В трудовой книжке фиксируются не только даты начала и окончания работы, но и сведения о поощрениях, которые работодатель вручает сотруднику за добросовестный труд, достижения и заслуги․ Эти записи важны как для работника, так и для работодателя, поскольку они подтверждают факт получения награды и могут быть использованы при дальнейшем трудовом стаже, при оформлении новых трудовых договоров, при расчёте пенсионных прав и т․д․
Правовые основания для записи поощрений
В соответствии с Трудовым кодексом РФ и Правилами ведения и хранения трудовых книжек, работодатель обязан вносить в трудовую книжку сведения о:
- премиях, предусмотренных системой оплаты труда, если они не являются частью заработной платы;
- поощрениях, определяемых коллективным договором, внутренним распорядком, уставами и положениями о дисциплине;
- награждениях, предусмотренных законодательством (например, благодарность, грамота, почетное звание, ценный подарок)․
Однако премии, включённые в состав заработной платы (например, надбавки за работу в ночное время, за сверхурочную работу), не вносятся в трудовую книжку․
Когда запись о поощрении обязательна
Запись о поощрении в трудовой книжке обязательна в следующих случаях:
- При вручении грамоты, почетного звания, благодарности и других официальных наград․
- При выдаче ценного подарка, если это предусмотрено локальными документами․
- При выдаче премии, если она не входит в систему оплаты труда и оформлена приказом/распоряжением․
Если поощрение не является частью заработной платы и не предусмотрено системой оплаты труда, но оформлено приказом/распоряжением, то запись обязательно․
Как правильно внести запись о поощрении
Ниже приведён пошаговый порядок внесения сведений о награждении в трудовую книжку․
Подготовка документов
- Приказ/распоряжение о поощрении (с указанием номера и даты)․
- Свидетельство о вручении (если применимо)․
- Локальный документ (коллективный договор, внутренний распорядок)․
Заполнение раздела «Сведения о награждении»
В разделе «Сведения о награждении» (обычно находится в конце трудовой книжки) вносится следующая информация:
- Порядковый номер записи – нарастающий в течение всего срока работы․
- Дата и номер приказа/распоряжения – основание для записи․
- Наименование награды – грамота, премия, почетное звание и т․д․
- Краткое описание основания – причина вручения награды․
- Сумма (если применимо) – в случае денежной премии․
Пример заполнения:
№ 1 № 123/П Грамота за выдающиеся результаты в проекте «X» За высокую эффективность и инновационный подход
Подпись и печать
Запись вносится от руки или в печатном виде с применением штампа работодателя․ После внесения работодатель подписывает запись, а работник – подтверждает её правильность․
Электронная трудовая книжка (ЭЛК)
С 2026 года в России действует электронная трудовая книжка, в которой раздел о награждениях выглядит следующим образом:
- Дата и номер приказа/распоряжения;
- Наименование награды;
- Краткое описание основания;
- Сумма (если применимо)․
Запись в ЭЛК производится через портал «Электронный персональный кабинет» по схеме, аналогичной бумажной версии, но с возможностью загрузки сканов документов․
Частые ошибки и способы их исправления
Ниже перечислены пять популярных ошибок при внесении записей о награждениях и рекомендации по их исправлению․
- Неправильный номер приказа – исправляется вносением новой записи с корректным номером и датой, а старую удаляют с отметкой «исправлено»․
- Отсутствие подписи работодателя – добавляется подпись и печать в новой записи․
- Неправильное название награды – вносится корректировка с указанием правильного названия․
- Неправильная дата вручения – исправляется путем внесения новой записи с правильной датой․
- Отсутствие указания суммы – при необходимости добавляется сумма в новой записи․
Примеры оформления записей
Пример записи о грамоте
№ 2 № 456/П Грамота за выдающиеся результаты в проекте «Y» За высокую эффективность и инновационный подход
Пример записи о премии
№ 3 № 789/П Премия за достижение плана продаж За превышение плана продаж на 15% Сумма: 30 000 ₽
Пример записи о ценном подарке
№ 4 № 101/П Ценный подарок – набор инструментов За выдающиеся инженерные решения
Записи о поощрениях в трудовой книжке – это официальное подтверждение заслуг работника․ Правильное оформление таких записей обеспечивает прозрачность трудовых отношений, защищает права работника и упрощает дальнейшую работу с кадровыми документами․ Следуя приведённым рекомендациям, работодатели и работники могут избежать ошибок и обеспечить корректность ведения трудовой книжки․