Дата подготовки:

Содержание

1. Нормативно-правовая база
2. Когда обязательна запись в трудовую книжку
3. Порядок оформления перевода
4. Образцы записей
5. Типичные ошибки и как их избежать
6. Часто задаваемые вопросы

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую историю работника․ При переводе сотрудника на другую должность в ней необходимо отразить изменение условий труда․ Неправильная или неполная запись может привести к:

• отказу в начислении выслуги по старшему возрасту;
• проблемам при оформлении пенсии;
• недоразумениям в проверках инспекции труда․

Поэтому каждый перевод должен быть зафиксирован в соответствии с Трудовым кодексом РФ и приказом работодателя․

Нормативно-правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие запись о переводе:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст․ 71, 72, 78․
• Приказ Минтруда России № 3н от «Об образцах записей в трудовые книжки»․
• Постановления государственных инспекций (вопрос‑ответные сервисы, напр․, вопрос N 167465 от )․

Согласно статье «Записи о переводах на другую работу в трудовых книжках: вопросы от новичков» (Кадровик‑практик, 2024, № 7), если структурное подразделение не меняется, в запись не требуется указывать его наименование․

Когда обязательна запись в трудовую книжку

Запись о переводе делается в следующих случаях:

1. Перевод на другую должность в том же структурном подразделении․
2. Перевод в другое подразделение (отдел, филиал, дочернее предприятие)․
3. Перевод в связи с совместительством (если совместительство ранее не фиксировалось)․
4. Перевод в результате реорганизации, ликвидации подразделения или изменения структуры предприятия․

Порядок оформления перевода

Для корректного отражения перевода в трудовой книжке необходимо выполнить несколько последовательных шагов․

Шаг 1․ Определить основание перевода

Основанием может быть:

• Заявление работника;
• Уведомление работодателя (производственная необходимость, реорганизация);
• Медицинское заключение (перевод по состоянию здоровья);
• Инициатива работодателя (повышение квалификации, оптимизация труда)․

Шаг 2․ Подготовить приказ о переводе

Приказ должен содержать:

• Шапку (наименование организации, реквизиты);
• Текст приказа с указанием даты, фамилии, имени, отчества работника, старой и новой должности, подразделения, даты вступления в силу;
• Основание (заявление, приказ о реорганизации и т․п․);
• Подпись руководителя и печать․

Шаг 3․ Оформить запись в трудовой книжке

Запись вносится в раздел «Сведения о работе» (графы 3‑4)․ Формулировка зависит от того, меняется ли подразделение․

Шаг 4․ Подписать запись

Запись подписывается:

• Работником (при согласии);
• Работодателем (руководителем подразделения или уполномоченным лицом)․

Шаг 5․ Сохранить копию приказа в личном деле

Для контроля и последующего аудита приказ и оригинал записи хранятся в личном деле сотрудника․

Образцы записей

Перевод на другую должность в том же отделе (структурное подразделение не меняется)

В графе 3 раздела «Сведения о работе»:

Принят на работу (наименование должности) с по ․
Переведен на должность старший инженер‑технолог с ․

В графе 4 указываются реквизиты приказов:

Основание: приказ № 45 от «О переводе Иванова И․И․ на должность старшего инженера‑технолога»․

Перевод в другое структурное подразделение

Принят на работу (наименование должности) в отделе «Производственный» с по ․
Переведен в отдел «Сбыт» на должность менеджер по работе с клиентами с ․

Графа 4:

Основание: приказ № 78 от «О переводе Петровой А․С․ в отдел «Сбыт» на должность менеджера по работе с клиентами»․

Совместительство (если ранее не фиксировалось)

Принят на работу (наименование должности) в отделе «Бухгалтерия» с по ․
С по работал в качестве совместителя (наименование должности – «инженер‑консультант») в отделе «Технический»․

Графа 4:

Основание: приказ № 102 от «О приеме Петрова Н․В․ на работу в качестве совместителя на должность инженера‑консультанта»․

Перевод по инициативе работника (заявление)

Принят на работу (наименование должности) в отделе «Склад» с по ․
Переведен на должность начальник отдела логистики с  по ․

Графа 4:

Основание: заявление работника от + приказ № 150 от «О переводе Сидорова В․В․ на должность начальника отдела логистики»․

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие даты начала нового места работы․ Дата должна соответствовать дате вступления приказа в силу․
• Указание неверного подразделения․ Если подразделение не меняется, его название в записи указывать не нужно (вопрос N 167465 от )․
• Неуказание основания в графе 4․ Обязательно указывайте номер и дату приказа, а при совместительстве – реквизиты приказа о приеме․
• Отсутствие подписи работника․ При переводе, когда работник согласен, его подпись обязательна․
• Запись в неправильный раздел․ Вся информация о переводе вносится в раздел «Сведения о работе», графы 3‑4․

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1․ Нужно ли указывать новое структурное подразделение, если оно совпадает с прежним?

Нет․ По разъяснению Минтруда (вопрос N 167465 от ) если подразделение не меняется, в запись о переводе его наименование указывать не требуется․

Вопрос 2․ Как оформить запись, если перевод происходит одновременно с изменением условий труда (например, увеличение ставки)

В графе 3 указывают новую должность и дату начала, а в графе 4 – оба основания: приказ о переводе и приказ о изменении условий труда (повышение ставки)․

Вопрос 3․ Можно ли оформить перевод без приказа?

Нет․ По ТК РФ любой перевод считается изменением трудового договора и требует издания приказа (или иного официального документа), подтверждающего правомерность изменения․

Вопрос 4; Что делать, если в трудовой книжке уже есть запись о совместительстве, а затем происходит перевод в то же подразделение?

В этом случае в графе 3 делается новая запись о переводе, а в графе 4 указывается только приказ о переводе (совместительство уже отражено)․

Корректное оформление записи о переводе в трудовую книжку – важный элемент кадровой документации․ Соблюдение нормативных требований, точность формулировок и своевременное подписание документов позволяют избежать проблем при проверках, а также гарантировать работнику сохранение трудового стажа и прав на будущие выплаты․

При подготовке к переводу рекомендуется:

1. Тщательно проверить наличие всех необходимых оснований (заявления, приказы)․
2. Согласовать формулировку записи с юридическим отделом или специалистом по кадрам․
3. Внести запись в трудовую книжку сразу после подписания приказа․
4. Сохранить копию приказа в личном деле сотрудника․

Следуя этим рекомендациям, вы обеспечите законность и прозрачность процесса перевода, а также защитите интересы как работодателя, так и работника․

Автор статьи – HR‑консультант с более чем 10‑летним опытом работы в кадровой сфере․