Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность работника. Помимо сведений о приёме, переводах и увольнении, в неё вносятся записи о награждении и поощрении, а также о дисциплинарных взысканиях. Ниже подробно рассмотрен порядок внесения таких записей, нормативная база и практические рекомендации.
Нормативная база
- Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (п.п. 24‑25).
- Трудовой кодекс РФ:
- Статья 191 – поощрения за труд;
- Статья 192 – дисциплинарные взыскания.
- Локальные нормативные акты организации (положение о премировании, коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка).
Какие поощрения заносятся в трудовую книжку
Согласно п.п. 24‑25 Постановления № 225, в трудовую книжку вносятся сведения о:
- Награждении, предусмотренном законодательством РФ (государственные награды, звания, почётные грамоты и т.д.).
- Поощрении, установленном коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, уставом или положением о дисциплине.
Важно: записи о премиях, включённых в состав заработной платы (например, ежемесячные надбавки за выслугу лет) не вносятся в трудовую книжку (разъяснение Минтруда России, 2025 г.).
Какие взыскания фиксируются
Дисциплинарные взыскания вносяться в трудовую книжку только в случае, если работник дал своё согласие на ведение бумажной трудовой книжки (ст. 66 ТК РФ). К таким взысканиям относятся:
- Замечание;
- Выговор;
- Увольнение по статье (например, за прогул, нарушение трудовой дисциплины).
Если работник перешёл на электронную трудовую книжку (ЭТК), сведения о взысканиях отражаются в форме СТД‑Р, а не в бумажном бланке.
Порядок внесения записи
Общие требования
Запись делается в соответствующем разделе трудовой книжки:
- Раздел «Сведения о награждении» – для государственных и ведомственных наград, почётных грамот, благодарностей и т.п.
- Раздел «Сведения о поощрении» – для премий, объявленных благодарностей, иных форм поощрения, предусмотренных локальными актами.
- Раздел «Сведения о дисциплинарных взысканиях» – для замечаний, выговоров, увольнений по статье.
Что указывается в каждой графе
| Графа | Содержание |
|---|---|
| 1 | Дата внесения записи (число, месяц, год). |
| 2 | Номер записи в трудовой книжке. |
| 3 | Наименование награды, поощрения или взыскания (например, «Почётная грамота Министерства труда и социальной защиты РФ»). |
| 4 | Наименование документа, послужившего основанием для внесения записи (приказ, распоряжение, постановление и т.д.), его номер и дата. |
| 5 | Подпись уполномоченного лица и печать организации (при наличии). |
Пример записи о награждении
Графа 1:
Графа 2: 12
Графа 3: Почётная грамота Министерства труда и социальной защиты РФ
Графа 4: Приказ № 45‑к от «О награждении сотрудника ООО «ТехноСервис» Почётной грамотой Минтруда РФ»
Графа 5: Подпись: ___________________ (И.И. Иванов, директор)
Пример записи о дисциплинарном взыскании
Графа 1:
Графа 2: 5
Графа 3: Выговор
Графа 4: Приказ № 12‑п от «Об объявлении выговора сотруднику Петрову А.С. за нарушение трудовой дисциплины»
Графа 5: Подпись: ___________________ (С.С; Смирнова, руководитель отдела кадров)
Особенности электронной трудовой книжки
С 2021 г. работники могут вести трудовую книжку в электронном виде (форма СТД‑Р). В этом случае:
- Записи о награждениях и поощрениях вносятся в разделы «Сведения о награждении» и «Сведения о поощрении» электронной формы;
- Сведения о регулярных премиях, включённых в заработную плату, по-прежнему не отражаются;
- Дисциплинарные взыскания фиксируются только при согласии работника на ведение бумажной ТК; иначе они отражаются в СТД‑Р как обычные кадровые мероприятия.
Частые ошибки и как их избежать
- Внесение обычных премий. Помните: только те поощрения, которые предусмотрены локальными актами как отдельные формы поощрения (например, объявление благодарности, вручение памятного знака), подлежат записи.
- Отсутствие ссылки на основание. В графе 4 обязательно указывают номер и дату приказа/распоряжения; без этой информации запись считается недействительной.
- Неправильный раздел. Награждения (государственные, ведомственные) – в раздел «Сведения о награждении»; поощрения, предусмотренные внутренними документами – в раздел «Сведения о поощрении».
- Запись взыскания без согласия работника. Если сотрудник отказался от ведения бумажной ТК, дисциплинарное взыскание фиксируется только в электронной форме.
Трудовая книжка остаётся важным доказательством трудовой деятельности и профессиональных достижений работника. Правильное внесение записей о поощрениях и взысканиях не только соблюдает требования законодательства, но и защищает права обеих сторон трудовых отношений. Следуя указанным выше нормативным актам и рекомендациям, кадровые службы смогут избежать ошибок и обеспечить достоверность ведения трудовых книжек.
Статья подготовлена 21 мая 2026 г. на основе актуальной нормативной базы и разъяснений органов исполнительной власти.