. Увольнение – после окончания срока действия срочного договора (или досрочного расторжения по соглашению сторон) делается запись об увольнении с указанием даты, основания – окончание срока срочного трудового договора (или соглашение сторон) и реквизитов приказа об увольнении․

Пример записи (в виде шаблона):

Принят на работу: г․
Должность: бухгалтер
Подразделение: отдел бухгалтерии
Основание: срочный трудовой договор № 123 от г․ (на время отсутствия И․И․ Ивановой в отпуске по беременности и родам)

Уволен: г․
Основание: окончание срока срочного трудового договора № 123 от г․
Приказ № 45 от г․

Особенности оформления при наличии свободных строк

Если трудовая книжка работника была заведена до , записи вносятся в существующую книжку, пока есть свободные строки в разделе «Сведения о работе»․ Когда места заканчиваются, оформляется вкладыш к той же трудовой книжке (п․ 5․2 Инструкции)․

Для книжек, заведённых после , используется действующая форма трудовой книжки; при отсутствии свободных строк также оформляется вкладыш․

Ответственность за корректность записей

Согласно п․ 5․2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, ответственность за правильность и своевременность внесения записей лежит на работодателе (обычно это кадровая служба или уполномоченное лицо)․ Нарушение порядка ведения трудовых книжек может повлечь административные штрафы по ст․ 5․27 КоАП РФ․

Практические рекомендации для кадровых специалистов

• Проверяйте основание: перед внесением записи убедитесь, что в приказе о приёме/увольнении чётко указано, что договор заключён на время декретного отпуска․
• Формулировки: используйте стандартные формулировки из Инструкции («Принят на работу по срочному трудовому договору № … от …», «Уволен в связи с окончанием срока срочного трудового договора № … от …»)․
• Своевременность: запись о приёме делается в день выхода сотрудника на работу; запись об увольнении – в последний рабочий день․
• Электронные трудовые книжки: если организация ведёт электронные трудовые книжки (ЕТК), записи вносятся в личный кабинет сотрудника в системе ЕТК с теми же реквизитами, что и в бумажном виде․
• Хранение документов: приказы о приёме и увольнении, копии срочных трудовых договоров хранятся в личном деле сотрудника не менее 50 лет․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли делать запись о самом факте нахождения сотрудницы в декретном отпуске?

Нет․ Нормативные акты не предусматривают такой записи․ Трудовая книжка отражает только факты приёма, перевода, увольнения и замещения․

Можно ли оформить замещение декретницы по договору ГПХ?

Теоретически возможно, но тогда запись в трудовой книжке не делается, так как договор ГПХ не являеться трудовым․ Для целей трудовой книжки рекомендуется использовать срочный трудовой договор․

Что делать, если у сотрудницы несколько подряд отпусков (например, ежегодный, затем декретный)?

Каждый отпуск оформляется отдельным приказом․ Записи в трудовой книжке делаются только при приёме/увольнении или замещении; сам отпуск не фиксируется․

Нужно ли уведомлять сотрудника о внесении записи в его трудовую книжку?

Да․ Согласно ст․ 66 ТК РФ, сотрудник должен быть ознакомлен под роспись с записью, касающейся его трудовой деятельности․

Заполнение трудовой книжки декретницы не требует специальных записей о самом отпуске․ Основное внимание следует уделять правильному оформлению замещения: заключению срочного трудового договора, внесению соответствующих записей о приёме и увольнении временного работника, соблюдению сроков и хранению подтверждающих документов․ Следуя представленным рекомендациям и нормативным актам, кадровая служба обеспечит законопослушное ведение трудовых книжек и избежит возможных штрафов․

Статья подготовлена на основе актуальной нормативной базы и практического опыта кадровых служб на 21 мая 2026 г․