Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий стаж, квалификацию и достижения работника. Правильное и своевременное внесение записей в неё имеет прямое влияние на пенсионные начисления, право на отпуск, а также на возможность получения социальных льгот. В статье рассмотрим, какие записи обязаны вноситься, как оформить их правильно, что делать с пропущенными записями и какие особенности существуют для особых категорий работников.

Правовая база

Все требования к ведению трудовых книжек закреплены в Трудовом кодексе РФ и в Приказе Минтруда России № 320н от г. (далее – Приказ 320н). Ключевые положения:

• Записи вносятся в течение пяти рабочих дней со дня возникновения основания (п. 10 Приказа 320н).
• Для внесения записей допускаются только светостойкие чернила черного, синего или фиолетового цвета.
• Записи делаются в раздел «Сведения о работе» (стр. 3‑5 трудовой книжки) и в раздел «Сведения о награждении», если это необходимо.
• Записи о приостановлении и возобновлении действия трудового договора не предусмотрены нормативными актами (см. новость от ).

Какие записи вносятся в трудовую книжку?

Согласно Приказу 320н, в трудовую книжку вносяться сведения о:

1. Приёме на работу.
2. Переводе на другую постоянную работу (другую должность, подразделение, предприятие).
3. Изменении квалификации (повышение категории, присвоение новой квалификации).
4. Награждениях (почетные грамоты, медали, премии).
5. Увольнении (с указанием основания прекращения трудового договора).

Записей о приостановлении действия договора (например, в случае мобилизации) в трудовую книжку вносить не требуется – такие сведения фиксируются в личном деле работника.

Пошаговый порядок внесения записи о приёме на работу

Необходимые документы

• Трудовой договор (копия) или приказ о приёме на работу.
• Справка о прохождении медосмотра (если требуется).
• Свидетельство о профессиональной подготовке (при наличии).

Сроки

Запись вносится в течение пяти рабочих дней со дня фактического начала работы (ч. 1 ст; 62 ТК РФ).

Как оформить запись

Заполняются графы 3–5 раздела «Сведения о работе»:

• Графа 3 (Дата приема) – указывается дата начала работы в формате ДД.MM.ГГГГ.
• Графа 4 (Должность, профессия, квалификация) – полное название должности, указание профессии и квалификации.
• Графа 5 (Номер и дата приказа) – номер и дата приказа (или договора), на основании которого производится запись.

Пример записи

Запись о приостановлении и возобновлении действия трудового договора (мобилизованные работники)

Согласно актуальным нормативным актам (см. новость от ), в трудовую книжку не вносятся сведения о приостановлении действия договора и его возобновлении. Эти данные фиксируются в личном деле и в приказах организации, но не в трудовой книжке. При этом, после возвращения работника в штат, необходимо оформить запись о переводе (если меняется место работы) или запись о приёме (если работник был уволен и затем повторно принят).

Как исправить пропущенную запись?

Причины пропуска

Пропуск может возникнуть из-за:

• Ошибки кадровика.
• Отсутствия приказа в момент приёма.
• Технических сбоев при переходе на электронный документооборот.

Законодательный подход

Прямого регулирования в ТК РФ нет, однако практика (см. Аскон) позволяет вносить недостающую запись на основании соответствующего приказа (распоряжения) после последней записи.

Алгоритм исправления

1. Подготовить приказ о переводе/приёме, где указана дата, должность и основание.
2. Согласовать исправление с руководителем отдела кадров.
3. Внести запись в свободную строку, если она есть, либо вшить вкладыш (см. рекомендацию Приказа 320н).
4. Подписать запись и поставить печать организации.
5. Внести отметку о корректировке в журнале учёта трудовых книжек.

Пример вкладыша

Технические требования к оформлению записей

• Чернила: светостойкие, черные, синие или фиолетовые.
• Письмо: разборчивый почерк, без исправлений. При ошибке – зачёркивание и подпись ответственного лица.
• Нумерация: записи нумеруются последовательно без пропусков. Пропуск нумерации считается ошибкой.
• Печать организации: ставится рядом с подписью ответственного лица.

Электронные трудовые книжки

С 2021 года в большинстве государственных и муниципальных организаций вводятся электронные трудовые книжки (ЭТК). Основные отличия:

• Записи вносятся автоматически через систему «Электронный кадровый документооборот».
• Сроки внесения аналогичны бумажному варианту – 5 рабочих дней.
• Корректировка записей производится через запрос на изменение в системе, который подписывается руководителем и специалистом по кадрам.
• Для сотрудников, работающих в частных компаниях, бумажный вариант остаётся обязательным, если иное не предусмотрено локальными нормативными актами.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись о приостановлении трудового договора для мобилизованного работника?

Нет. Нормативные акты не предусматривают такую запись. Информация фиксируется в личном деле и в приказе о мобилизации.

Как оформить запись, если в трудовой книжке уже нет свободных строк?

Вставляют вкладыш в виде листа формата А5, который фиксируется в специальном кармашке на задней обложке. Вкладыш подписывается и печатается так же, как обычная запись.

Можно ли использовать цветные чернила (кроме синего и фиолетового)?

Разрешены только черные, синие и фиолетовые светостойкие чернила. Другие цвета считаются недопустимыми.

Что делать, если запись была сделана с ошибкой (например, неверная дата)?

Ошибка исправляется зачёркиванием неверных данных, подписью и печатью ответственного лица, а затем вносятся корректные данные в следующей строке.

Как оформить запись о награждении?

Запись вносится в раздел «Сведения о награждении» (стр. 6). Указываются дата награждения, название награды и основание (приказ, указание руководства).

Трудовая книжка – документ, требующий особой внимательности при оформлении. Основные правила:

• Записывать все события, предусмотренные Приказом 320н, в течение пяти рабочих дней.
• Использовать только разрешённые чернила и соблюдать порядок нумерации.
• Для особых случаев (мобилизация, приостановление договора) записи в книжку не делаются – фиксируются в личном деле.
• Пропущенные записи можно добавить на основании приказа, используя вкладыш при необходимости.
• В государственных организациях всё чаще применяется электронная трудовая книжка, но правила оформления записей остаются теми же.

Соблюдая эти рекомендации, вы гарантируете корректность трудового стажа, избежите конфликтов с контролирующими органами и обеспечите себе и сотрудникам надёжную правовую защиту.

Дата публикации:  12:18