Ведение трудовой книжки — одна из ключевых обязанностей работодателя в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации. Особенно актуален вопрос о внесении записей о работе по совместительству, поскольку многие сотрудники совмещают основную работу с дополнительной. В этой статье мы подробно разберём, когда, как и на основании чего в трудовую книжку вносятся записи о работе по совместительству, с учётом изменений законодательства до 2026 года.
Общие принципы ведения трудовой книжки при совместительстве
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. При этом:
- Трудовая книжка ведётся только по месту основной работы.
- По желанию работника в его трудовую книжку могут быть внесены сведения о работе по совместительству — но только на основании его письменного заявления.
- Работодатель по месту совместительства не ведёт трудовую книжку, если работник не предоставил её для внесения записи.
Таким образом, если сотрудник работает по совместительству, его основной работодатель — единственный, кто обязан вести трудовую книжку. Работодатель по совместительству может лишь выдать справку о работе, если это требуется для оформления пенсии, кредита или иных целей.
Когда и как вносится запись о работе по совместительству?
Запись о приёме на работу по совместительству в трудовую книжку вносится только по письменному заявлению работника. Ниже — пошаговая инструкция:
- Работник подаёт заявление в отдел кадров по месту основной работы с просьбой внести запись о работе по совместительству.
- К заявлению прилагается документ, подтверждающий приём на работу по совместительству — например, копия приказа о приёме от работодателя по совместительству, заверенная печатью и подписью.
- Кадровый работник проверяет документы и вносит запись в трудовую книжку в соответствии с Положением о трудовой книжке (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225).
Форма записи:
«Принят на работу по совместительству»
Дата приёма:
Должность: Менеджер по продажам
Организация: ООО «Светлый путь»
Основание: приказ № 45 от
Запись оформляется в том же порядке, что и при приёме на основное место работы: указывается дата, должность, наименование организации и основание (номер и дата приказа).
Внесение записи об увольнении с работы по совместительству
Если работник увольняется с места совместительства, он также может потребовать внести об этом запись в трудовую книжку. Для этого:
- Работник предоставляет справку об увольнении с места совместительства (форма по Т-6 или произвольная, но с обязательными реквизитами: дата увольнения, должность, основание, печать и подпись).
- На основании этой справки кадровик вносит запись в трудовую книжку по месту основной работы.
Пример записи об увольнении:
«Уволен с работы по совместительству»
Дата увольнения:
Должность: Менеджер по продажам
Организация: ООО «Светлый путь»
Основание: приказ № 89 от
Важно: запись об увольнении по совместительству не влияет на стаж работы по основному месту. Она лишь фиксирует дополнительную занятость.
Изменения в законодательстве с 2021 года: электронные трудовые книжки
С 1 января 2021 года вступили в силу изменения, связанные с переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако это не отменяет правила для совместителей:
- Если работник выбрал электронную трудовую книжку, то все записи (включая о совместительстве) вносятся в электронный формат через систему Роструда.
- Работодатель по совместительству обязан направить сведения о приёме и увольнении в Пенсионный фонд РФ (ПФР) через форму СЗВ-ТД, даже если работник работает по совместительству.
- Если работник сохранил бумажную трудовую книжку, то запись о совместительстве в неё вносится по-прежнему — по его заявлению и на основании документов от работодателя по совместительству.
Важно! С 2021 года работодатели по совместительству не ведут бумажные трудовые книжки, но обязаны передавать сведения о работе в ПФР. Это означает, что даже если работник не просит вносить запись в бумажную книжку, его трудовая деятельность по совместительству всё равно фиксируется в электронной системе.
Что делать, если работник не просит вносить запись о совместительстве?
Если работник не подал заявление о внесении записи о совместительстве — запись вносить нельзя. Это нарушение его права на конфиденциальность и свободу выбора. Кадровик не имеет права действовать без согласия работника.
Однако рекомендуется:
- Предоставить работнику информацию о праве на внесение записи, например, в виде памятки или на собрании.
- Напомнить, что запись в трудовую книжку может быть полезна при получении пенсии, кредита, оформлении загранпаспорта и т.п.
Частые ошибки и как их избежать
Ошибка 1: Внесение записи без заявления работника
Последствия: нарушение права на личные данные, жалоба в Роструд, штраф до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
Ошибка 2: Работодатель по совместительству ведёт трудовую книжку
Последствия: незаконное ведение документа, возможна проверка и штраф. Работодатель по совместительству не ведёт трудовые книжки.
Ошибка 3: Не передача сведений в ПФР при электронной трудовой книжке
Последствия: нарушение требований СЗВ-ТД, штраф до 30 000 рублей за каждое нарушение (ст. 15.33 КоАП РФ).
- Запись о работе по совместительству в трудовую книжку вносится только по письменному заявлению работника.
- Ведётся запись только по месту основной работы.
- Работодатель по совместительству не ведёт трудовую книжку, но обязан передавать сведения в ПФР через СЗВ-ТД.
- С 2021 года при выборе электронной трудовой книжки все данные о совместительстве автоматически попадают в электронную базу ПФР.
- Отсутствие записи о совместительстве не влияет на трудовой стаж — он учитывается в ПФР по данным СЗВ-ТД.
Соблюдение этих правил помогает избежать конфликтов с работниками, проверок Роструда и штрафов. Помните: ваша задача — не просто вести документы, а защищать права сотрудника.
Рекомендация для кадровиков: разработайте внутренний регламент по работе с трудовыми книжками совместителей и проведите обучение для всех сотрудников отдела кадров. Это снизит риски и повысит качество работы.